vol.20「仕事を減らそう」 タイムマネジメント

人生を豊かにするため、仕事で活躍するため、実践で使えるタイムマネジメントのノウハウをご紹介していきたいと思います。

本日は「仕事を減らそう」をテーマに説明します。

業務の廃止

組織の効率化では、そもそも「その業務をなくせないか」を考えます。

とはいえ、実際には業務担当者しか知らない事情や見えないリスクが潜んでいる場合がありますので、廃止を検討する際のポイントを紹介します。

廃止を検討するうえで注意する、仕分けのポイント

・業務の成果物は何か？
・なぜその業務を実施しているのか？
・廃止するとどんな点で困るのか？
・なぜこれまで廃止されてこなかったのか？

業務の廃止を検討する際には、誰もが「本当にやめて大丈夫か」と悩みますが、その業務を廃止した際の"実害"が明確にならない限り、正解は出ません。そこで、決断を下す前に一度仮で廃止してみる期間を設けると良いかと思います。

業務の自動化

定型業務の連続処理は「機械化・システム化」のチャンスです。ＡＩやＲＰＡの活用なども自動化の一例です。エクセルのマクロを組むことも良いかと思います。

自動化を検討すべき業務

・毎回ＰＣ作業の動作が同じ業務（比較的単調な業務）
・ミスの頻繁に起こる業務

【効果として】
・ヒューマンエラーによるケアレスミスの防止
・処理速度のスピードアップによる仕事時間の短縮

まとめ

どんなに業務の効率を向上させたとしても、業務量自体が減らない限り、いつまでたっても仕事は減りません。本当にやるべき業務なのかどうか、是非一度検証してみてください。