#252 優先順位をつけるお助けツール

社会人の多くが、会社や上司から
仕事の効率化を求められている昨今。

効率化の工夫として
「優先順位をつける」ことを
心がけている方は多いのではないでしょうか。

例えば、仕事を効率よく進めるために
「ToDoリスト」を作成して、
日々の仕事を進めているという話を耳にします。

ですが、このToDoリスト、使い方を間違えると
かえって非効率になることをご存じですか。

今回はToDoリストの
効果的な使い方についてお伝えします。

１．ToDoリストとは

ToDoリストとは、
やる事を整理して可視化したリストです。

業務を書き出し、期限を設定することで、
頭の中にある業務を可視化して管理できます。

ToDoリストは、
業務の効率化や生産性向上ために使われることが多く、
業務の抜け漏れを防ぐだけではなく、
メンバーへの情報共有にも適しています。

ToDoリストに必要な項目をまとめると、

✓ 自分が何をやるべきか
✓ チームとして何に取り組むべきか

を整理することができます。

２．メリットとデメリット

ToDoリストは活用しやすいので、
メリットが目立ちますが、
何にでもメリットとデメリットがあります。

メリットとデメリットを
両方知っておくと効果的に活用できますので、
ぜひ両面を知っておいてください。

◎ メリット
✓ 可視化できる
✓ 意識を共有しやすい

ToDoリストのメリットは、
何と言っても「誰でも目で見れること」です。

特に、複数の業務が重なると、
情報の整理に時間がかかったり、
混乱してしまうことがありますよね。

ですが、ToDoリストがあると頭が整理されて、
冷静に考え判断することができます。

一方で、ToDoリストには
このようなデメリットもあります。

▲ デメリット
✓ 管理しすぎて逆に生産性自体が下がっている
✓ 難しいタスクが長期間残りやすい

ToDoリストでスケジュールを管理すると、
「終了」と項目を消すことに快感を覚えます。

項目が消えると嬉しいので、
「電話する」「メールを送る」のような、
着手しやすいものから対応するようになります。

その結果、
「調査する」「施策を考える」のような、
時間がかかったり、抽象的な仕事は後手に回る
傾向があります。

「いつかやろう」という気持ちのまま、
何カ月も残り続ける業務がある、
なんてことも実際によくあります。

また、ToDoリストに優先順位をつける時にも
少し注意が必要です。

急ぎ・重要な順に対応しようとしても、
他の仕事が入ってきますよね。

そうすると、優先順位を低くした業務は
いつまでたっても対応できませんから、
意識的に順番を見直す必要も出てきます。

このように、ToDoリストは使い勝手がいいですが、
落とし穴があることを知っておくといいですよ。

３．ToDoリストの書き方

ここからは、
ToDoリストを作成する時のポイントを紹介します。

業務改善や生産性の向上につなげるために、
特にこの２点を意識してリストを書いてみてください。

✓ 作業を分解して書く
✓ 簡潔に書く／具体的な内容を書く

時間がかかる業務は、
仕事の内容が曖昧になります。

ですので、その分仕事を分解して
リストに書くようにしてみてください。

業務が具体的にイメージできるまで分解すると、
作業内容や期間を考えながら仕事ができるので
おすすめです。

必要に応じて、早めに業務を割りあてることもできるので、
業務の効率化をはかることができます。

また、ToDoリストを作成するときは、
簡潔かつ具体的に記載することが大切です。

内容が長いと、要点がわかりづらく
情報の整理がしにくくなります。

一方で、簡潔に書きすぎて、
何をすればいいのか分からないリストでも
意味が半減してしまいます。

後日見ても何をすべきか分かるように、
要点を簡潔に書くようにしましょう。

※私のリストの使い方
私はToDoリストを「メモ書き」として使っています。
例えば、数分で終わるような予定（メールを送る／電話をする）
などはスケジュールに入れると煩雑になりますよね。

ですので、ToDoリストに記載して、
スキマ時間に対応するようにしています。

また、急ぎではないけど取り組んだほうがいい仕事
もメモ書きに残すようにしています。

ToDoリストに書くことで、その仕事を
「意識」できるようになります。

人は意識すると、それをやろうという気持ちに
なれるので、意識をするきっかけにしています。

４．まとめ

いかがですか。

効率的に仕事をすることは、
私たち社会人に求められ続けられるでしょう。

そのため、私たちは様々な工夫をしながら
仕事に取り組む必要があります。

その工夫の１つとして活用できるToDoリストについて、
今回はお伝えしてきました。

このような便利ツールは簡単に活用できますが、
頼りすぎるとかえって非効率になる場合もあります。

「いつまでに」「どこまで仕上げるか」
を考えてリストを作れていますか。

「この仕事をどこまでやるか」を決めながら、
少しずつ仕事を効率化しましょう。

今回はこれで終わりにします。
ではまた。

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