36協定の手続きをフルリモート＆ペーパーレスで進めるには？

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私は100人程度のスタートアップ企業で人事・労務管理を担当しています。
事業の社会への浸透を目指す方のバックオフィスをアシストするのが自身の目標です。
そのためにこのnoteでは少しでも役立つ情報の発信を目指します！

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36協定の手続きをペーパーレスで進めるには？

毎年訪れる36協定の更新について、労働者代表の署名をもらうのに、苦労している会社さんは増えてきているのではないでしょうか？
理由として、当社もそうですが、ほとんどの社員がリモート勤務をしており、署名を直接依頼できません。
労働者代表の方が36協定に詳しくない場合は、そもそも36協定は何のための書類なのか、なぜ署名が必要なのかをリモートで伝えないといけないため、余計に大変になってしまいます。

そこで当社では、36協定の更新をすべてオンラインでペーパーレスで進める方法を構築いたしました。
初めに36協定の作成や更新の流れを整理しまして、それらをオンライン＆ペーパーレスで進める方法をご紹介します。
同じような悩みを感じる担当者の方に、少しでもお役にたてればと思います。

36協定の基本的な流れ

①概要
会社が社員に残業（週40時間以上などの法定外労働）を行ってもらう場合、「36協定」という書面を作成し、会社と労働者代表で１カ月や１年にどれくらいの残業を行うことを可能にするかの取り決めをします。
2024年4月時点では、法律で残業時間の上限は、建設や医療などの特別の業種を除き、月に45時間以内、年に360時間以内と決まっています。
また、臨時の都合がある場合などは、月100時間、2~6か月の平均が80時間以内、年720時間以内まで伸ばすことができます。

つまり、36協定がなく社員が残業を行っている場合には、会社は罰則を受ける可能性があるため、必ず必要な書類となります。

②更新頻度
有効期限が１年間のため、毎年、更新が必要な書類となります。

③手続き方法
次の流れで進めていきます。
１．担当者が内容を作成して、法律の範囲内での事業所ごとの残業時間の上限を決定します。
２．社員全体へ周知して内容を説明します。
３．労働者代表が他の社員へ意見徴収します。
４．労働者代表が書面に署名（１部を労基署提出用、１部を会社掲示用）
５．会社が書面を労基署に提出します（e-Gov等の電子申請も可能）

の流れになります。

オンラインでの進め方

〇手続き方法
次の流れで進めていきます。１～３までは上記と同じですが、オンラインでの具体的な手段を記載しています。
１．厚生労働省のHP（「主要様式ダウンロードコーナー」）にWord形式のフォーマットがあるため、それをもとに36協定を作成し、PDFにします。法律の範囲内で残業時間の上限を決定します。

２．社員全体へslackを利用して周知して内容を説明します。

３．労働者代表に他の社員へ意見徴収を行うように伝えます。意見投稿用のGoogleフォームを作成して代表者に確認してもらいます。

４．労働者代表がクラウドサインで電子署名で行います。署名の控えを全員が閲覧できるGoogleドライブに保管します。
電子署名は、下記の点を満たすことで法律の有効性が認められています。
　・本人性を証明できること
　・改ざんされていないと確認できること
これらが担保されている電子署名のシステムを利用する必要があります。
当社ではマネーフォワード契約を利用していますが、GMOサイン等、無料で使えるサービスもあるため気軽に始められます。

５．会社がe-govで労基署に提出します。
　事業所が複数ある場合でも、上限時間が一緒の場合は、本社一括で提出できるようになりました。手続き検索で「時間外労働・休日労働に関する協定届（本社一括届）（特別条項付き）」を選択、入力を進めていきます。（建設業等は異なります）

以上の流れとなります。

〇ポイント
労働者代表への署名を電子署名で求めることで、紙でのやり取りをなくすことができます。
提出もe-Govを使うことで、発送作業をなくせるため、担当者の業務をスムーズにできます。

社員がリモート勤務のため、毎年の36協定の更新に手間がかかってしまっている担当者の方がいましたら、少しでも参考にしていただけますと幸いです！

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このnoteでは、起業をされたり、これから事業の推進に取り組みたい方に、管理業務やマネージメント、モチベーションの向上などの組織運営について、情報を発信できる場にできればと思います。
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