新たなチーム・コラボレーションのカタチ
こんにちは、とくひさです。
私事ではありますが、一時期流行った動物占いをしてみたら”サル”でした。
サルは褒められると伸びるタイプみたいなので、どんどん褒めてあげて欲しいなと思います。
さて、最近入ったプロジェクトで、関係者や参加者とのコラボレーションにMicrosoft Teamsをフル活用してみましたので、今日は「まだあまり使ったことがない」という人のために、感想を含めて整理してみました。
Microsoft Teamsとは
ここ最近Web会議を使用するのが日常的になってきていて、そんなあれやこれやと利用するWeb会議システムの中の一つにTeamsのWeb会議機能があると思います。なので、Teamsと聞いたら結構多くの人は「あー、あのWeb会議ツールのTeamsの事ね」と思うのではないでしょうか。
もちろんそのWeb会議もTeamsの代表的な機能の一つで、とても便利なものなのですが、実はそれ以外にも複数人でのコラボレーションに使えるいろんな機能が搭載されていて、これらの機能に慣れてしまうと「もはやこれ無しではいられない」「後戻りができない」といった感じになってしまうほど便利なものなんですよ。
それでは、具体的にTeamsを使ってどのようにコラボレーションするのか、今回のプロジェクトでの使い方をご紹介します。
プロジェクトの事務局運営に
まずはTeams上でチームを作成。
今回はあるプロジェクト（複数回の継続参加型研修）の事務局用のチームと、そのプロジェクトへの参加者全員用のチームの二つを作成してメンバー招待しました。
この時、外部（社外）のユーザーをゲストユーザーとして招待することもできたのですが、ゲストユーザーについては、有料のMicrosoft365のアカウントを持っていなくても利用できるので、気軽に招待できるってのはすごいことだと思いましたね。本当に。
ちなみにゲストユーザーの招待には、サーバー側で設定が必要となるケースがある（これが結構大変でした）ので、うまく招待できない場合はそちらの設定を確認する必要があります。
で、外部のゲストを含めてユーザーの招待が完了したら、今度はテーマごとにチャンネルを作成します。最初からある「一般」チャンネルに加えて、研修のテーマや参考情報など、ある程度ザックリとしたまとまりで作っておくと便利でした。
注意点としては、最初からチャンネルを細分化しすぎない方が情報の把握がしやすいように感じましたので、最初は大まかに、必要に応じて分割していくような運用の方が良いかもしれません。
これで準備が完了。
各チャンネル内で参加者同士が気軽にチャット機能で投稿や返信をすることができる上に、話題（投稿）ごとにスレッドとして纏まるので、一つの話題に対する返信は常にまとまって表示され、他の話題とごちゃ混ぜになることがなく、非常に見やすくなります。
この「チーム→チャンネル→スレッド」で話題整理ができる点が、その他のビジネスチャットツールと大きく異なる便利ポイントですね。業務上その他のビジネスチャットツールを使うことも多いですが、正直その場限りのコミュニケーションで、見返しができないのが煩わしいです。
後からチームに参加したメンバーにとっても、過去の議論の内容がある程度整理されているので、追いつきやすいということもGoodポイントだと思います。
ちなみに投稿された資料は「ファイル」タブの中に全て格納される上に、メンバーが共同で直接編集作業をすることもできるので、研修資料の作り込みや計画策定などの作業を、離れたところにいるメンバーが各自好きなタイミングで行うことができるのもとても便利に感じました。
これまでであれば、都度メールでやりとりをしなきゃいけないし、更新する必要がある資料は一旦ダウンロードして更新して、またメールで返信して、、、とそうしたキャッチボールをするだけで結構な時間を要していたものが、前置きなしに気軽にコミュニケーションを取りながらその場で編集できて、さらにそうしたやりとりが成果物と合わせてそのままチーム上で保管・共有されていくので、外部のメンバー方を含めた事務局が一体感をもってプロジェクト運営できるな、と感じました。
とてもとてもおすすめですよ。
ハイブリッド型のワークショップへのチャレンジ
さて、ある程度人数も限られた事務局メンバーのチームとは別に、研修参加者が全員で継続して情報共有していく際にもTeamsを取り入れると、これまで以上にインタラクティブなやりとりが促進されるようになります。
今回は全５回の継続型の研修参加者を一つのチームに招待して、その中でグループ討議や事前課題の作成、資料共有や各種事務連絡のツールとしてこのTeamsを活用することにもチャレンジしました。
結論から言うと、こちらは参加者が膨らむ分課題点も多く、まだまだこれから・・・というのが実情ではありますが、今後こうした使い方が一般化してくると、一気に日常業務のデジタル化が進んでいくんじゃないかなと大いに期待しています。
今回どのように使ったのかというと、１５グループ約５０人をチームメンバーとして招待して、グループ内・グループ間・講師や事務局とのコラボレーションを行いました。
具体的には、研修に先立ちグループごとにプライベートチャンネル内で事前課題作成を行なってもらった上で研修会に参加してもらい、そこでグループワークを行ないながら資料をブラッシュアップ、さらに次回の研修に向けてそれらの資料をTeams上で随時更新して成果物に落とし込んでいくという流れです。
研修自体も、会場に集合して参加する形式とリモートで参加する形式と、参加者の希望や都合に合わせて選択可能なハイブリッド型で実施し、集合とリモートが混在した形でのワークショップを行いました。
これまでは、リモートで参加する研修はほとんどが座学型で、双方向のワークショップはなかなか難しかったのですが、今回はTeamsの機能もうまく使うことで、グループメンバーが離れた場所にいても、同時に同じファイルを更新し、相互にリアルタイムで更新内容を共有。更にビデオ通話機能も組み合わせることで、あたかも同じ空間でグループワークを行なっているようなインタラクティブなやりとりを行うことを目指しました。
講師が各グループのファイルの更新状況をリアルタイムで参照しながら、必要に応じてビデオ会議に飛び込み参加したり、ファイルに直接その場でコメントを記入したりすることで、距離の壁を感じさせないようにチャレンジしたのですが、まあ初回はオペレーション、取り回しに参加者が慣れるまではなかなか難しかったですね。
どのグループがうまくいっているのか、どのチームが困っているのか、なかなか全体が把握しきれずにアタフタとしてしまったので、できればその場でうまく状況を把握するルールを決めておく必要があるなと感じました。この辺りは今後うまく改善していきたいです。
初期のそうした課題を一つづつ乗り越えて、最終的にうまく回せるようになれば、移動時間や距離の問題を気にせず、より気軽に密接なコミュニケーション・コラボレーションの実現につなげることができると思いますので、是非今後も、出てきた課題点を地道に潰しながら改善を続けていきたいと思います。
まとめ
事務局でのTeamsによるコラボレーション運営は非常にスムースで、最早なくてはならないツールとして私自身実感していますが、一方で、研修参加者全員を巻き込んだコラボレーションについては、未だ課題が山積というのが実情です。
これについては、参加者各人のデジタルツールへの慣れ、日々の通信・端末環境の整備に加え、双方向のコミュニケーションをビジネスチャット上で積極的に実施していくという意識変革を進めていくことが必要だと思います。
今回のような取り組みを通じて参加者の方にデジタルツールの使い方に慣れていただき、日常でのデジタル活用が進んでいくことで、これまで以上に関係者のコラボレーションを加速化し、結果として生産性を高めていく一助となれるよう、これからもさまざまな取り組みにチャレンジしていきたいと思います。