メモはメモらしく

『花も人も与えなければ育たない。求めるよりも与える育成を大切に。』が信条の柴マサヒトです。

仕事におけるメモの重要性は歳をとるほど、身に染みますね。私自身、あの時ちゃんとメモしておけばー！！なんて危機を何度も味わってきました。

だからこそ、同じ凄惨な過ちの歴史を繰り返さないように、新人さんにはメモの大切さを骨の髄まで教え込みたいと思いますよね。ただ、『兎に角にもメモをとれ』って指示だけでメモしますかね？合理性や効率性、生産性を欠いていませか？
大切な事は大事な時に正しくメモをとり、それを実務で活かせる事だと思います。

新人さんも新人さんで業務を身に着ける事よりもメモを取ることに意識が向いてしまえば実際の業務は身に付きづらく、果ては1日メモを取ってばかりで何も身についていない状態になりかねません。先日、インターネットで見かけた新人さんの声は「新人に何から何までメモさせる位ならマニュアルを作成してくれよ」でした。私もまさしくその通りだと思います。新人さんは仕事を覚えて活躍したいのです。

私がチームで実践している事は、日常的な業務はマニュアル化し、全員が同じものを携帯しています。そのマニュアルの更新は新人さんのお仕事です。

新人さんは先輩からマニュアルを使って仕事を習います。マニュアルがあるので、メモに意識を割かれることは少なく、必要な事だけメモをさせます。その後、マニュアル通り業務に取り組みます。そして、マニュアルの変更や記載不足、不明瞭な所を新人さん自らが定期的に更新をしていきます。
そして、そのマニュアルを使って次の新人さんにお手本を見せています。管理側としてもマニュアルの状態を把握できるので、業務管理にも大助かりです。

もし、新人さんが10人いたとして、各人がメモを取り、清書に毎日1hもかけたら、１ヶ月間の総合計は200hに及びます。(1h/日×20日/月×10人=200h/月)
しかも、そのマニュアルの内容は恐らく各人で不均一です。結果、仕事の品質が不均一になります。
統一のマニュアルを使う事は、業務のバラつきは少なくなり、品質は担保され、無駄な時間の削減にも繋がります！

しかしながら、マニュアルはあくまでも手順書です。会社からみれば、ただただ手順書通りに処理するだけであれば、アルバイトで十分です。

マニュアルを有効に使う事で、マニュアルでは表せない領域にある業務の本質に気づき、その領域を新人さんもベテランさんも同じベクトルで一緒に開拓していきたいと思います。