12ヶ月目の近況報告～引継ぎ書作成～

2024年12月7日 09:32

こんにちは、プリンセスです🙌

きれいに12ヶ月続いたこのシリーズ。

諸事情があり、所属していたNGOを離れることになりました。

※なにかヤバいことをやらかしたわけではありませんww

ということで、このシリーズも次回の投稿をもって終了になります！

↑いや、太字にする意味ww

個人的には、担当していたプロジェクトは3年間のものだったので、3年間は今のNGOに所属していると思っていました。
このシリーズも、
「36ヶ月分書くでー！」
って思っていたし、
社会保障の支払い数年間分前納していたのに笑、
人生予期せぬことばかりですね。

まあそれが人生。C'est la vie. (ほんまかいな)

次の仕事も一応決定しているので、新しいシリーズをまた始めたいと思っています。

担当しているプロジェクトを途中で抜けるということで、引継ぎ書の作成をしたので、チップス共有～～

そもそも引継ぎ書って

私も今まで大それた引継ぎ書を作成したことがなく、ちょっとした休暇中に他人にお願いする事項をまとめたHandover note的なものしか書いたことがありませんでした。

下記のウェブサイトは自分が引継ぎ書を書いた後に発見しましたが笑、意外と網羅できていたので、めでたしめでたし。自画自賛バンザイ🙌

私の場合、後任が決まっていないので、そもそもどれくらいの経験・能力がある人が来るのかがわからない、というのが難点でした。

そして、同じ組織の人が引き継ぐ可能性より、人を新しく雇用する可能性が高かったので、そもそも組織のやり方とか、共通言語が通じないことも容易に想像できました。

よって、そのあたりからかなり解像度を高めて書く必要がありました。

例えば、共通言語というと、うちではグループ長のことを「G長」って言ったり書いたりするんですけど、そんなん知らんし！ってなるし、

お互いにニックネーム?みたいなので読んでる人も多かったりで、○○と△△に聞いといて～って言われるけど、その人だれ!?みたいなこともあったり。

こう、なんというか、固有名詞が一般名詞になってることも多いじゃないですか。
LINEするわ～、ってLINEを知っていたら意味わかるけど、LINEを知らない人にはメッセージ送るね、とか言わないと通じないですよね。

あと、系統だった業務マニュアルが存在しないことが多く、私も入職した当時(今でもときどきw)、大変でした。

なので、たぶん業務マニュアルとは混ぜない方が良いとは思いながらも、自然と、「マニュアル+引継ぎ書」っぽくなってしまいました。

マニュアルは今までもいろいろと作成してきたこともあったので、その知見を活かすことができました。
マニュアルはどれくらいその行為を細分化して順序立てられるかも大事ですね👌

まあいずれにせよ上のウェブサイトにある

という目的は、自然と果たすことができたように思います。

プラス、文字だけでなく、スクリーンショットや画像を使って、視覚的に理解しやすいように工夫しました。

3つくらいありますかね～

一つ目は、自分なりのマニュアルを作成していたこと。

上にも書いたように、私も入職した当時、系統だったマニュアルがなかったので、一つのものごとを進めるために、他のスタッフにいちいち尋ねて、確認をする必要がありました。

他の人にいちいち聞かないと仕事が進まないのはもちろん大変だけど、聞いた人によって答えが違ったり、それぞれのやり方や理解の仕方が違ったりすると、それもそれで非常に迷惑。笑

それに、次回、同じことをすべきときに、見返すことができるマニュアルが存在しないので、同じことをまた他のスタッフに確認する手間と時間を省くために、自分でメモ(=マニュアル)を作成していました。

二つ目は、プロジェクトを進めるうえで、Work Breakdown Structure (WBS)を作成していたこと。

WBSの説明はここでは詳しくしませんが、これをすることで、業務の工程の細分化ができていました。
よって、「あれ、このアクティビティに対してのタスクってなんやったっけ?」と考えこむ時間が少なかったです。
記載すべきプロセスの漏れも最小限にできているのではないかと思います。

WBSについてはこちらをどうぞ！↓↓

三つ目は自分の経験！
これを言ってしまうと元も子もないけれど、今までマニュアル作成したり、Handover notesを書いたりした経験を活かせたなと思います。

私のnoteはほぼ自分のための備忘録ですが、自分がやったことの実施記録とか、そこから何を学んだかというレコード・蓄積をしていくことはとても大事だと思います😊

唯一無二の自分のためのマニュアルになります✨

Bon week-end☆

記事を読んでいただきありがとうございます✨いただいたサポートは今後の語学学習と図書の購入に使用させていただきます。