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【My失敗学③】昔の自分『会議が終わらない…😱』⇒今ならどうするか?


概要:僕が会社で新人の時に書いていた「失敗&対策ノート」から、そのときの失敗を振り返り、今ならどうするか考えてみました😊


こんにちは。
くまのサロンの熊野です

作曲 RYU ITO(https://ryu110.com/)

よろしければ音楽を聴きながら、リラックスして、ゆっくりご覧になっていってくださいね♪😄


0.『My失敗学』とは


『My失敗(からの)学(び)』とは、

僕が、今の会社に入社して、

新人の時の書いていた

「失敗&対策ノート」を見て、

当時何を失敗して何に悩んでいたのか

自分を振り返り、学び直してみる

シリーズです😊

みなさんのお役にも立てば幸いです。

詳しくはこちら
シリーズ第1回目の記事へ



1.当時の失敗・悩み


「会議が予定時間で終わらない、結論が出ない、次回に持ち越しになる。その結果、仕事が終わらない……」

新人のときの僕は、こんな感じでした。

仕事のことも覚えないといけないし、

会議の進行すら、うまくコントロールできない、

会議やることが目的になってしまっている、

こんな感じだったように思います😓


2.当時の僕が考えた対策・考え


「会議や報告、検討会は一発で終わらせる」

とだけ、昔のノートには書いてありました。

心意気はよいですが、

【原因】なぜ終わらないのか

【対策】どうやって終わらせるのか

がこれでは良く分からないので、

この点について今回は考えてみようと思います。



3.今思うこと・学び


新人だった当時の僕にアドバイスするとしたら、
次のことを伝えたいと思います!😄


【原因】なぜ終わらないのか

❶目的があいまい、ゴールが不明確

会議でも報告でも何のためにやるのか、

どうなったら終わるのか、

目的とゴールがあいまいのまま、

先輩や上司に言われたから、

会議をやることが目的になって

いたんじゃないかなぁと思います。


❷ゴールにたどり着くまでの作戦が無い

「とりあえず、関係ありそうな人を集めて、
とりあえず、意見を出して、議論してもらう」

といった感じで、特に作戦もないまま

”とりあえず” 会議をしてしまったこともありました。

意見を出すことが会議の目的ならよいですが、

何か結論や合意を取りたいのであれば、

これでは、うまくいきませんよね。


❸進行役が機能していない

議論が脱線したり、

1つの議題に時間かけすぎたりして

最後の結論・合意まで進行しない

というパターンです。

次の会議まで結論は持ち越される上に、

合意する流れだったのに、

またリセットされて、

結局、一から議論し直さなければ

ならなかったこともありました。



【対策】どうやって終わらせるのか

❶目的とゴールを明確にする

まずは、この2つを明確にします。

これが分からなければ、

そもそも今やっている仕事の目的の理解が

あいまいだということなので、

まずやるべきことは、仕事を依頼してきた

上司や先輩に、仕事の目的とゴールを

確認することです。


❷ゴールにたどり着くまでの流れ、
  自分の作戦を明確にする

次の6つを明確にします。

✅ 会議の目的はなにか?

✅ ゴールはどこか?
 (どんな合意が取れれば仕事は進むのか)

✅ 合意を取らないといけない人は誰か?

✅ 参加者で意見が分かれる(利害不一致になる)
    ポイントはどこか?

✅ その落としどころ(=目指すゴール)
    はどこか?

✅ 会議までに事前確認や検討しないといけない
    不明点はないか?

<具体的なアクション>

👉事前に紙やノートに会議の台本(作戦)を書き出してみる

目的とゴール、その過程を書き出してみて、

うまく言語化できないところは、

理解があいまいな箇所だと分かります。

会議の流れのイメージを紙やノートに

書き出してみるといいかなぁと思います。


❸議論の進行と時間を主体的に自分がコントロールする

議論が脱線したり、

話を発散させるような参加者がいたら、

進行役が話に割って入り、必要に応じて、

✅ 議論を止めて、次の議題に誘導する

✅ 意見をまとめて、要約する

✅ 結論が出ない(準備不足)とわかった
   時点で会議を切り上げる

といった進行が必要になります。


❹ 究極的には会議自体をなくす!

さて、目的とゴール、合意に必要なキーマン、

利害の衝突とその落としどころ、

会議の台本(作戦)、

ここまで事前にきっちり準備できると

あることに気が付きます。

『会議やる必要ないのでは?』

その通りで、会議をやっても、

説明して、参加者全員に『合意』

と言ってもらうだけになります。

そのため、ここまでの準備ができたら、

「メール等で参加者に会議資料を配布し、

合意の意志を返信してもらう」だけ、

というやり方ができます。

会議日程調整、場所確保、集合、

説明、議論、進行役などにかかる

会議関係者全員の時間とエネルギーを

節約できますので、

「会議自体をなくす」ことを

検討してみてもよいと思います。

会議しなくても「仕事が前に進むかどうか」

が判断のポイントになります。



4.今回のMy失敗学 まとめ


いかがでしたでしょうか?

本当に昔の自分に「もっとこうしろ!」と

教えてあげたいです!😓

そうしたら、あんなに会議1つで苦労することも

なかったのに……と思います。

でも、もし今、若手社員で

似たような状況で悩んでいる方に

(当たり前の基本の内容かもしれませんが)

少しでも、僕の失敗学がお役に立てれば

嬉しいです!😊


今回のMy失敗学まとめは以上です。



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それでは、

過去の自分の失敗から学ぶ

『My失敗(からの)学(び)』シリーズ

次回もお楽しみに✨😊

最後までご覧いただき、ありがとうございました。


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