#556 会議で物事を決め切るための3つの要素

会議の目的は色々あると思いますが、決めたい会議がうまくいくにはこんな条件ががあるよな、と思ったので、メモ。

１、そもそもその会議の目的は？

ザ中間管理職です。改めて1週間のスケジュールを見てみると、会議が本当に多いです。1日終わって気がつくと、会議ばかりだった、ということもあります。
（会議出ているだけで仕事した気になってしまうのが最大の問題です。。）

さてそんな会議ですが、そもそも目的にはどんなものがあるでしょうか？

情報共有？
報告会？
はたまた部長の独演会？

こんなのばっかりであれば、それこそ1日会議に出ているだけであれば全く仕事をしていないことになります。

一口に会議、と言っても、その目的によってはなくてもいいものもありそうです。

その中で個人的には重要と考えているのが、何かを決めるための会議です。

が、他に何も決めるつもりのない会議があるがために、決めるための会議も同様に運営され、はっきりとした結論が出ないで終わるケースがあるのではないでしょうか？

２、「決める」ための会議のポイント

では、決めるための会議では何がポイントなのでしょうか？

なんでもそうですが、準備8割です。
（根回しをする、ということではありません）
私の経験上、となりますが、以下3つがポイントして挙げられます。

☑️参加者
☑️資料
☑️覚悟

まず、参加者。
決めようとしていることに対しての決裁権限を持つ人の参加は必須です。
また、その人が決めるにあたって必要な情報を提供できる人（例えばIT担当者とか）の参加も望ましいですが、関係者が多くなればなるほど予定の調整が難しく開催日が先になるので、事前に必要な情報を集めておくことで代替できればスピード優先の方が良いケースが多いです。

そして、資料。
社内なので資料作りに時間かける必要はありませんし、枚数が多ければ説明に時間がかかって、肝心の判断してもらうところに時間が配分できなくなりますので、極力少なく。
ただし、最初の１枚に、決めて欲しいこと、今決めなければいけない理由（あるいはいつまでに決めなければいけないという期限）、考えられる選択肢とそれぞれの影響（あるいは効果）、影響範囲とその関係者の反応、といった、決裁者に要求すべきこと、考慮が必要なこと、を箇条書き（俗にいう、エグゼクティブ サマリーとかいうものです）にしておくべきで、かつ、事前に会議の目的と合わせて送付しておくことが大事です。

最後に、覚悟。
精神論かい！と思われたかもしれませんが、よくあるのが、いろいろと準備はするのですが、結局自分で判断つかないので、上に決めてもらおう、という姿勢で、となると、上の人から追加の質問や、他に選択肢が本当にないのか？という質問があり、結局、持ち越し、ということになり、決めきれないで終わりがちです。

これらは結局、提案者側が、もうこれしかない、というぐらいその件について熟慮して覚悟を持って臨んでいれば、決裁者の質問にも、考慮済みで、すぐに回答ができるはずで、決裁者も、そのやり取りの中で、これは十分に検討されていると安心できるので、持ち越さずに決定しやすいものです。

もし、迷うようであれば、決めてもらう会議というより、相談、ということで構成した方が良いでしょう。その場合も熟慮した結果として、AとBがありそれぞれ失うものと得られるものが均衡しており、悩ましい、というところを整理することで、AとBだったら、ということで決まるものです。
間違っても、「AとBというけどさ、CやDもあるんじゃない？」という質問に「確かにそうかもしれません、ではそこも検討して。。」とならないように、熟慮した上であることが条件ですが。

３、まとめ

いかがでしたでしょうか？

決めるための会議には参加者、資料、覚悟の3つのポイントがあるのでは、という個人的なメモでした。

本当は、時間、という要素もあるのですが（決めるのに必要な会議の時間という意味です）それは期限との兼ね合いで、忙しい決裁者によっては短い時間で勝負しなければならないことも考えられますので、あえて確保できた時間なりに準備すべき、ということで省いています。

この3つ、いつもの私のメモと一緒で、「当たり前」のことばかりです。ところが、実際の会議には、3つの条件が揃っているケースはそこまで多くないことが（私の経験ですが）あります。

なんでもそうですが、一番難しいのは当たり前を当たり前にやること、です。

あと、地味に痛いのが、決裁者に事前の心がまえをさせてあげないケース。つまり会議始まりに「で、この会議はなんだっけ？」で始まるようなケースです。
資料のところに書きましたが、目的と合わせて資料を事前送付するのにはそれを回避させることが狙いなのですが、必ずしもメールを見ていないケースもあるので、できれば前日や当日に決裁者を見かけたら、「いついつ会議設定していますが、XXの件ですので、よろしくお願いします」と一声かけておく、というのも意外と大事だったりします。

正直、メールみろよ、と思うことはたくさんあるのですが、そんなことをその場になって嘆いても結果が変わるわけではないですから、相手を変えるより自分でできることはやっておく、ということが良いかと。

あと、会議の件名にはっきりと「XXの件、決裁について」とか書き切ってしまうのも同じ理由で有効だったりします（ただし寝耳に水にならないようにすることも重要です）。

まとめになって、時間と心構えをさせる、という2つも追加になってしまいました。。すいません。。

最後までお読みいただき、ありがとうございます。
例によって個人的な経験に基づくメモですが、どこか参考になるところがあれば嬉しいです。