【知らない間に損してる？Gmailでのミスやロスを撲滅】絶対設定しておきたい機能5選

あなたの職場もGoogle WorkSpaceもしくはMicrosoft365のどちらかを利用していませんか？

ちなみに私の職場ではまだ買い切り方のオフィスソフトとデスクトップ端末固有のアウトルックを利用しています笑

私の所属する土地家屋調査士事務所は大手のディベロッパーさんともお付き合いがあり、その結果売上規模もかなり大きくて、いわゆる老舗だったりするのですが、デジタルに関してはその程度です。

電話、FAX、メールがまだまだ王道の業界なんでしょうね。

さて、今回は私が長く利用しているGoogleのGmailに関してお話してまいります。

というのも、私自身が

・Gmailになんとなくでも使いづらさを感じたことがあった
・確認ミスや漏れでヒヤッとした、ミスをしたことがあった
・Gmailを使い始めて以来、設定を変えたことがなかった

という経験から、設定を変えてみることでミスや抜け漏れがGmailでは起こらなくなっています。

その設定変更についてシェアしてまいりますので、これを機会にご自身のGmailの設定改めるきっかけになり、さらにはお仕事のパフォーマンスが上がっていくことを期待しております。

こんなところの

「微差」の積み重ねが、誰も追随できない大きな差を生んでいきます。

さぁ、一緒に確認してまいりましょう！！

この記事があなたにもたらすベネフィット

・メール確認作業の効率が良くなります
・ミスを”０”に近づけることができます
・Gmailを利用する際のストレスを減らすことができます

１）優先トレイを設定してみる

ミスをしたり、同じメールを何度も確認する機会を減らすには、
受信トレイをきちんと整理することから始める必要があります。

Gmailではいくつか受信トレイがあります。
その中でも「優先トレイ」が特に便利です

デフォルトでは優先トレイを
・「重要な未読メール」
・「スター付きメール」
・「そのほかのメール」

以上3つに、分けています。

それをすることで、重要で未読のメールが最初に目が入ることになります。
そしてその次にスター付きのメール、
最後に、その他のメールを目にすることになっています。

そこで、これをちょちょいと変更して、より便利な形にしていきましょう。
つまり、最初に
・重要な未読メール
・未読メール
・スター付きメール
・そのほかのメール
この順に並ぶように設定していきます。

受信トレイを変更していくには

ａ）右上の設定アイコンをクリック。
　「すべての設定を表示」を選ぶ

ｂ）「受信トレイの種類」のドロップダウンメニューから「優先トレイ」を選ぶ

ｃ）「受信トレイのセクション」のところで、設定を好きなように変更する

ｄ）下にスクロールして「変更を保存」をクリックする

２）メールをスヌーズする

メールを確認後、即レスをしたいところですが、すぐに返信することができないこともありますよね。
スヌーズ機能を利用すると、一旦受信トレイからなくなって指定した時間に再度表示されるようになります。

メールをスヌーズするには

ａ）メールを開いた状態で3つの点をクリックして、一番上にある「スヌーズ」を選ぶ

ｂ）もう一度メールを表示したい日時を選ぶ

選んだ時間よりも前に変身できるようになった場合は、左のサイドバーの「スヌーズ中」でメールを見つけることができます。

３）メールをTodoリストに入れる

メールにあるタスクを完了する、もしくは詳しいく返信が必要な場合は、そのメール自体を「Todoリスト」に追加します。
これによってきちんとメールに返信することができたり、Todoリストも更新できるので、自分のタスクをさらに計画的にこなせるようになります。

メールをGoogleのTodoリストに追加するには

ａ）3つの点をクリックして、「Todoリストに追加」を選ぶ

ｂ）サイドバーが開いたら、タスクの名前と詳細を追加して、どのリストに追加するかを選択できます。ここでは締め切りの日時を設定するオプションも用意されています。

４）アクションの提案を有効にする

１～３までの方法を使えば間違いなくメールに返信を忘れることはなくなりますが、それでも抜けてしまうことがあるとすれば、その時のために「アクションの提案」の登場です。

アクションの提案を有効にすれば、Gmailが返信されていない重要なメールを判別して、自動的にリマインドしてくれます。
さらには、送信したのに相手からのご返信が来ていない場合はフォローアップの提案もしてくれます。

アクションの提案を有効にするには

ａ）「設定」→「全般」→「アクションの提案」のところまで下へスクロール

ｂ）「返信するメールを提案」と「フォローアップするメールを提案」のオプションの両方にチェックを入れる

ｃ）最後にしたまでスクロールして「変更を保存」をクリック。

ここで注意するのは、この「アクションの提案」を受けるために
「スレッド表示」もONにしてください
「設定」→「全般」→「スレッド表示」でONにすることができます。

５）デスクトップ通知を有効にしておく

メールを見逃さないためにも、さらにはお客様や取引先様からの信頼を得るためには即レスしていきたいですよね。
そのためにはデスクトップ通知も有効にしてくださいね。
意外としていないままほおっている方多いようですよ

これを有効にするとメールが来たら必ず通知を受け取ることができますので、即レスが可能になります。

デスクトップ通知を有効にするには

「設定」→「全般」→「デスクトップ通知」に行って、「メール通知（新規メール）ON」を選んでください。

ここまでご覧いただきありがとうございます。

上記5点を設定するだけで、Gmailの見え方がかなり変わるはずです。
業務の手戻りやGmailに由来する仕事の抜け漏れが減るだけで、脳みそにかかるストレスがかなり軽減されます。
つまり本来価値を発揮する必要のあるところに時間と労力を割けるようになるわけです。

脳のメモリをできるだけ開放して、最大効率で仕事を回してまいりましょう！