【どんな職種でも活用できる！】テキストコミュニケーションのコツ

コロナ禍を経てテレワークやオンラインで作業をする機会が増えた方も多いのではないでしょうか。
必然的にチャットやメールでやり取りする場面が多くなり、テキストでのコミュニケーションスキルが求めらていると強く感じています。

そこで今回は、私がテキストコミュニケーションで気をつけているポイントをいくつかご紹介します！
ぜひ参考にしてみてください👀

1： 結論を最初に言う

これは私が最も意識しているポイントです。
忙しい相手にとって、最後まで読まないと結論がわからない文章はストレスになります。結論を最初に伝えることでその後の詳細をより理解してもらえるのではないでしょうか。

2： 長文を避ける

伝えたいことが多い際に気をつけたいポイントです。
長文のチャットは受け取った側も身構えてしまうことが多く、確認を後回しにされてしまうことも…。

伝えるポイントがたくさんあるときは視覚的に見やすい工夫をすることをおすすめします！

例えば…
・要点を箇条書きにする
・段落分けをする
・一つのメッセージにまとめず分割する
・色を変えたり、太字にしたりなどチャットの機能を有効活用するなど

3： 指示語に注意

相手との認識齟齬を防ぐために気をつけたいポイントです。
チャット上の「こちら」「あちら」、本当にどれを指しているのか全員と認識は合っているのでしょうか。
早く伝えたい時に指示語は便利ですが誤解を生む原因になってしまうことも…。指示語を使う際には何を指しているのか一目でわかるようにする必要があります。

チャットの返信機能を用いて「こちらの件について」と言及したり、文字にリンクを挿入したりして誰が見ても認識が一致するような工夫をしましょう！

4： 必ず読み直す！！

基本的なことですが、チャットを送信する前には必ず読み返しましょう！
見直してみると意外にもタイピングミスや変換ミスがあることも…。
「ミスが気になって内容が伝わらない！」ということになるともったいないですよね。必ず読み直しをしましょう！

おまけ

時と場合によりますが、私はスタンプなどの反応も大切にしています！
特に文章だけだと冷たい印象を与えることもあるため、チャットの返信をする際はスタンプ＋テキストはセットで返すようにしています。
また、お礼なども意識してこまめに伝えるようにしています！

例えば…
「承知しました。」→「承知しました！ありがとうございます！」
後者の方が柔らかい雰囲気を感じませんか？

まとめ

テキストコミュニケーションは少しのポイントを意識するだけで相手への伝わり方が大きく変わります！
テキストコミュニケーションに苦手意識を持っている方も、ご紹介したポイントを意識して円滑に仕事を進める武器にしちゃいましょう！✨

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最後まで、お読みいただきありがとうございました！