【ビジネススキル】いきなり打ち手はやめませんか？手段が目的化する罠

どこの職場でもよく見る光景があります。

「スケジュールが遅れている。しかもその報告がいつも事後。どうして先週の報告MTGでは問題ないという報告だったのに、今週突然遅れるのか?」

「スケジュール管理のためにRedmineを使い、朝礼、夕礼も行っていてるのにどうしてなのか?」

こういう時によく出てくる発言が

「徹底をするように何度も話をしています」
「Redmineの更新が完全にされていません」
「◯◯さんからまだ詳しく話が聞けていないので、どうしてかわかりません」
「管理ツールがあるのにそれを見ていれば分かるのに、どうして分からなかったのか?」
「時間がなくて、確認と更新ができなかったです」

そうすると大抵カウンターとしては

「しっかりと更新するように話をします」
「どうしてできていないのか確認します」
「どうしたらできるようになるのか確認します」
「Redmineをしっかり使えば解決するからやるようにします」

何週間経っても何も変わらずという光景をよく見ます。
そしてまた、同じやりとりがリフレインされるという…。
上席者はこういう時にどこか他人事で上から目線で、例えばプロジェクトリーダーやプロジェクトマネージャーへ指摘するわけです。
そして、現場から少し離れた立ち位置からしか見ていない、日常を知らない人が「△△が原因だから□□すれば良いのです」と言います。
するとそれを受けたプロジェクトリーダーやプロジェクトマネージャーは脊髄反射的に「□□するようにします!」と答えるのですが、これはもう最悪の光景なわけです。

①そもそも上席者は最終的な管理監督責任と権限、職務を担っているにも関わらず外野から指摘しているだけです。

②解決するべき現場の責任者がそもそも確認や追っかけができていない

③ルールや指示をすれば人が理解し、従って行動すると勘違いしているのに、ただただ発信だけを一方通行でしている

④現場スタッフも、追っかけ指摘をされないことを良いことに、華麗なるスルースキルばかりを向上させて、決め事、しなければならないことを普通にやらないのが当たり前になっている

⑤現場スタッフと現場責任者の間も現場責任者と上席者の間も相互通信が途絶していて、お互いに自分都合のボールを相手のミットもみずにただ投げ合っているだけ

と言うことに気づかないのです。
組織としてすべきこと、決めたこと、必要だとしていることをやれない、やらないのにも理由があるわけです。
べき論で言えば「すべきことだからしない理由など関係ない。やれ!」ということなのかもしれませんが、正論ですがそれで組織は回りませんし、残念ながら人は動きません。
正論が通るならマネジメントの仕事は超絶楽ですが、そんな現実はほとんどありませんw

こう言う時に私が提案したり、実行することはシンプルでまずは当事者がどうして、すべきことをしていないのかを観察したり、直接的に質問しても無意味なので、傾聴する機会を設けて聞き出します。
まずは要因が分からないのに、冒頭に書いたように打ち手を決定づけて実行したり、できていないのにするようにとただ言うことを繰り返すことや、正論を演説しても無意味なので、要因を知りそれを解決するための具体的且つ、現実的な手段方法を導き出して実行をします。
それが一番の近道であり、確実な対応です。

ちなみによくある要因はこんな感じです。

現場にとっては管理ツールの更新は手間で、生産性には一見、直結しない
ので優先度を最低においてるので、常に後回しなので使っていないのが常態化しています。
また、使い方が周知されていないので管理ツールを使うのに手間取っていたり、管理ツールはツールですから本来何を管理したいのかによっては、合う合わないがあるハズなのに、以前から使っているものだからとか、これが世間一般で使用されているからというような理由で使っていると言うのも阻害要因になっていたりします。
ツールを使うこと、使って管理することが目的ではありませんよね。
冷静に何のために何をするのか立ち止まって考えてみましょう!

→組織マネジメントとしては予実管理、将来の人材アサインなど計画が立てにれなくなったりしますし、問題の早期発見ができないと後手後手になりますし、切羽詰まってからでは取れる手段がほとんどないので、被害が大きくなるだけと言うことをしっかりと伝え、進捗を上げるのと同価値と言うことを繰り返し伝えて認識してもらいましょう。

時間がないからできないは理由としては正確ではありません。
優先度が正しくないので、持っている時間の中に含めていないのが本当の理由です。
みなさん時間がないからと言って、食事を一食も取らないなんてことはないですよね?
支払い請求をしないなんてことないですよね?
もちろん、人なので忘れたりすることはありますし、本当に立ち行かなくて一食も取れなかったなんて日が数年に一度はあるかもしれませんがw

ツールを用意し、必要性を説いて植え付けただけではダメです。
人は元来、怠惰な生き物なので楽しようとしたりするものなので、しっかりと実行されているのか追っかけることが大切です。
それを怠ってしまうと、時が経つとまた元の木阿弥になってしまいます。
なのでマネジメントしている側はしっかりと見続けて、やっていなければ注意し、改善を求め続けましょう。
決して傍観者になってはいけませんし、言ってるだけでウォッチしていないと言うのはいけません。
そして分かったつもりが一番ヤバイので、いつも分かっていないから確認しようから始めるのがコツです!

と言うことで今回はこれにて終わりたいと思います。
最後まで読んで頂きましてありがとうございました!