日々の情報整理で仕事をハックする。5秒で提示しな！
本日はミッチーさんの『なぜ僕が、あの資料のURLを5秒で出せるのか？』を読ませていただきました。
『準備の重要さ、準備の仕方』について語っていらっしゃるんですが、大変興味深かったです。
ミッチーさんは「マエデ（前田デザイン室）」のコミュニティマネージャーをされています。
打ち合わせの場では、相手から求められたとき即座に関連するドキュメントを提示できる…とのことで、ご本人の記事ではその秘密を説明されています。
単なる記憶力の良さに頼ったものではない具体的なメソッドで、
応用が効きそうなものが紹介されていました。
打ち合わせや会議を日常的にする方には、参考になる部分が多いですよ！
秘密①「日常的な情報整理を行なう」
mtgの議題は開催前に分かっていることがほとんどです。また、普段から情報を追っているテーマなら、話の流れはある程度予測できます。
（中略）
例えばクラウドファンディングについてが議題なら、クラウドファンディングページのURLとか進捗や役割をまとめたGoogleスプレッドシートとか、mtgの中で話題に出るだろうな…と。
mtg直前で準備することもありますが、普段からコツコツブックマークしたりメモしたりして整えてます。もはや習慣ですね。
僕たちの周りに溢れる情報は増え続ける一方です。
だからこそ、情報整理が重要になってくる。
ファイルをフォルダ分けする
ブックマークする
肝心な情報をメモに残す
これらは地味なことですが、僕自身もやっています。
そして、無駄だと思ったことは一度もないですね。
エンジニアをやっていると、過去の作業内容を辿ることがあるのですが、
この時に情報整理を行なっていないと、泣きを見ます。
例えば、リーダーから「あの案件のさ、ここの設定値って何を使ってたかな？」と聞かれた時。
フォルダに案件の名前を使っていれば探しやすいし、
テキストに情報を残していればすぐに答えられる。
日々の情報整理は地味な作業です。
しかし、円滑にタスクを進める上で無駄にはなりません。
秘密②「関心のあることは、見たり調べたりする」
そのほか、イベントで"挨拶をやってほしい"と急に頼まれた場合を想定して、ポケットにカンペをしのばせておいたこともあります。そんな感じで、準備は色々な場面で、色々な形でやってきました。
（中略）
また、上で例に挙げたのは「直前での準備」に分類される例ですが、それは普段から関心をもって見ていたり調べていたりしているということが土台にあるとは思います。なにごとも好奇心や当事者意識を持てるテーマを見つけることは大事そうです。
自分自身が興味のあることには好奇心を抱き、当事者意識をもつもの。
当事者意識というのは、能動的に動くための推進力になります。
「〇〇さんには資料を見るよう言われたけど、自分のタスクには直接関係ないし、見なくてもいいや…」
という姿勢でいると、能動的に動くことはできません。
当事者意識があると、何かあった時に対応できるように情報を集めるようになります。
情報が集まると結果的に準備も整っていくので、どんどん仕事がやりやすくなっていくという好循環が生まれます。
秘密③「自分に合った情報の残し方を用意する」
あと、自分専用のツールを活用することはめちゃ大事だと思います。言い換えれば、他人にコントロールされるツールに頼りすぎないこと。
（中略）
でも、いざmtgになるとピンポイントで必要な情報を探せないことが多いようです。「Discordのどこかで見たんだけど、どこで見たんだっけ？」「ピン留めしたのにそのピン留めが見つからない」となるパターンは本当にあるあるです。
共有のツールだとみんなが更新できるので、どうしても情報が流れたりします。なので、僕は大事な情報はスクショして、フォルダで整理したりしています。
これは見習いたい、と思いました。
というのも、僕も共有ツールで情報を探し回った経験があるから。
仕事でMicrosoft Teamsのチャットをよく使うんですが、
共有されたファイルや格納場所のリンクといった情報は、
共有後しばらくすると流れていってしまうんです。
そして、後から情報を辿ろうと思ってもすぐに見つけられなくて、
時間を無駄にしてしまう…
（たまにTeamsが落ちるのでさらに時間を無駄にする）
そんなことにならないように、
共有されたファイルをダウンロードしておいたり、
格納場所の情報をメモに残しておくことで、
より情報を見つけやすくなる、と気づきました。
まとめ
①日常的な情報整理を行なう
②関心のあることは、見たり調べたりする
③自分に合った情報の残し方を用意する
①〜③のいずれも、仕事に慣れてきた人にとっては当たり前のことばかりですが、
その当たり前というのがなかなか出来ていないものだな、と反省しました。
準備というのは、やろうと思ってからやるのではなく、日常的にやっておくもの。
そうすれば、必要な時になって焦ることがなくなる、ということですね。
謝辞
ミッチーさん、大変勉強になる記事のご提供、ありがとうございました！