書いて終わりから活用するメモ・ノート・手帳へ引き上げる

私は学生時代からメモ魔でした。

講義でも、セミナーでも読書も、資格取得の勉強のときも、いつもメモを取っていました。自室の本棚や押し入れの中には、私のノートやメモで埋まっています。

大学4年、就職活動中に
毎日就職日記を書いていたノート

長年、手書きでメモを取ることで、書くスピードは速くなりました。

研修や講義などで受講生に発表してもらうとき、聞きながら板書できるようになりました。
また、言われたことをそのまま書き写すのではなく、自分なりに表現を変えたり、図やイラストを添えて書いているので、書いた内容を覚えていることは多いです。

しかし、ノートやメモがたくさんあれば良いわけではありません。
どんなに記録をしていても、時間とともに忘れてしまい必要な情報を探すのに時間がかかるようになりました。

記録したメモやノートは、見返すことがほとんどなくなりました。
探しているより、新たに創り出す方が時間が有効に活用できるからです。

13年前から、ほぼ日手帳カズンを使い始めて、ノートやメモに記録することはほとんどなくなりました。

「情報は1冊にまとめなさい」と言われていますが、それは、
①必要な情報を一括管理することが大事
②活用したい内容だけを取捨選択して記録しておくことが大事
という２つのことが大事だからです。

複数のノートを持たず、手帳だけに記録するようになってから、必要な情報を時間をかけずに探せるようになりました。
この手帳に書かれていないものは、「記録していない」ということなのです。
また、セミナーや研修を受講した記録、雑誌や本の読書記録も、できるだけ1ページでまとめるようにしています。

何ページにもわたって書いてしまうと、探すときに読み直さなければいけません。
何でもかんでも書いてしまうのは、
①自分なりの視点が定まっていない
②ちゃんと聞いて書かなければ、丁寧に書かなければ…という義務感が強いためつまり目的不明確な状態だからです。

「大事かも…」「あとで使うかも…」の「かも」は「大事」ということではないし、「あとで使う」という確証もない、全く異なるものです。
こうして、メモの取り方よりも、自分の心と向き合って本当に大切なことを見極めることができたから、今は必要なことの取捨選択ができるようになったし、探す時間、考え込む時間、思い出す時間が激減して、仕事の効率化を図ることができました。

毎年、ほぼ日手帳カズンで必要な情報を加工しながら記録していますが、3年前から「ほぼ日5年手帳」を使い始めました。

毎日、1ページの記録でも、365日続けていると膨大な情報になります。
バーチカルページに目次機能を持たせても、やはり探すのには若干時間がかかります。
そこで、毎年だったり、定期的に活用する内容については、5年日記で管理するようになりました。

例えば定例で担当させていただいている
研修のカリキュラムや進め方の記録

確定申告の作業手順

5年分の情報が、この1冊の中に記録されているので、毎年使っている手帳からよりも早く探せます。

タダの記録で終わってしまうのか、記録を有効に活用できるかの違いは、目的が明確になっていることです。今は、仕事のどの場面で何のために活用したいのか？を常に考えながら記録するようになりました。何でも、手段が目的になってしまってはもったいないということですね。