部下の報連相のクオリティを上げる方法

こんばんは。
今日は部下のマネジメントについて
自分の経験に沿って「このやり方は良い！」と思ったことを書こうと思います。

まず、部下のマネジメントについて、
仕事中、部下が話しかけてきたときや、チャットを送ってきたとき、
内容を見ても聞いても、「一体何が言いたいんだろう？」となることってないですかね？

通信事業会社の情シス部門の一部（エンジニアではないけど）にいたので、
専門的な用語や、複雑な業務フローや、商材のサービス内容や仕様も様々だったので、
元々前提知識がある程度ないと理解しずらい分野ではあるんですが、
単に部下の説明がやたらと回りくどくてわかりずらい、、、ということも多くありました。

例えば、こんな感じ↓↓↓

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お疲れ様です。〇〇サービスのシステム改修に関する進捗報告です。
まず、A案とB案のどちらかで進めるかについて、システム開発チームから以下のような提案がありました。
A案：Xの項目を変更してシステム負荷を軽減しつつユーザビリティ向上。ただし、今後の運用に影響があるかもしれないという懸念があります。
B案：Bの項目をXに変更。ただ、事故リスクが高くなるため本来は避けるべきでしたが、最近前提が変わった可能性もあり、改めて検討が必要かもしれません。
今のところ、どちらの案もリスクがあり、前提条件が変わったのかどうかも確認が必要ですが、このまま進めるかどうか、他のチームとも連携が必要かと思われます。
確認の上、お返事いただきたいです。

実際のサービスの内容を書くとまずいので当時のことを思い出しつつ創作で書いてみました

実際はもっと長いので、読むだけでも5分以上かかるし、内容を読んだところで、
システム前提の話が変わったことは私はシステム開発チームと話してないから知らないよ！
って思ったのと、結局何を返事してほしいのかわからん・・・
ということでした。
意見を聞きたいのか、正解を聞きに来てるのか、はたまたただの愚痴みたいな話なのか
全然わからん！って思ったんです。

これなんでそうなっちゃうんだろう、って部下にいろいろヒアリングしてみたり、
他のマネージャーの話を聞いたりしてみて思ったんですけど、
この部下に限らず、日本語というもの自体が結構難しいから、
「どう書いたらどう伝わるかがわからない」
ってなっちゃうことが結構あるのかな～と思いました。

で、対応したことが下記です。
【質問・相談・依頼】の定義を決めた

質問：
・明確な答えが既にあること
　（例：鳩は鳥ですか？）
相談：
・明確な答えがないこと
※明確な答えがある場合、カテゴリは「質問」になる
　（例：鳩は自由な存在ですか？）
依頼：
・行動や変化によって解消する問題
　（例：あの鳩を捕まえてほしいです！）
なんか今見ると我ながら軍隊っぽくてちょっと嫌ですけど、
部下から何か言われたときにわからなくなったら、この表を見せて、
この表の中だとどれに該当する話？というのを聞くようにしました。

そうすると、部下が次からチャットを送るときから
「相談です！」「質問です！」「依頼です！」と
何の話かを最初に出してくれるようになりました。

報告や相談に費やす時間は短ければ短いほどお互いにストレスもたまらないし、
仕事が円滑に進んでる感じがしてモチベもあがるので、こういうトレーニングは大事だな～と思った話。

あとは単純に、部下が言ってる内容がよくわらないと感じることが多い場合って、
雑談とかも含めて一緒に話す時間を増やすことが意外に効果的だったりしますね。

以上、よかったら試してみてください～！