お便りの作成にAIを活用する

学校現場では、学年だよりや学級通信といったご家庭向きの連絡の手紙を作成する場面が多々あるかと思います。今回はそんなお便りを作成する時にAIを活用できる部分を探り、その活用法の紹介をします。

AIに任せられる部分を考える

普段学年だよりを作成されている先生方には釈迦に説法になってしまいますが、まずは、一般的な学年だよりの構成と内容について再確認をすると、順番など微妙な違いはあっても小中共にほとんどの学校が以下のような形かと思います。

• 挨拶文(300〜400字程度)

• 行事予定（1ヶ月分のカレンダー式）

• 学習予定（教科ごとの学習単元名)

• お知らせとお願い（持ち物や行事の詳細など）

現在は殆どの学校で昨年度や、それ以前の年度の学年だよりのデータが残っていることでしょう。そのため学年だよりは、一から作成するのではなく、過去のファイルをベースにタイトルや日付などを少し変更したものを新年度の学年だよりのテンプレートとして作成するのが一番効率が良いと思われます。

そして、教科ごとの学習単元名などの入力自体は頭を悩ませる部分ではないので、一度テンプレートさえ出来てしまえば、毎月作成時に一番の手間となってしまうのは、やはり挨拶文の部分ではないでしょうか。

勿論、過去の年度の文章を微妙に変更して使用することも可能ですが、兄弟がいるご家庭に同じ文章を使っていると思われないよう配慮が必要などの理由から、多少なりともオリジナルの文章を入れる必要があるというのが実態ではないかと予想します。

では、実際に挨拶文の作成の仕方の例を紹介します。

学年だよりの作成例

指示通り季節の話題から入り、”保護者の皆様”と”教員一同”を除いた本文は410文字で
大体指示通り文章の作成が完了しました。

今回最初のプロンプトでは、公立小学校の教員として振る舞わせること、学年の情報と保護者が対象の手紙の文章であること、いつの手紙なのかという月の情報と、季節の話題を入れること、そして文字数の条件を伝えて作成しました。

ここまでで完結することが理想ではありますが、作成された文章をよく読むと、実際には修正が必要な場合が多いと思います。

同じプロンプトでも毎回作成される文章は違いますが、ここからは具体的に修正が必要な場合の修正の仕方を見ていきましょう。

まず季節の文章ですが、今回の例にした７月号の配布は６月末までに行われるはずですので、沖縄県以外は梅雨明けはまだ先で、このままではふさわしくないでしょう。

続いて理科、社会や総合の学習の進捗などについてです。ここには、小学校５年生で学習する植物の成長や日本の地理といった具体的な学習内容が書かれています。

少し前のChatGPTのバージョンであったような、違う学年の内容について話すようなことはなく、その点は評価できますが、今回は書いて欲しかった教科ではなかったという想定で、修正が必要な場面とします。

夏休みが近づいてきていることについての文章は、このままでも使えそうですが、今回は１学期が残り３週間であること（3学期制の場合）を追記するように変更を加えてみます。

修正が必要な部分を指示し、新たな文章が作成されました。

繰り返しになりますが、AIからの返答は毎回同じではありませんので、指示自体は問題がないはずなのに結果が気に入らない場合は、🔁のアイコンを押すことで同じ指示に対しての別の結果を生成させることができます。

この方法で複数の結果の中から使えそうな文章を草案として使うことで、０から文章を作るよりも楽に、テンプレートの元にした年度とは別の文章を短い時間で作成することもできるでしょう。

ここまでは学年だよりの挨拶文の作成場面を例としましたが、似たように必要な情報や条件を入力することで、学級通信や管理職の先生が作成する学校だよりの文章の作成にも使えます。

ここからはChatGPTなどを使用して作業を行う際に使える汎用的なテクニックや、より深掘りした、回答の精度を上げる為の知識を活用して文章を作成した例、そして実際に記事内の例で使用したものと同じ、コピペ用プロンプトなどを紹介していきます。