事業スピードを上げたければ会議を減らすべし
「会議だらけで自分の時間が確保できない」という声をよく聞きます。
私も以前は朝9時から夜18時までびっしりと会議で埋まり、お昼休憩はおろかトイレ休憩すらないというスケジュールになったことが過去に何度もありました。
しかし今は会議コントロールを行い、そのようなことは起こらないように配慮しています。
そのような状況に陥ってしまう原因や対策などについて考えてみたいと思います。
会議だらけになってしまう人の特徴
役職やリーダーポジション
メンバがいるため各メンバとのコミュニケーションが発生
担当領域の決定権を持っているため他部署や他チームの相談に呼ばれる
有能な人
有能なため多方面から様々な会議にアサインされる
全てに関わりたがる人
他者に権限移譲できず、全てを把握し、口出ししたい人
なぜ会議だらけになってしまうのか
上記の「会議だらけになってしまう人の特徴」の3番目に記載した、
全てに関わりたがる人
他者に権限移譲できず、全てを把握し、口出ししたい人
に関しては他者を信頼し任せる必要があるでしょう。
自分から首を突っ込んでいるわけではなく、気が付けばいつのまにか会議を入れられ埋めつくされてしまっているケースにおいては、私は以下の発想が原因だと考えています。
パターン１：上長が忙しい
〇〇さんと会議をしたい
でも〇〇さん基本的に忙しいから週次定例化して時間を確保しちゃおう
パターン２：関係者が多い
複数名の関係者を集めて会議をしたい
でもこれだけの参加者の都合を毎回合わせるのは大変だから週次定例化しちゃおう
パターン１とパターン２が至る所で積み重なった結果、ますます空き時間がなくなり、ますます定例化が進むという悪循環に繋がっていると感じます。
会議が多くなりすぎることの弊害
会議が多すぎることの一番の弊害は何といっても作業時間が確保できないことでしょう。
日中帯が会議で埋まってしまった場合、自分の作業を開始できるのはどうしても定時後になってしまいます。
朝一で連絡を受けていた回答もその日の夜になる
回答を受け取る人は翌朝それを確認する
ということが繰り返されれば自ずと業務のスピードが落ちていくのは目に見えていますね。
そうしてもう一つ大きな弊害があります。それは上長への承認や相談ができなくなるケース。
「上長に相談したい、レビューしてもらいたい、承認をしてもらいたいが上長のスケジュールが2週間先まで空いていない・・・」ということが私も過去に何度もありました。
これも明らかにスピード感の欠如に直結します。
逆の言い方をすれば、相談したい時、承認を得たい時にすぐに捕まる上長である方が事業スピードは上がるのです。
つまり
会議が多くなる＝事業スピードが落ちる
ことであると私は理解しています。
会議を減らす（＝事業スピードを上げる）ためには
では会議を減らすためにはどうすればよいでしょうか。
「なぜ会議だらけになってしまうのか」で記載した原因である「会議の定例化」をやめることです。
「念のために確保した」枠ほど無駄なものはないと思います。本当に必要な会議なのか、確保時間も1時間が妥当なのか、45分や30分ではだめなのか、もしくは会議時間を短縮できるような工夫をすべきです。
スケジュールは基本的に空けておくようにして、メンバから急ぎの相談や承認依頼が来た時すぐに対応してあげられる、そんな上長に私はなりたい。