［専門家がわかりやすく解説］新規取引先との契約の際に最低限必要な書類

契約の際に必要な書類

新規の取引先と契約（一般的な業務委託契約、業務提携契約など）を締結する際に必要となる書類はどういったものがあるでしょうか？

最低限必要となる書類は次の２つになります。

１．秘密保持契約書
２．業務委託契約書などの取引に関する契約書

契約することが決まったら、この２点の契約書を締結するのが一般的ですが、締結前には次のような書類もよく交わされることがあります。

合意に至る前に必要な書類

〈発注者側→受注者側へ〉
・見積もり依頼書（御社にこの仕事をお願いする場合、いくらくらいで受注してくれるか見積もりだしてもらえますか？と依頼する書面）
・提案依頼書（当社にはこういう需要がありますが、御社にお願いしたらどういうサービスを提供してくれますか？どういうスキームでこなしてくれますか？と依頼する書面（RFP））

〈受注者側→発注者側へ〉
・見積書（当社に発注いただいたら、このくらいの価格で提供します。と提示する書面）
・提案書（当社に発注いただいたら、こういうサービス、スキームで提供します。と提案する書面）

☝ポイント
こういった提案や見積もりのやり取りの段階（ときにはコンペの場面）においても、１．秘密保持契約を締結しておくことが一般的です。
自社の情報を提供し、または相手方の情報を知り得ることが多くあるからです。

この場合、「取引の検討を目的として相互に開示し合う秘密情報について」と、秘密情報を開示し合う目的を記載することが一般的です。また、この場合に、実際に合意に至り取引することになった際に新しく上記１．の秘密保持契約を再度締結しなくても良いように、「取引することになった場合はこの秘密保持契約をそのまま有効に使えるようにする」という意味合いの文言を入れておくこともあります。

合意に至ったあとに必要な書類

合意に至ったら、いよいよ両者間で、１．秘密保持契約、２．業務委託契約などの取引に関する契約を締結します。

☝ポイント
新しくクライアントになった、もしくは新しく外注先になった企業との間でトラブルが起きないようにすることはもちろん、自社にとって優位に取引を進めていくには、これらの契約書を自社で用意することが大事です。
契約のイニシアティブをとり、自社に優位になるように進めやすくなるからです。

相手方が用意した契約書のたたき台をもとに契約内容を決定していくことも多いと思いますが、「これは納得いかない」と、一度もらったたたき台に対して再度大きく覆すような自社の要望は通しにくいものです。また、早く契約締結に至りたいがために、自社のリスクとなりそうな箇所が多少あってもOKを出してしまうことも多いでしょう。

まとめ

こういったことからも、取引を自社に優位に進めていくためには、自社で契約書を用意することが必須であるといえます。
２．業務委託などの取引の内容はもちろん、１．秘密保持契約書でもし相手方に優位な内容になっていた場合、いとも簡単に自社のノウハウや技術を相手方に譲り渡してしまうなどの取り返しのつかない大きなリスクも潜んでいることに注意が必要です。

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