採用成功のために着目するべきKPIと、その運用方法とは？
みなさん、『採用目標人数に届かない』『自社にほしい人材が採れない』など採用活動がうまくいかないときは、どのような施策を行っていますか。
もしかしたら、集客を増やすことだけで終わっていませんか。それも１つの方法ではありますが、それだけに頼っていては、採用目標を達成するのは難しいでしょう。
エージェントに働きかけたり、ダイレクトリクルーティングや採用メディアなど、いろいろな採用チャネルを試したりして、応募者を増やせても、採用オペレーションが回らずに、採用に至らないことがよくあります。
なぜこうなってしまうのでしょうか。それは、自社の採用活動のどこに課題があるのかを把握していないからです。
それによって、何から改善すべきかが分からずに、安易に集客に走ってしまい、採用オペレーションが破綻をきたしてしまったりするわけです。採用を成功させるために、まずやるべきは「何が課題なのか」を可視化できるようにすることです。
そのために大事なのが『KPI（Key Performance Indicator）』です。KPIを設定することで、数値をもとに、選考プロセスにおける課題を客観的に把握できるようになります。またKPIを高めれば、採用コストを下げたり、自社の採用ブランドを向上させて、より優秀な人材が集客できたりと、効率的に採用活動が可能になります。
選考プロセスにおいて、着目すべきKPIとはどこなのか。そして、KPIを活用してどのような運用を行えば、目指しているゴール（採用目標人数）が達成できるのか、事例をもとに紹介していきましょう。
執筆者プロフィール
InterRace株式会社VPoS（Vice President of Solutions）
木津和 弘祐
2007年リクルート入社。新卒・中途向けメディア、人材斡旋、RPO事業、事業開発に従事し、マネジメント（課長・部長）、プロフェッショナル職を経験。RPO事業を立ち上げ期より参画し、HR領域の戦略フェーズから母集団形成、選考オペレーションまでのプロジェクトマネジメント、プロジェクトリーダー、コンサルティングを経験。HR領域にて延べ3000社以上の支援を行ってきた実績を持ち、世の中に存在するHRサービスに広い知見と人脈を持つ。2022年にInterRace株式会社に参画。株式会社KITSUWAの代表取締役としても活動。
「面接回数」や「選考リードタイム」に時間がかかり過ぎていないか
まずは「面接回数」と「リードタイム（応募から内定までの期間）」です。優秀な人材を採用できるかどうかは、集客と同じくらい選考スピードが重要です。
しかし、採用側にとっては、自社が求める人材かどうかを見極めるためには、ある程度の時間を要するのはやむを得ないと考えている企業も少なくありません。また、採用競合企業がどのような選考を行っているのかを知らないケースがほとんどです。そこで、私のような採用コンサルタントが他社の選考状況（相場）を提供しながら、アドバイスします。
最近、採用コンサルティングを行った会社でも、「面接回数」と「リードタイム」が課題でした。最終的な目標のKGI(Key Goal Indicator）は採用人数で、従来の2倍の数を掲げており、今までのやり方では、その数字に届かない状況だったのです。そこで採用チャネルを増やしながらも、「面接回数」と「リードタイム」の改善を行いました。
当初は面接回数が3〜４回、リードタイムは6週間（1.５カ月）と、大手の採用競合企業と比べても相当な時間を要していたので、面接を２回、リードタイムを3週間へと短縮することを提案し、結果、歩留まり率が1.3倍にアップしました。
しかし、採用担当者ならおわかりだと思いますが、面接回数を減らしたり、リードタイムを短縮したりするのは、口でいうほど簡単にできることではありません。面接回数を減らすと、限られた面接の中で候補者を見極めなければならないため、三次（最終）などで面接を行う人数が、従来よりも増えてしまいます。最終面接での面接官は役員や社長などの最終決裁者になり、日頃から忙しいため、面接枠を確保するのも容易ではありません。
私自身、前職のリクルート時代に、某大手企業に対して、二次面接で良い人材が多数集まったので、役員による最終の面接枠を増やしてほしいと提案しましたが、「役員にこれ以上面接に時間を取ることができないから、候補者をもっと絞ってほしい」と却下されたこともありました。
面接回数を減らし、面接官に面接枠を増やすためには、採用競合企業の情報データなどの確からしい理由を提示して、最終面接官（最終決裁者）に同意を得ることです。
先程例に出したリードタイム短縮に成功した会社では、最終の面接官でもあるCEOに対して、人事役員と私とが一緒になり提案をしました。ダブりや漏れがないように構造化面接を行うので最終面接ではここを見てほしいという内容と、面接通過率（CVR）が●●％に想定されるので、▲▲枠の面接に対応いただきたいという点を定量的に伝え、ご快諾をいただきました。
プレゼンを行った際に、CEOが一番耳を傾けられたのは、他社事例です。競合の大手企業が、自社よりも低いターゲットにアプローチしていたり、応募者に合わせて、１回の面接や2週間のリードタイムで内定を出すなど臨機応変な対応をしたりすることに、驚かれていました。「あの会社がそんなことをやっているなら、うちに勝ち目がない」という危機感を抱かせたことが、大きな決め手になったと思います。
KPI（目標）を設定したら、次は振り返り（検証）を行うことです。リードタイムの3週間で運用できているのか。もし、それ以上の時間がかかっているのであれば、理由を確認しながら、その都度対策を講じていきます。「今週は社長が多忙のため、面接枠が思うようにとれなかった」という理由なら、土日や来週もう一段枠をつくってもらえるように依頼する。採用担当者のオペレーションがもたついているようなら、人手不足なのか、やり方に問題があるのか、その原因を究明して、迅速に打ち手を決め実行していきます。
一次面接、二次面接……の面接通過率が、理想的な数字になっているのか
一次面接、二次面接などの各ステージでの通過率の変化も、見落とされがちな項目です。面接回数が３回の場合、本来は一次面接の通過率が一番低く、その後徐々に人が絞られていくにあたって、通過率を高めるのが効率的な面接方法です。
しかし企業によっては通過率が逆転し、一次面接が一番高く、最終面接いたっては10％も満たないケースがあります。これは極めて非効率で、無駄な選考プロセスになります。理想的な面接通過率（面接を重ねるに従って通過率が高くなる）になっていなければ、その要因を突き止め、チューニングしていく必要があります。
面接の「辞退率」や「不合格率」が適正かどうか
「面接官の質が低い」ことも、選考プロセスにおいては大きな課題です。それによって、応募者の「辞退率」が高まり、面接通過率が下がってしまうからです。反対に面接官の質が高ければ、「あの人と一緒に働きたい」という声が増え、結果入社率も高まります。
複数の管理職が一次や二次の面接官を担当する場合は、各面接官の「合格率」や「辞退率」などにばらつきがないかどうかを比較して、検証することが大切です。
リクルート時代にご支援させていただいた大手HRテック企業では、営業人員を大量採用するため、一次面接を複数の現場営業マネージャーが担当することになりました。その際、「合格率」「辞退率」を定期的にチェックして、応募者の辞退率の高いマネージャーは面接官から外し、その分、歩留まり率の高いマネージャーに面接枠を増やした経験があります。
面接官を代えられない場合は、人事担当者がフォロー
このように大手企業であれば、面接官を代えることができますが、中小企業やベンチャー企業のように、代えがきかない面接官の場合はどのようにすべきでしょうか。１つのやり方は、「面接トレーニング」を行うことです。トレーニングを受ければ、面接の質を一定以上高めることができます。私自身も何度か面接官トレーニングを行った経験があり、InterRaceでもメニューとして提供していますので、興味があれば、一度ご相談ください。
もう1つは、面接官のコミュニケーションに問題がある場合です。アイスブレイクがなかったり、相手の良さを引き出せずに終了してしまったりすると、候補者による評価が下がり、辞退されることが増えてしまいます。特に面接官がエンジニアの場合、その傾向が多いように見受けられます。
それでも、代えがきかない場合は、人事担当者が面接官の足りないコミュニケーションを補うやり方もあります。ある企業では、面接前に人事担当者が入って「うちのエンジニア（面接官）はあまり喋りが得意じゃないので、コミュニケーションで気になったことがあっても不安にならないでくださいね」と、応募者に一言アドバイスをしています。
面接終了後も、その人事担当者が「もし話足りないことがあったら、この場で私が聞きますよ」とフォローして、追加でヒアリングを行ったりしています。そこで聞いた話を面接官に改めてフィードバックして、採用に至ったケースもあります。
このように、面接官にコミュニケーション上不安がある場合などは、人事担当者がフォロー体制を整えておくと、面接官の質の課題を払拭できます。
選考フェーズに応じたコンテンツを配信できているか
最後は、採用ブランディングに関するお話です。KPIにつながる話ではないものの、企業が意識して行えば、入社率が高まる重要な考え方です。
採用選考が進むにつれて、候補者は企業に対して愛着が湧いてきます。そうすると、もう一段詳しい企業情報を求めるようになります。
しかし、企業側から届く合否の連絡メールや面接日程の連絡メールは、選考フェーズが進めば進むほど、情報が薄くなっているのが現状です。これは、どのフェーズで、どういった情報を応募者に配信していくのか「応募者とのコミュニケーション設計」ができていないからです。
企業はコーポレートサイトやオウンドメディア、あるいはnoteやWantedlyなどで、自社サービスや事例紹介、社長メッセージなど、何かしらのコンテンツを発信していると思います。例えば、社長との最終面接の日程を伝えるメールに、最新の社長インタビュー記事などのURLをリンクするなど、そういったコミュニケーションを意識した構成をしっかりと組み立てることで、候補者から選ばれる企業になっていきます。
選考プロセスで、自社の優位性を見出していくために
なお、KPIを評価するためには、指標が必要です。その指標とするデータは主に2つあります。１つは、過去の経年データ。もう1つは採用競合企業のデータです。特に、応募者ターゲットにとって、リードタイムなど、選考プロセスにおける自社の優位性の有無を評価する場合は、後者（採用競合企業）のデータが必要になります。これを『ベンチマークKPI』といいます。
InterRaceでは、採用市場における業界別に深い知見を持つ採用プロが多数在籍しており、ベンチマークKPIなどの情報提供はもちろん、お客様の採用課題に合わせてフレキシブルに提案が行えます。
ディスカッションや情報交換だけでも大歓迎です。一度話だけでも聞いてみたい方は、お気軽にお問い合わせください。
それでは、最後までお読み頂きありがとうございました！
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