ビュッフェスタイルの仕事で見えてきた自分軸での仕事の進め方

お仕事をされている皆さん、その日取り組むタスクはどうやって決めていますか？

取り組むタスクを決める時の基準はありますか？

私は、少し前に仕事のタスク管理方法を見直したことで、やらされている感が減り、やってやるぜという前向きな気持ちが湧くようになりました。

この出来事を振り返って、

「やらないといけないこと・やりたいことに、前向きに取り組むためには、何が必要なのか？」

を考えてみたいと思います。

🔷タスク管理方法を見直したきっかけ

最近、一瞬だけ仕事が落ち着いた瞬間があったので、個人用の予実管理ツールを作ってみました。

なぜ、ツールを作ることにしたのか？

理由は簡単。

仕事が日々増殖しているから。

秋に１名定年退職されることになり、でも増員はされず…その方がやっていた作業の半分くらいがそのまま私にスライドされてくることになったわけです。

どう考えても計算が合わないのですよね。

すでにフルで仕事割り振られているところに、0.5追加されたら1.5になるわけです。

そんなわけで、「いかに仕事時間を増やさずに、かつ1.5倍の仕事をこなすか？」が直近の課題になりました。

（何が何でも残業時間は増やしたくないという、譲れない思いがあります）

残業しないためには、まず何をするか？

現状把握です。

というわけで、ツールを使って今年度中に自分がやらねばならないタスクをざっと俯瞰できるようにしました。

🔷仕事から追われている感覚の正体

こうして、やらねばならないタスクを書き出して思ったこと。

「……意外とイケるんじゃない？」

見積もりの甘さは自覚していますが、バッファを多めに見込んでも、なお

「優先順位とタイミングを間違わなければ、なんとかなる！」

と強気になれました。

結局、全貌が見えていなくて、期限が近いものから手当り次第に片付けるやり方だと

「いつになったら終わるんだ？」

という不安で無駄にストレスがかかるし、仕事も非効率になります。

残距離を教えてもらえないままフルマラソンさせられている感覚。恐怖！

どれくらいの作業料になるのか見えないまま、期限を気にして働いていると、常に“仕事に追われている感”が拭えません。

オバケを怖がるのと同じ心理。

暗くて周りが見えないから怖い。

でも、明るくしたら怖くない。

そして気付いたら、仕事に追われている感覚がなくなりました。

むしろ、先々のタスクに少し手を付けることで見積もりの精度を上げたり、早めに他の人に相談しておいたり、“一歩先を見据えた仕事”ができるようになりました。

自分が担当する業務は比較的スパンが長いものが多く、自分でコントロールしやすい環境にいます。

だから、「今日はどのタスクを進めようかな〜」とブッフェで好きなメニューを好きなだけお皿に取るような感覚で、毎朝その日の予定を立てています。

🔷第二領域にあるうちにやる意味

最終的には一人で全部取りきらねばならないという制約があるブッフェではありますが、全ては自分の裁量次第。

なので、私は一つだけ意識していることがあります。

「毎日１つは第二領域の仕事に取り組む」。

７つの習慣で、時間の管理を「緊急か／緊急でないか」「重要か／重要でないか」という2つの軸を組み合わせた4つの領域に分類するマトリクスがあります。

このうち、「緊急でない、かつ、重要」なものを第二領域といいます。

期限に追われる仕事をしないようになったおかげで、第二領域のタスクが捗るようになりました。

「やり方見直した方がもっと効果的になる」

「今のうちに始めた方が後々ラクになる」

「頑張って挑戦したらスキルアップする」

そんな“できたらやりたいよね〜”と思っていたことにも手を付けられるようになりました。

第二領域のものは、緊急じゃないからと後回しにしがちですが、後回しが続くと、ある時急に第一領域（緊急かつ重要）に躍り出ます。

そうなってからだと、じっくり取り組む時間が取れずやっつけ仕事になってしまう可能性も。

心にゆとりがある時だと、ふとした瞬間に良いアイデアが浮かんだり、他の人に相談したりすることができます。

時間に追い詰められる前に、自ら掴み取りに行くスタイルになったおかげで、自分軸での仕事のやり方を見つけることができました。

これは仕事に限らず、「自分がやりたいこと・やらないといけないこと」全部に当てはまると思います。

やりたいことがあるのに、時間が無くてできない！

そんな方は、まずは使える時間とやることを見える化する。

それだけで、解決の糸口が見えてくるかもしれません。