チームを活性化させたいなら「ホウレンソウ」を増やそう【やりすぎでOK】
こんばんわ、だぴてぃ先生です。
火曜はチーム論の日！！
コミュニケーションが少ないチームや職場は大きな成果を残せないことは広く知られていること事実ですが、ではどうやったら良質なコミュニケーションが取れるようになるのか？ということは意外と考えられていないように思います。
コミュニケーションが少ない組織は元気がありません。
これはどんな業種でも言えることだと思います。
この問題を解決するヒントとして「ホウレンソウ」が効果的です。
ホウレンソウとは、超有名な「報・連・相」の略で、社会人の基本とも言われています。もはやスキルとも言うのも憚られますね。
ただ、現代人は意外とこのホウレンソウができていない人が多いんです。
しっかりと報告や連絡、相談ができればコミュニケーションなんてものは意識しなくても自然と取れるようになります。
チームがなんだかうまく回っていない、職場がどんよりしているなって思う方はこの「ホウレンソウ」から始めていきましょう。
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🔆やりすぎで十分
報告や連絡、相談というのは基本的には部下が上司に対して行うことが多いと思います。
小さなことすぎて報告や連絡するのも遠慮してしまう、相談するにもこんなことで相談していいものか…と考えてしまうことって誰しも経験があるかと思います。
アンダーコミュニケーションとオーバーコミュニケーションという言葉があります。文字のごとく、コミュニケーションが足りていない、過剰な状態のことを指します。
機能していないチームは大体がアンダーコミュニケーションです。
リーダー視点から言えば、その報告が必要かどうかを決めるのはリーダーであり、メンバーではないってことです。
■判断力と作業力
これは「判断力と作業力」というnote記事でも書いていますが、仕事のやり方がリーダーとメンバーでは根本的に違ってくるためです。
判断するには情報が必要です。
よく「そんなこと言わなくてもいい！」っていう管理職の人を見ますけど、それは自分で「自分は判断力がないから言ってくるなよ！」って宣言しているようなもの。こう捉えると非常に情けないですよね。
ホウレンソウはやり過ぎても大丈夫。リーダーに様々な情報を入れることも、メンバーの仕事でもあります。
■チームが活性化する！
オーバーコミュニケーションはチームが活性化してきます。
リーダーに報告しない人は ”チームに存在しない状態” にもなりかねないので、どんどん報告するようになります。
これはどんなに消極的なメンバーでも、周りがそういう雰囲気になれば自然と報告・連絡するようになってくるので心配はいりません。
ここまでメンバーからリーダーへのオーバーコミュニケーションについて書きましたが、逆方向（リーダーからメンバーへ）にもしっかりしておかないと「うちのリーダー、何もやっていないじゃん！」ってなります。
リーダーは判断力で仕事をする以上、チーム内での情報共有を促すことも責務のひとつとなります。
受けた報告をもとにミーティングを行い「今月はこの仕事に変更点があった。あと、〇〇さんの取り組みは非常にいい事例だと思うから、みんなアドバイス求めてみては？」など、チームが活性化する方向へ目線を向けてあげることも必要です。
特別なテクニックを使わなくても、オーバーコミュニケーションだけでもチームを元気よくすることができます。
🔆「報告」「連絡」「相談」で注意したいこと
ここからはどちらかというとチームメンバー向けの話になります。
ホウレンソウは基本だ！
やりすぎでもいいんだ！！
っていうの簡単です。問題はどのようなポイントに注意すべきかってことを押させておかないと、せっかくの効果が半減してしまうどころか、ストレスの元になりかねません。
「報告」「連絡」「相談」それぞれで気をつけたいポイントを見ていきましょう。
■報告
曖昧な報告は、確認作業を増やすだけになりますので、しっかりと明確な報告ができるようにしましょう。
基本は5W1Hです。
これもコミュニケーションの初歩的なスキル。
Where（どこ）
Who（だれ）
When（いつ）
What（何）
Why（なぜ）
How（どのように）
この6つを押さえておくことで、ちゃんと意味が伝わる文章だったり会話になります。
新人指導していると、これができていないことが多いです。ちょっと何を言ってるかわからない…みたいな。（新人さんだけじゃないですし、新人さんでもアルバイト経験が豊富な方とかはしっかりしていますね）
大したことがないことでも、これを押さえて報告するとカッコよく聞こえちゃうところがリーダーとしては難点ではありますが、積極的に使っておきたいテクニックです。
■連絡
これも曖昧さを出してしまうとよくありません。
しっかりと明確に連絡しましょう。
基本的には報告と同じような感覚で良いかと思います。
■相談
メンバーからリーダーへ相談することってなかなかないかもしれません。あるとすれば困った時だと思います。
よくあるのが「どうしたらいいかわからない」という相談。これは双方にとって本当に無益でしかないので、気をつけておきたいことです。
これを避けるには、事前に相談するポイント（選択肢を提示するなど、相談のたたき台を作っておく）を決めておいて、それをリーダーに相談するわけです。手ぶらで相談することだけは避けなければいけません。
判断材料がないと、判断も何もありません。アドバイスしたくても、方向性がわからないと迂闊なことも言えません。
「どうしたらいいかわからない…」は本当にメンタル的に追い込まれた時や、業務上で困ってしまい、切羽詰まった状況でしか使わない！って心に決めておきましょう。
🔆まとめ
チームが活性化すれば、間違いなくチームはいい方向へ動き出します。
その元となるのがコミュニケーションです。
今日はチームコミュニケーションを上げるTipsとして「ホウレンソウ」を活かした方法をご紹介しました。
ではまとめです。
✅ホウレンソウはやり過ぎでOK！
✅報告と連絡は5WH1で明確に。相談はポイントを絞ってから！
では、コツコツといいチームを作っていきましょう。
だぴてぃ先生でした😌
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