第一領域をかき分けて

日常的に発生する業務、つまり第一領域（緊急かつ重要なこと）はスピーディーに片付ける。本当に手を付けなくてはならないことの為に、という話

忙しいビジネスパーソンにとって、叩いても叩いてもモグラ叩きのモグラのように発生するタスクの数々。

仕事を任されていればいるほど、日々こなさなくてはならないタスクの数は多いだろう。その一つ一つのタスクをいかに正確に効率よくこなすかで、評価も変わると思うのだが、先日あるメーカーの営業マンからこんな話を聞いた。

「面倒な対応や、手間のかかる資料などは大変さをわからせる為にあえて少し時間をおいてから手を付けるんですよ」

自社と直接取引きのないメーカーとはいえ、取引先になる可能性がある私との会話でフランクにこう言い放つ営業マンにもびっくりしたが、その大変さをわからせる為の演出方法には残念な気持ちにさせられてしまった。

待っている側の気持ちも考慮せず、自身の大変さを待たせることでわからせるという理論は実に利己的で効率が悪い。

そして、保留にしている間、そのタスクは少なからず、認知を奪ってしまうだろう。そうなると目の前のタスクへの集中力も散漫になり、ケアレスミスを誘発する可能性が高くなる。

与えられたタスクは大変なものであれば優先順位をつけてじっくり取り組むにかぎる。そもそもあまり有り難くない仕事であれば、理由を説明し、丁重にお断りするのも先方の為である。先方は与えた仕事の困難さは理解していない。あきらかにキャパオーバーや手間のかかりすぎる仕事であれば、「こういう理由で、できません」と伝えることで、今後同じような内容の案件はふってこなくなるだろう。

一度受けた仕事をこちらの都合で寝かせてしまうのはお互いにとってマイナスしかない。

私は集中力も記憶力も乏しいのもあり、目の前のタスクは早めに処理をする。待っている人を待たせたくないという心理も当然あるが、あとでやろうと、脇に追いやると最悪の場合、そのまま忘れてしまうおそれがあるからだ。

そして、何より、ストックしている第二領域（緊急ではないが重要なこと）的タスクを一つでも前に進めたいので、目の前のタスクは掻き分けたいのだ。

人に任せてしまうこともあるし、そのために効率化を図って取り組んだ小さな仕組みが色々とある。

日々のタスクをこなすばかりでは一向に成長しない、というか同じ忙しさをグルグルとまわっているに過ぎない。全てをこなし、時間が空いたところで、その忙しさをもっと効率的に処理できないものか、と思索する時間を設けなければ現状は変わらないだろう。

タスクの処理のスピード、内容の質、はたまた提供する先のことまで定期的に考え、改善するルーティンは必要になる。よく忙しさを乗り越え、安心して座り込んでしまう姿勢の方を見るが、そこでもうひと踏ん張り、一つでも改善点を考えることができるれば、余裕が少しずつ生まれ、忙しさの内容も変わってくるだろう。

そうして生まれた質のいい忙しさが新しい仕事を引き寄せてくれる。この好転を促すためにも、掻きわかけた先の本当に手を付けなければならないタスクにはやいところ着手してしまおう。

作業的タスクは早めにやっつけてしまい、有限な時間と認知能力を確保しよう。そして「改善」という投資を続ければ複利で状況は好転する。