お仕事コラム①【手放して効率アップ】

　ある日、知人にこんなことを言われたことがあります。

「私が休むと全然仕事がまわらないから、有給休暇を全部消化するなんて無理。」

「忙しいから自分で処理した方が早いし、仕事を教える方が時間の無駄。」

　一見彼女の発言は責任感があるようですが、急病などで仕事ができなくなった時などに、スムーズに周囲がカバーをして業務を遂行できる状態を作っている人の方が同僚としてはありがたいですね。
　他者に情報を与えないことで自分にしかできない仕事を確立する方法は責任感とは別のものかもしれませんね。

　日常に溢れるこの会話を受け流さずに、地道に意識改革をしていこう。これが私の活動のひとつでもあります。

休暇をスケジュールの一つとして認識する

　ある程度の有給休暇取得日を先に仮予定として決めてチームに周知しておきましょう。
　仮予定の変更は微調整してから正式に有給休暇申請し、プロジェクトの進行もチームの休暇日を除いた日数であらかじめ計画を立ててもらう環境を作りましょう。

頭の中の蓄積物を棚卸しする

　いわゆる仕事の「見える化」ですね。
　単純に整理整頓が苦手なタイプと、自分の価値を高めたい欲求により外に出さないタイプがいます。
　前者は、担当業務を個別に都度受け取りながら他者がリスト化していきます。整理をする時間を業務として設けず少しずつ進めます。
　後者は、まず本人に自分の仕事をリスト化することを１つの業務として与えます。可能であれば引継書のようなものを作成してもらいます。
　作成されたリストのデータは保存しておき、業務の変更が生じたらリストを更新し、最新の状態をチームがすぐに確認できれば、日頃から業務の把握がスムーズになるでしょう。
　

進捗状況を共有する

　情報の取り扱いには会社で取り決めがありますので従いましょう。メールにはCCに入れるなど可能な範囲で進捗状況の共有、引き継ぎの場合もメールを資料として活用できれば、引き継ぎを受ける側もイメージがしやすいでしょう。

余白の重要性を知る

　時間と気持ちに一定の余裕を持っておかなければ、変化を受け入れられずチャンスを逃しますね。「余白」枠は先に確保しておきましょう。

手放すことを知る

　いつも通りじゃないのは気分が重くなりますが、これらの手順を一度してみるとぐっと仕事が楽になりますし、新しくチームに加わる人の負担も減ってすぐに対応することができます。
　手がいっぱいになって自分の「余白」を使いきった時はチームの「余白」でカバーできるようになります。
　「自分がやらなければ」と抱えた仕事や気持ちを手放すと、個人だけではなくチームの仕事効率も結果として上がり、成長や発展の道が見えてくることに気付くでしょう。

　「仕事が終わらない！」が口癖になっていませんか。

　なかなか取れない休暇やイレギュラーな仕事などのために常に枠を先取りしておき、その後に日頃やるべき仕事を入れましょう。

　どんな人でも１日は24時間です

　１日１日を大切に積み上げていきましょう

【続編を公開しています↓】