Notionを活用して脱属人化 営業部門のおすすめの使い方
こんにちは！Juvenalis株式会社の一木です。今回はNotionについて少しお話をしたいと思います。社内でもNotionを用いてタスク管理、プロジェクト管理、工数集計、ナレッジの資産化などを一元管理しています。
現在、個人でNotionを導入されている方は増えてきていると思いますが、今日はチーム単位で導入する場合のおすすめの使い方をご紹介します。チームや会社単位ではスプレットシートやエクセル管理が多く、Notionの導入はまだまだ進んでいないのが実情ではないでしょうか。そのため、一気に会社単位で導入することが難しい場合は、チーム単位での導入からスタートしてもよいと思います。できるところから、できるツールで、最大限の業務改善を達成できるのがNotionの良さです。
それでは今回のテーマである営業部門でのNotion活用事例についてご紹介したいと思います。
Notionの活用事例などは下記にあるので参考にしてみてください。
Notionのご利用を検討中の方はコチラをチェックしてみてください。
営業部門における属人化の課題
営業部門に限らない、と言えば元も子もない話になるのですが、営業部門は特に属人化の問題を抱えています。最近では個人成績よりもチーム成績を評価の対象とする評価制度の導入にシフトしてきつつあり、属人的な手法やプロセスを標準化し、ノウハウの蓄積をチームに移管していこうという動きがあります。
ではまず、営業部門での属人化の課題を挙げてみましょう。
情報共有が非効率
ノウハウの蓄積不足
業務の属人化によるリスク
非効率なタスク管理
部下の成長機会の損失
などが挙げられます。営業課長の悩みとしては「自分が商談についていき、OJTで部下を成長させているので、手が回らない」ということもよく聞きます。商談に行った先でどのような会話をしたのか、先方の課題感はどのようなものだったのか、それらを知っているのは究極担当営業パーソンのみ、という状態も散見されます。毎週の営業会議で情報は共有している、という声もありますが、日頃から情報がシェアされていれば会議での確認は不要になり、その分の時間を別の売り上げに繋がるタスクに配分することが可能です。また、ノウハウについても個人に蓄積しており、関係部署に問い合わせて獲得した商品知識やコミュニケーションのちょっとしたTipsなども個人に集約されてしまっています。タスク管理も営業日報を作らせているから、それのチェックで大丈夫という方もいますが、本当にそれで十分な成果が出ているでしょうか。これらの課題をNotionでサクッと解決し、業務効率化とチームの戦力の底上げをはかってみましょう。
Notion導入による解決策
Notion導入でサクッと解決できてしまうことを挙げてみます。
情報共有が圧倒的に早く・深くなる
ノウハウがNotionに蓄積し、誰でもすぐにアクセスできる
プロセスが可視化され、若手の戦力化が早くなる
管理職によるタスク管理が楽になり、評価材料を日頃から得ることができる
Notionの導入で情報共有のあり方が変わります。今まではスプレッドシートなどに入れていたことが、Notion上で自動的に状況が可視化されます。誰が今どのようなタスクを抱えているのか、どのようなプロジェクトが走っているのか、それぞれの打ち合わせでどのようなやりとりがあったのか、などが全て一元的に管理されるので、情報共有のスピードが早くなり、かつ深くなります。
またノウハウもNotion上に蓄積されます。商品知識、業界動向、法改正情報、先方の課題感、予算感、過去の受発注履歴などが蓄積されることにより、誰が対応しても一定水準以上の成果を出すことが可能になります。
タスク管理を行なっていく過程でプロセスも可視化されます。その結果、若手社員などに対しても可視化されたもので教育が可能になります。
管理職もタスク管理が楽になります。よく評価材料が少なくて評価がつけにくい、などの声も聞きますが、日頃課員が何をどのようにやっているかがきちんと可視化されていれば、管理職も評価がしやすくなります。
今回の記事ではNotionの具体的な設定方法や、そもそもNotionとは何か？についてはご紹介できませんでした。ただ、重要なのはツールではなく、現状の課題を解決できるのかどうか？になります。その手段としてNotionは最適だと確信しています。
弊社ではNotion導入コンサルティングを行なっています。少人数のチームでの導入や、全社的な導入を検討されている方はご相談ください。どのような設計をするかで解決できる課題が変わってきます。
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▼Juvenalis株式会社
代表取締役 一木 信輔
社会保険労務士/精神保健福祉士/人事コンサルタント
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