会議のススメ方～参加者の○○○を把握する～
参加者のNHKを把握する
会議を司会進行するファシリテーター。
いざ、会議を始めようと色々準備したけれど、参加者が何を考えているのか？まったく把握できていなかったら、どう司会進行すればいいのか分かりませんよね。
そこで大事なのが参加者のN（認識）・H（反応）・K（関心）です
参加者のN＝認識を合わせる
ファシリテーターはまず会議の論点に対する参加者の認識を合わせる必要があります。参加者がもっている情報に差があったり、誤解が生じたりしている場合、いくら議論を進めても話が噛み合わないことが見えています。
ファシリテーターはまず参加者に対して、本日解決すべきテーマについて、いくつかの質問を参加者に投げかけ、それぞれの認識を把握します。その上で、認識が一番低い人（背景をよく理解していない人）にも分かるように、会議の目的を説明するのです。
そうすることで、みんな同程度の認識レベルで議論をスタートさせることができます。認識の浅い参加者が周りに気を使いながら遠慮して発言ができないという状態を避けることができ、全員が議論に参加する状態を作りやすくなるのです。会議は全員参加が基本です。そのためにもまずは、皆の認識レベルを合わせてください。
参加者のH＝反応の確認
認識を合わせた後は皆のＨ＝反応を確認します。
議論するテーマについて、賛成なのか、反対なのか。
ポジティブなのかネガティブなのかを確認します。
可能であれば、会議前に参加者それぞれに意見を伺い反応を確認しておくのが良いでしょう。
特に部長や役員などその会議の意思決定を左右するディシジョンメーカー（意思決定者）の反応を抑えておくことは非常に重要です。
例えばあなたが新商品開発を進めたいという立場で会議のファシリテーションを任された場合、ディシジョンメーカーである部長がそもそも、そのプロジェクトにネガティブな印象をお持ちなのであれば、会議の内容を工夫しなくてはなりません。
まずは新商品開発のメリットだけでなく、デメリットもきちんと理解してもらう必要があります。例えば、今まで成功しなかった理由や、その他投資すべき案件情報との比較も皆で話し合います。そうすることで部長にはフェアに議論しているということを印象づけることができ、かえって、部長からのサポートを得られる可能性が高まります。
反対にもし全員の反応が賛成ということがあらかじめ分かっているなら、わざわざ深い議論をする必要もありません。相手の反応を先に理解しておくことで、不要な議論の時間を省くこともできるのです。
参加者のK＝関心の確認
参加者は何にＫ＝関心があるのか、何に興味を示すのか、何を重要視しているのかを理解すれば、自ずと議論する方向性も変わってきます。
例えば先ほどの部長が新商品開発で失敗するようなリスクは取りたくないけれど、ここで成果を上げて、次期役員の座を狙っているという情報を得た場合、部長の関心は間違いなく社長の評価です。だとすれば、新商品開発が社長の方針に沿っているかどうかというのは部長の大きな関心事のはず。
新商品開発をした場合としなかった場合の、それぞれのメリットデメリットを洗い出し、新商品開発に挑戦した方が社長の方針にも沿っているということを客観的に分かってもらえるような議論にもっていけば賛成してくれるはず。部長も新商品開発が成功すれば、自分の関心事である役員の席に近づけるし、失敗したとしても、挑戦しているという姿勢が見せられデメリットは少ない、と感じ、予算承認を得られる可能性が高まります。
もちろんファシリテーターが自分の思う方向へ無理やり議論をもっていくべきではありませんが、会議をリードする立場である以上、ある程度落としどころを見据えて会議をファシリテーションしていくのが、リアルなビジネスの現場で求められる行動です。
如何だったでしょうか？
ファシリテーターは参加者のNHKに合わせて司会進行していくことが求められます。
NHKはぶっ飛ばすのではなく、確認しながら進めましょう！
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