脱ハンコだけで、テレワーク時の契約課題は解決されるのか？
こんにちは！クラウド型契約管理システムHolmes（ホームズ）でマーケティング・PR責任者をしているMaiです。
新型コロナウィルスの影響でテレワークが増える中、世の中で話題になったのが、「ハンコのための出社」を巡る論争です。大臣の発言が議論を巻き起こしたり、コロナ起因のテレワークを機に、全社の電子契約導入を宣言する企業が出るなど、ニュースで目にする機会が増えました。
しかし、電子契約や電子署名について、「なんとなくウェブ上で契約ができて便利なんでしょ」という理解に止まっている人も多く、詳細を理解している人は少ないように思います。
そこで、電子化だけでは解決が難しい、契約課題についてまとめました。これから電子契約導入を検討する方の助けになれば嬉しいです。
Issue1. そもそも全部の契約書を電子化することって可能？
企業で扱う全ての契約を電子契約に移行することは、今の日本では非常に困難です。会社法上の必要書類など、官公庁に提出が必要なものや、規定業種（銀行等）への提出書類に、紙の出力と押印が必要となるためです。
こうした背景を踏まえると、契約書の電子化を進めるにあたっては、「紙と電子の併存」を前提としたプロセス構築が必要となってきます。紙の契約書を完全にゼロにするのが現状難しい中、「紙と電子どちらの契約も存在すること」を考慮して、適切なプロセスを設計する必要があるからです。
そのため、電子契約の全社導入にあたっては、
1. 社内の横断的な業務フローの洗い出し
2.紙が必要な書類と電子化するものとの区分け
を行った上で、契約プロセスを構築する流れとなります。
Issue2. 契約書を紙からデータに変えるだけで、テレワーク時の契約管理は大丈夫？
テレワークが急増した2020年3月以降、「電子契約の利用意向」は上昇傾向にあります。
Holmesが2020年4月に実施したテレワーク時の課題調査でも、「やむを得ず出社をした理由」の上位に「契約書の押印・送付」があり、紙の契約書の存在が、テレワークをしづらくしている現状が伺えます。
しかし、テレワーク時の契約業務に関する課題について聞くと、
1. 契約内容の条件交渉・コミュニケーションに時間がかかる（53.2%）
2.契約書のサイン・押印に手間・時間がかかる（39.8%）
3.社内外の承認に待ち時間がかかる（36.6%）
と、契約書の押印以上に、コミュニケーションの課題が大きなペインであることが伺えました。
このことからも、ハンコをデジタルに置き換えるだけでは、テレワーク時の契約課題の解決には不十分であることが伺えます。テレワーク時でも、契約内容の交渉・調整などのコミュニケーションや社内確認・承認がスムーズに行える環境整備を合わせて行うことが重要になってきます。
Issue3.電子化した契約書を適切に管理しなければ、「探せない」問題が生じる？
上記調査結果からも伺えますが、電子署名を導入したからといって、テレワーク環境での、契約交渉や承認フロー、契約書の保管に対する課題不便は解決されないですよね。そこで、電子契約導入時に重要となってくるのが、デジタル化した契約書をどう管理するかという視点です。
電子化した契約書を社内共有のストレージフォルダに格納しただけでは、紙の契約を電子に代替したにすぎず、フォルダ内のファイルが適切に更新されなかったり、どれが最新か分からない。どういう経緯で変更を加えたか、過去の経緯が遡れなかったりなど、紙の契約書同様、契約管理についての課題は解決されないままです。
契約書の電子化に際しては、契約管理システムを利用することで上記の問題は解決できます。
契約管理システムとは、単に契約書を管理するためだけのシステムではありません。契約の背景や社内確認・承認の履歴、契約内容変更時のメモまで、電子契約と関連業務をクラウド上で一元管理することが可能です。
以下のように、契約に関連する業務を含めた契約全体を管理するシステムを契約管理システム、もしくは契約マネジメントシステムといいます。(参考資料:https://www.holmescloud.com/site-whitepaper/)
ホームズクラウド
＜特徴＞
・契約書の作成から社内外の承認、締結、契約書の管理までのプロセスを一元管理できる
・相互に関連する契約の書類や過去のやり取りを時系列で可視化できる
・法務部への契約に関する相談をナレッジ化して、契約書の作成や締結時に強制表示できる
URL： https://www.holmescloud.com/index.html
RICOH Contract Workflow Service
＜特徴＞
・契約の事前相談や回答を記録し、法務部門のナレッジとして共有することで回答業務を効率化
・簡易なワークフロー機能で契約を審査・承認。相談履歴との紐づけで審査の簡略化も可能
・相談や審査情報を紐付けできる契約情報の登録や期限管理など、契約プロセス全体を構築
URL：https://www.ricoh.co.jp/service/cws/
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以上が、私達が考える、電子化だけでは解決が難しい、契約課題です。
ピンチをチャンスに、このコロナ危機をきっかけに、日本企業の契約への向き合い方が進化し、ビジネスの生産性向上に繋がることを願っています。
ホームズクラウド について、興味がある方は、こちらよりお問い合わせください。