ミーティングの仕方
会社に勤めて仕事をする上で、人とのコミュニケーションは不可欠で、必ずミーティングという場面に遭遇します。
実は昔、私はミーティングが嫌いでした。
それは、実りの無い、後味の悪いミーティングが多かったからです。
今回は、そんなミーティングをどうやったら有意義なものに出来るかを考えてみます。
＜ダメミーティングとは＞
無意味どころか、全くの逆効果でモチベーション低下につながる、時間の無駄なミーティングとはどんなものでしょうか。
ただ集まっているだけ
何を話せばいいかわからない
脱線ばかりして前に進まない
意見が出ない
テーマが複数あって議論が定まらない
皆思い思いにしゃべってバラバラで訳が分からない
何を決めればいいかわからない
個人攻撃や責任のなすりつけ合いに終始する
ダラダラと長時間拘束される
メンバーが時間までにそろわない
議題が多すぎる
資料が多すぎる
などなど、こういうダメミーティングが終わった後は、疲れだけが残って、下を向いて帰っていくことになります。
＜いいミーティングとは＞
では逆に、いいミーティングとはどんなものでしょう。
いちばん簡単にわかることは、ミーティングが終わった後の参加メンバーの表情です。
いいミーティングだったと思うときは、ミーティングの主目的だった事柄に対し、誰が、或いは皆が何をどのように対応していくかがはっきり決まっているので、メンバーそれぞれが、次に自分が何をすべきか、頭の中に描くことができている時です。
こういう時は、皆始まる前よりも、終わった後の方がいきいきして目も輝いているものです。なにか晴れ晴れとして出てくるのです。
そもそもミーティングは何のためにするのでしょう。
何か起こった問題を解決するため、目標を設定するため、打ち合わせのため、そこでアイデアやいけ意見を出し合い、方針を決め、役割分担を決め、意思を統一して、一つの目標に向けて進んでいくためのものです。
これを押さえていれば、進め方も自然と見えてくるのです。
＜ミーティングの準備＞
この点を踏まえてうえで、ミーティングの仕方について考えていきます。
大きな流れとしてのポイントは、５つに絞られます。
議論すべきテーマを決める。
参加メンバーを決める、同時に進行役も決める。
時間と場所を決める。
議題のアジェンダを作り、参加者と事前に共有する。
記録に残す。
（テーマを決める）
まず最初に、何を話すべきかというテーマを決める必要があります。
定例会議などで、ろくに話すこともないのに、ただ集まってしゃべっているというのはもってのほかです。話す話題がなければ、いくら定例会議といえども中止すべきです。
テーマが決まれば、そこで何を決めるのかを考えます。議論だけに終わらず、何をどういう形で決めるのか、具体的に考えておきます。
又、テーマは多すぎてもだめです。
出来れば１回につき１つのテーマに、多くても３つくらいに絞るべきです。テーマが多すぎると、急ぐあまり、それぞれがいい加減になったり、時間がかかりすぎて後半は頭が回らなくなってしまいまロクなことがありません。
テーマが多い場合は、別のミーティングします。ちょっとしたことであれば、立ち話でもいいので、プチミーティングでこまめに報告なり相談なりして解決すべきです。
（メンバーを決める）
テーマが決まれば、その内容に沿ったメンバーをピックアップします。必要最小限が基本です。
内容にそぐわないメンバーは呼ぶ必要はありません。「自分は関係ないのになあ」と思って呼ばれているようでは、ロクに意見も出せず無駄な時間となります。関係のあるメンバーだけにしてリーダーを進行役にしましょう。
（時間と場所を決める）
そこまで決まれば、場所と時間を考えます。参加人数に合わせた場所を選び、皆が集まりやすい時間を考慮して決めましょう。
会場予約が必要ならこの時点で行います。
時間は、開始時間と終了予定時間を決めておきます。
ミーティングの時間は３０分くらいがいいでしょう。人間の集中力は、大人で約９０分と言われていますので、長くてもこれを超えないように設定しましょう。集中力については別に記事も参照ください。
（アジェンダを作る）
話し合うべきテーマの議題、場所、時間、参加メンバー、資料を示したアジェンダ（議事予定）を作成し、参加メンバー全員に配布します。
事前に目的をはっきりさせ、意見を考える時間を作っておきます。少なくとも前日までには共有できるようにしましょう。
（議事録を作る）
ミーティングの進行過程や、議論の内容、そして決定事項は、会議中に記録しておきます。誰か担当を決めるといいでしょう。
終了後、議事録として後者全員に配布し、出された意見や役割分担など、間違いがないか確認してもらいます。
必要があれば、参加していないスタッフにも回覧して徹底しておきます。
＜ミーティングの進め方＞
ミーティングの進め方の基本は、目的を忘れないことです。
ともすれば批判的な発言になりやすいので、犯人探しや個人攻撃はやめて、そういう発言は、遮るようにします。そして、前向きに建設的な意見を出し合うよう促します。
又、話が脱線してそれることも多いので、時間内に終わるよう、区切りがいい所で話を元に戻しましょう。
結論をまとめるときは、議論の煮詰まり具合が問題です。全員意見を出したか、出てない時は指名して意見を求めます。
そして司会者が誘導して決めるのではなく、メンバーにどうすべきか問います。
各人の役割分担、それぞれの行動内容、実行期限などを明確に決め、終了後直ちに行動に移せるようにします。そうすることで皆が自分のすべきことを頭に思い描いて計画を立てることができるのです。
＜終了後にすること＞
終わった後も、そのまま放っておいてはいけません。参加者がそれぞれ行動に移した後の進捗状況を確認する必要があります。難航して手間取っているようだと、フォローも必要になります。皆で目標達成に向けて工夫しながら努力することが大切なのです。
会議をすること自体が目的ではないのですから。ミーティングはただの手段にすぎないのです。
今回のお話はここまで。最後までありがとうございました。
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