部下・後輩に「期限を守る力」を育てるために - 実践的な指導法
児童福祉施設で事務職をしている私が日々感じる課題の一つに、提出期限を守れない部下や後輩がいるという現実があります。これは決して能力が足りないわけではなく、多忙な業務の中で時間管理やタスク管理が上手くいかないことが原因である場合がほとんどです。
しかし、提出物が期限を過ぎると、事務の流れが滞り、他部門への影響も出てしまいます。こうした状況を防ぐためには、先輩や上司である私たちが、部下や後輩に「期限を守るスキル」を伝え、実践してもらうことが重要です。
この記事では、私自身が部下や後輩を指導する中で効果を感じた、期限を守るための3つの指導法を紹介します。これを参考に、部下や後輩が自信を持って提出期限を守れるようサポートしてください。
参考にした書籍
1. タスクを細分化して目に見える形にする
部下や後輩がタスクに対して漠然とした不安を抱えている場合、タスクを細分化し、進捗が見える形にすることが効果的です。
具体的な指導法
タスクを一緒に分解する
例えば「報告書を作成する」というタスクを以下のように分けます：必要なデータを集める（例：児童の活動記録を確認する）
データを整理する（例：日付順に並べ、ポイントを抽出する）
下書きを作成する（例：章ごとに内容を箇条書きする）
最終チェックをする（例：誤字脱字や記録漏れを確認する）
提出用の最終版を作成する
進捗管理をサポートする
部下がタスクの進み具合を実感できるよう、チェックリストや進捗ボードを作成することを提案します。デジタルツール（例：TrelloやGoogle Keep）を活用することで、視覚的に進捗を把握しやすくなります。
2. モチベーションに頼らない仕組みを作る
後輩が「やる気が出ないから進まない」と感じる場合、仕組みで動けるようサポートすることが必要です。
具体的な指導法
短時間でのタスク実行を提案する
「毎朝10分だけタスクを進める時間を取る」というアプローチを勧めます。短い時間でも継続することで進捗を確保できます。
例：「朝の勤務開始前に、報告書のデータ整理だけ進めてみよう」と声をかける。カレンダーで計画を一緒に立てる
部下や後輩が計画を具体化しやすいよう、カレンダーに提出準備期間をブロックします。
例：「このタスクは水曜日までにデータ収集、金曜日までに下書き完成を目指そう」と具体的に伝え、リマインダーを活用して進捗を促します。
3. 提出期限に「小さな締め切り」を設定する
最終的な提出期限だけでなく、小さな締め切りを設けて達成感を得ながら進められるようにします。
具体的な指導法
進捗報告を定期的に行う仕組みを提案する
後輩に「提出期限の2週間前に50%完成、1週間前に90%完成を目指す」という目標を設定し、中間進捗を報告する場を設けます。
例：「金曜日までに第一章を書き上げてみて。それを一度確認しよう」と声をかけ、進捗の達成を共有します。ご褒美を一緒に考える
後輩が達成感を持てるよう、タスクの完了時に楽しみを設定します。
例：「データ収集が終わったらお気に入りのスイーツを買って一息つこう」
「下書きが完成したらSNSで好きな動画を10分間だけ観てリフレッシュしよう」
「最終版を提出したら友達とカフェに行く予定を入れよう」
これにより、仕事を進めるモチベーションを作りやすくなります。
まとめ
部下や後輩が期限を守れない理由には、スキル不足だけでなく、計画や仕組みの不足がある場合がほとんどです。今回紹介した方法を参考に、彼らに寄り添いながら指導を行うことで、時間管理能力を向上させることができます。
最初は一緒に計画を立てたり、タスクを分解するサポートを行うことで、部下や後輩が成長し、主体的に行動できるようになります。ぜひ、この記事の内容を実践して、より良いチームワークを築いてください！
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