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”超ポッキー部”から学べる、会議を進化させる「2つの役割」とは？【ポッキーの日記念・後編】

まりん | グラフィックレコーダー

今日はついに11月11日、ポッキーの日です！

昨年2019年のポッキーの日を盛り上げた、若手インフルエンサーたちの”超ポッキー部”。
前編では、”超ポッキー部”のアイデア出し会議の事例から、オフライン・オンライン問わず一人一人が意識できる「会議の秘訣」をまとめました。

後編は、会議に加えるべき「2つの役割」について、まとめさせていただきます！

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俯瞰的に場を調整する「ファシリテーター」

「ファシリテータ」とは一言で言うと、【場の促進と舵取り】を担う存在です。今回の”超ポッキー部”ではぶんけいコーチが、その役割を果たしていました。


今回の会議で実際に発揮された役割は、大まかに2つです。

ⅰ　拡散と収束
会議の中の時間は大きく分けて２つあります。アイデアを出す「発散の時間」と、意見を決める「収束の時間」です。

超ポッキー部でも、この「発散と収束」を繰り返しながら、#ポキポ #小顔ポッキー #青春おもろポッキー などの当日アイデアにまとまりました。


ぶんけいコーチはファシリテーターとして、自由奔放な部員たちの間を取り持ち、関連がありそうな人へ話題を振る軽やかなパス！そして話がずれてきたら軌道修正する。
なくてはならない存在でした。

ⅱ　タイムマネジメント
誰でも一番最初にやれるのが、時間への意識です。

多忙なインフルエンサーたちが集まる超ポッキー部の部会は、1分1秒も時間を無駄にはできません。
決められた時間内に「この会議の目的を果たす」ための調整が求められます。

あらかじめそれぞれの工程にかかる時間を予測し、現場の状況に応じて、良い舵取りをする能力が必要です。


世の中では、ファシリテーターが定められていない会議のほうが多いですよね。でも、役割としては必須です。

自然とその役割を請け負ってくれている人がいたりしますが、居ないのなら自分が意識するだけで会議の質は一気に上がります。

自分にファシリテーターの役割が振られていなくても、全員がファシリテーターマインドを持って、俯瞰的に見る癖を持てるのが理想です。


可視化で参加者の意識を揃える「グラレコ」

2つ目の役割は、今回の「超ポッキー部」で、私自身が担当させていただいた、グラフィックレコーダーです。

でも、そもそもグラレコって何のためにあるのでしょう？


超ポッキー部の中では、一度みんなの意見が出切ったタイミングで、ぶんけいコーチが「グラレコで今までの流れを振り返ってみようか」と振ってくれることが多かったです。

グラレコが残っていることで、以下のことを自然と確認できます。

・そもそもの目的に沿っているか？
・どんな話題の流れでここまで来たか？
・言い忘れたアイデアや質問は無かったか？
・もっと深められるポイントはどこか？


グラレコは記憶のフックです。流れを要約して可視化して、いつでも見返せる。

参加者の意識を統一するために、みんなが一緒に見られる、可視化されたグラレコがあれば、それを元に議論を再出発させることができます。

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グラレコの持つ「可視化」という役割は、付箋、ペン、紙、黒板など、書くための道具があれば誰にでもできます。

例えば超ポッキー部の第一回で「ポッキーコーデ」の話題になった際には、黙々と手を動かす成瀬君がいました。

身体が細い成瀬くんはポッキーコーデにするならこんな感じだそう。
口頭で説明するより、見せた方が伝わるナイス事例です！！
このように手元ですぐに形にできることは、全体理解を助けてくれますね。


また、可視化することで、その場にいなかった人にも共有できます。

超ポッキー部は、Twitterで誰でも参加できる仕組みを取っていました。単なる議事録と比べたときのグラレコの強みは、その場の雰囲気や流れとともに、簡単に伝達することができる点です。


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いかがでしたか？

俯瞰的に場を調整する「ファシリテーター」
可視化で参加者の意識を揃える「グラレコ」

2つの役割を意識することで、普段の会議で自分で意識できることも増えてくるはずです。オンライン・オフラインどちらでも、常に求められる役割だと言えます。

もちろん、ファシリテーションやグラレコでお仕事いただけたらとっても嬉しいです！


グラフィックレコーダー / 執筆：上園海
（ HP / Twitter / Facebook ）
ファシリテーター/編集：杉山大樹
（ Twitter /note）

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