【例文あり】就活で困るビジネスメールのマナーを徹底解説！
こんにちは！
株式会社エス・グルーヴの採用担当です。
就活を進めていると、企業とメールでやりとりをする機会が多くあります。
とはいえ、ビジネスメールのマナーが分からず文章作成に悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、ビジネスメールの基礎知識やメールの書き方を例文付きでご紹介します。
基本的なビジネスメールのマナーを身につけ、就活をスムーズに進めましょう！
ビジネスメールの基本
メールアドレスはシンプルなものを使う
就活で使用するメールアドレスはシンプルなものを推奨します。
企業から特に指定がない場合は、就活用にフリーのメールアドレスを作成すると便利です。
私用のメールに埋もれて返信漏れが生じるリスクを防止できます。
24時間以内に返信する
メールは基本的に24時間以内に返信するのがマナーです。
とはいえ、早朝や深夜など営業時間外にメールを送ると印象が悪くなる可能性もあるので、企業の営業時間を目安に返信しましょう。
装飾やテキストカラーの変更はしない
ビジネスメールにおいては、絵文字等の装飾は不要です。
また、テキストカラーや太さを変更すると読みにくくなる可能性があるため、避けましょう。
ビジネスメールの書き方
ビジネスメールは基本的に、以下の構成で作成します。
1．件名
2．宛先
3．あいさつ
4．本文
5．締め
6．署名
1．件名
相手がメールを受信した際、メールボックスを見ただけで「誰から」「どのような用件のメール」が送られてきたか分かるよう件名を記入しましょう。
例えば、履歴書を送付する際は「履歴書送付の件／（氏名）」のように簡潔に作成します。
また、相手から受信したメールに返信する際に表示される「Re：」は同じ要件のメールであれば残しておきましょう。
2．宛先
ビジネスメールの宛先は基本的に相手の「企業名+部署名+氏名」を記載します。
担当者の氏名が不明確な場合は、〇〇ご担当者様と記載しましょう。
3．あいさつ
あいさつは、「お世話になっております。〇〇大学の（氏名）と申します。」と簡潔に記載しましょう。
オリジナルの挨拶は必要なく、定型文を活用するのが一般的です。
4．本文
本文は結論を冒頭に述べ、その後に詳細な情報を記載するとで完結で相手に伝わりやすい文章を作成できます。
【例文】
この度は、〇月〇日実施される座談会の服装についてお伺いしたくご連絡いたしました。
参加要件に、「服装自由」と記載がございましたが、当日スーツを着用する予定があり、スーツで参加しても問題ございませんでしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、メールにてご回答いただけますと幸いに存じます。
5．締め
メールを送信する相手に時間を割いてもらうことを配慮し、締めのあいさつを記載しましょう。
以下に締めのあいさつの定型文を記載していますので、シーンによって使い分けましょう。
・今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
・引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
・ご査収のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
・大変ご無理を申し上げて恐れ入りますが、ご対応いただけますと幸いに存じます。
6．署名
署名には、「学校名」「学部・学科」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」を記入するのが一般的です。
本文と署名に間を「-」で区切ることで見やすくなります。
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エス・グルーヴ大学
〇〇学部〇〇学科4年
山田太郎
TEL ：080-xxxx-xxxx
mail：taroyamada@s-groove.co.jp
就活メールの例文
履歴書送付
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件名：履歴書送付の件／氏名
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株式会社〇〇
採用担当 〇〇様（氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」）
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
この度、○○（媒体名）に掲載されておりました貴社の求人を拝見し、販売職（職種）に応募させていただきたく、ご連絡差し上げました。
つきましては、添付ファイルにて履歴書を送付いたします。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご査収いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。
また、履歴書にはパスワードを設定しております。
パスワードを別途メールにてお送りいたいますので、お手数をおかけいたしますが、ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
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エス・グルーヴ大学
〇〇学部〇〇学科4年
山田太郎
TEL ：080-xxxx-xxxx
mail：taroyamada@s-groove.co.jp
💡 POINT 💡
「貴社」「御社」はどちらも相手の会社を表す敬語ですが、「貴社」が書き言葉、「御社」が話し言葉と使い分ける必要があるので注意しましょう。
面接日程の調整
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件名：企業から送信されたメール件名を変えずに返信
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株式会社〇〇
採用担当 〇〇様（氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」）
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程でお伺いすることが可能ですので、ご調整いただけますと幸いです。
【日程候補】
【1】〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
【2】〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
【3】〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
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エス・グルーヴ大学
〇〇学部〇〇学科4年
山田太郎
TEL ：080-xxxx-xxxx
mail：taroyamada@s-groove.co.jp
面接日程の変更
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件名：面接日程変更のお願い／氏名
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株式会社〇〇
採用担当 〇〇様（氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」）
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇月〇日〇時よりお約束しておりました面接につきまして、大学の授業の関係で貴社にお伺いすることが難しくなりました。
誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、もし可能であれば、以下の日程の中で
面接を再調整していただけないでしょうか。
【日程候補】
【1】〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
【2】〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
【3】〇月〇日（曜日）〇時〜〇時
お忙しいところ大変恐れ入りますが、ご検討いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
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エス・グルーヴ大学
〇〇学部〇〇学科4年
山田太郎
TEL ：080-xxxx-xxxx
mail：taroyamada@s-groove.co.jp
まとめ
本記事では、就活で必要なビジネスメールの基礎知識についてご紹介しました。
基本的なビジネスマナーが身についている方は企業や採用担当者に好印象を与えます。
反対に、メールの内容があまりにも失礼な場合は選考結果に影響を及ぼす可能性もあるので注意しましょう。
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