vol.21「標準化」タイムマネジメント

2021年3月31日 23:11

人生を豊かにするため、仕事で活躍するため、実践で使えるタイムマネジメントのノウハウをご紹介していきたいと思います。

本日は「標準化」をテーマに説明します。

標準化

仕事量を直接減らすのではなく、誰でも同じように業務ができるようにできるようにすることで、担当できる人を増やす方法です。

業務マニュアルや業務フロー図を作成し、業務ステップを見える化することで、担当者によって業務の品質にばらつきが出る属人的な業務をなくすことができます。

・属人化している業務
・実施する人によって業務時間が大きく異なる

・固有のスキルに依存することなく、一定の質の提供が可能
・別の担当者による新たな知の創造が可能

最適な手順で仕事に取り組めるように業務の流れを決め、設定したルールに沿った業務を実施します

最初のステップとして業務の定量化を行います。

工数（業務実施にかかる時間や業務量）、頻度（業務の発生頻度）、難易度（業務に必要なスキルの難易度）などの指標に基づいて業務の現状を把握します。

現状把握をするために、実際の業務を行っている担当者にヒアリングを行うことで精度の高い現状把握が可能となります。

アンケートやインタビューなどを通してヒアリングをしっかり行うことで、業務の標準化も進めやすくなります。

現状把握をした後は業務の分析を通して、問題点の洗い出しを行います。

業務負荷の分析や属人的な業務の分析をすることで、問題点を見つけやすくなります。

業務の標準化を行ったあとも定期的に実施することがポイントとなります。

標準化が問題なく実施されているか、業務品質の向上につながっているかなど定期的に見直しを行うことで、より良い業務標準化に向けた改善を重ねることができます。

業務の標準化を実施するためには、組織間のコミュニケーションが必要不可欠です。

業務標準化の目的や意図を関係者に共有することで、業務フローやマニュアルの形骸化を防ぐことができます。

業務の標準化自体がゴールではなく、従業員の業務効率の向上につなげられるようにコミュニケーションを重要視し、組織全体で取り組むことが大切です。