グダグダ会議を変える！『世界で一番やさしい会議の教科書』に学ぶ会議効率化術
「この会議、また長引いてる…」「何も決まらずに時間だけが過ぎた…」
こんな会議に参加したことはありませんか？
会議は情報共有や意思決定の場として重要ですが、進め方を誤ると時間の無駄になってしまいます。そこで今回ご紹介するのが、榊巻亮さんの 『世界で一番やさしい会議の教科書』。
この本では、入社2年目の女性社員が職場の会議を効率的で納得感のあるものへと変えていく物語が描かれています。楽しく読みながら、会議の進行に役立つヒントを学べる一冊です。
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1. なぜ会議はグダグダになりやすいのか？
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そもそも、どうして会議がうまく進まないのでしょうか？
会議が長引いたり、結論が出なかったりする原因として、次のような点が考えられます。
① 会議の目的が不明確
「この会議で何を決めるのか」がはっきりしていないと、話があちこちに飛んでしまい、結論が出ないまま時間切れになることがあります。
② 発言が偏る
一部の人が会議をリードしてしまい、他の参加者がただ聞いているだけになり、活発な議論が行われません。
③ 時間管理が甘い
「このテーマは10分で終わらせる」という時間配分がないと、議論がだらだらと続き、会議が予定時間を超えてしまうこともよくあります。
④ 準備不足
会議前に議題や必要な資料をきちんと準備していないと、会議が場当たり的な話し合いになりがちです。
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2. 会議効率化の5つのポイント
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『世界で一番やさしい会議の教科書』では、会議をスムーズに進めるためのポイントが具体的に解説されています。ここでは、特に重要な5つのポイントを詳しくご紹介します。
① 会議の目的とゴールを明確にする
会議の冒頭で「この会議で何を決めるのか」を共有しましょう。これにより、参加者全員が同じ方向を向いて議論を進めることができます。
たとえば、
「今日は新商品のプロモーション戦略を決定します」
といった形で目的を示すと、話が脱線しにくくなります。
また、ゴールが明確であることによって、会議が途中で行き詰まっても「何を優先して決めるべきか」を基準に判断できるようになります。
② アジェンダを共有する
会議の前に、話し合うべき議題（アジェンダ）を全員に共有しておきましょう。これにより、参加者が事前に考えを整理しておくことができ、無駄な時間を減らせます。
アジェンダは次のように構成すると効果的です：
会議の目的
各議題のテーマと時間配分
事前に考えておいてほしいポイント
③ 時間配分を徹底する
進行役は、テーマごとの時間配分を事前に決めておき、会議中も時間管理を行うことが重要です。
たとえば、
「この議題は15分以内に結論を出します」
と明確に宣言しておくことで、参加者が時間を意識して発言するようになります。
進行中は適宜「残り5分です」などと時間をリマインドすることで、議論が長引くのを防ぎましょう。
④ 参加者全員に発言の機会を与える
一部の人ばかりが発言すると、他の参加者が意見を言いづらくなってしまいます。進行役は、意見を求める質問を投げかけたり、沈黙している人に声をかけたりして、全員参加型の場を作りましょう。
たとえば、次のような声かけを行うと、場が活性化します：
「○○さんの視点ではどう見えますか？」
「この点について、ほかの意見も聞いてみたいですね」
発言がしやすい雰囲気を作ることも大切です。
⑤ 会議後にフォローアップを行う
会議が終わった後も、決定事項や次のステップをメールやチャットでフォローアップしましょう。
「次回までに何をするのか」が明確になっていれば、参加者が行動に移しやすくなります。また、振り返りを行うことで、次回以降の会議をより効果的に進めることができます。
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3. 物語で学ぶ！会議改善のヒント
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『世界で一番やさしい会議の教科書』は、物語形式で会議の進め方を学べるのが特徴です。
主人公の女性社員が、最初は会議の進行に苦戦しながらも、アドバイスを受けて少しずつ改善していく様子が描かれています。
「自分もこんな失敗したことがある！」と思わず共感してしまうエピソードも多く、楽しく読みながら実践的な知識を身につけられるのがこの本の魅力です。
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4. 本を読んだ感想とおすすめポイント
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私自身、この本を読んで「なるほど！」と思う場面が多くありました。特に印象に残ったのは、「全員の納得感を引き出す場を作る」 という考え方です。
また、物語形式のおかげで、単なるマニュアル本とは違ってスッと頭に入ってくるのもポイントでした。会議進行に悩んでいる方には、ぜひ一度手に取ってほしい一冊です。
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5. まとめ：会議効率化の第一歩を踏み出そう！
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『世界で一番やさしい会議の教科書』は、会議進行の基本を学びたい方にとって最適なガイドブックです。
「もっと効率的に会議を進めたい」「参加者全員が納得する会議をしたい」と考えている方は、ぜひこの本を読んでみてください。
ちょっとした工夫を取り入れるだけで、会議が劇的に変わるかもしれませんよ！