【コロナ時代の会社員へ】アジェンダと議事録の重要性

これからの時代は対面で会うことが少なくなりますので、打ち合わせの重要性はさらに増加すると考えられます。今までは、頻繁に声を掛け合ったり状況を確認することで意思統一ができましたが、これからはそれができなくなるためです。また、今回あえて”会議”ではなく”打ち合わせ”としたのは、コロナ禍ではちょっとした話し合いも簡単に声をかけて行うことが難しいので正式な”会議”だけでなく話し合いも含めて”打ち合わせ”と表現しました。

そのため、打ち合わせをして決める内容や決めた結果はメンバー全員が共有して常に意思統一できるように心がける必要があります。そのためのツールが「アジェンダ」と「議事録」です。

今回はこの「アジェンダ」と「議事録」について説明しますので最後まで読めばあなたも効率よく打ち合わせが継続的に行えるようになります。

１．アジェンダと議事録とは

アジェンダと議事録とは何でしょうか。私は以下のように考えています。

・アジェンダとは
一般的には行動計画などを示す言葉で、会議で使う場合は打ち合わせの目的などを書くものになります。アジェンダを作らず会議をする人が多いですが、これを作ると作らないとでは意思統一に大きな影響が出るものだと考えています。

・議事録とは
一般的には打ち合わせの結果をまとめたものになります。一人一人の発言まで書くことも多いですが、私は最終的に出た意見と結果をまとめれば十分だと思っています。お客様との契約などでは、誰が何を発言したかまで必要なケースもありますが、議事録の一番の目的は決定事項と次のアクションですので意見と結果だけあればと考えています。

どちらも作り方の詳細は次章の「アジェンダと議事録の作り方」に記載します。

２．アジェンダと議事録の作り方

打ち合わせは、アジェンダを作りそれに沿って進行し、そのアジェンダに結果を記載して議事録にすることが効率的です。具体的な作業項目は以下の通りです。
　①アジェンダを作る
　②アジェンダを事前に出席者に展開する
　③アジェンダに沿って会議を進める
　④決定事項をアジェンダに書いていく
　⑤議事録にまとめて出席者に展開する

各項目で行う具体的な作業を以下に記載します。
①アジェンダを作る
まずアジェンダを作ろうとすることで、打ち合わせの流れが整理できます。
・打ち合わせのゴールは何か
・打ち合わせメンバーは誰にするのか
・どんな項目や順番で議論していくのか
こういった項目を整理するだけで、主催者としてのあなたの頭の内容が整理されていきます。主催者に整理されていないものは他の人も整理できませんよね。

②アジェンダを事前に出席者に展開する
アジェンダを出席者に事前に送ることで出席者に打ち合わせでの発言内容を事前に考えてもらうことができます。それにより当日考える時間が減りますのでスムーズな議論が進みます。
また出席者を誰にするかも重要な要素です。少なすぎると打ち合わせ自体が無駄になりますし、多すぎると会議が長引いたり結論が出なかったりします。事前に上司あるは仲間に相談しておくことをお勧めします。

③アジェンダに沿って話を進める
アジェンダに沿って進めますので、脱線することがありません。そのため、決めたい内容に関して深い議論を行うことができます。
どうしても追加で必要な話があれば、アジェンダにその場で追記しても構いませんが打ち合わせ時間も考慮して進めてください。

④議論の内容や決定事項をアジェンダに書いていく
　議論の内容や決定事項をアジェンダに書いていくことで、各メンバーの頭を整理してもらうことができます。多くの
しかも、議事録もこれをベースに作れば無駄な手間が省けるので一石二鳥です。

⑤議事録にまとめて出席者に展開する
上記で記載したアジェンダに、決定事項といつまでに誰が何をやるのかアクションプランを整理した「打ち合わせ結果」を付け加えてメンバーに展開します。これにより、全員の「意思統一」が図れ、もし忘れてもこれを見ることで思い出すことができます。

3．現場での活用例

正式なお客様や上司との打ち合わせでも活用できますが、簡単にチームで決めたい事項などでも活用できます。
例えばTEAMSに相談したい内容をアジェンダにまとめて添付し30分程度議論させてくれとメンバー数人に頼みます。（相手を選ぶことも重要です）
その上でアジェンダを画面共有して、話を進めて決定事項を記載してそのまま議事録としてアップロードしておけば終わりです。
簡単ですが、あなたにとっては有用な意見が聞けますし、相手もリモートで参加できる上に、内容も相手（あなた）がまとめてくれるので負担が少なく済みます。
このようにアジェンダと議事録は簡単に活用できるのです。

４．まとめ

今回のまとめですが、効率的に意思統一ができる打ち合わせを行うには
　・アジェンダを作って議題を明確にしてそれに沿って進める
　・アジェンダを議事録に加工してメンバーに展開し、備忘録として活用
ということになります。

このようにアジェンダと議事録を効率的に利用すれば、後で言った言わないという話にもならないず備忘録も残るので、遠隔での仕事でも「意思統一」が図れるようになります。一人より仲間と知恵を出し合うことで仕事の成果も数段上がりますので、アジェンダ、議事録をうまく活用してください。