今こそ採用オペレーションに改革を。見落としがちな採用オペレーション「設計」と「運用」の話
「採用活動におけるオペレーション業務は時間が何時間あっても足りないんです・・・」
「オペレーション業務を可視化したいけれど、何から手をつければ良いのか・・・」
※オペレーション業務：面接日時調整など求職者様とのメッセージやり取り
最近、このような相談を受けるケースがありました。採用活動において切っても切り離せないオペレーション。採用ポジションが多くなれば多くなるほど面談や面接を担当する担当者は増えますし、応募してくださる求職者さんもその分増えるでしょう。増えれば増えるほど物凄く複雑化してきたな・・・と感じやすいです。しかし実は設計さえ抑えれば至ってシンプルなのもオペレーションです。
申し遅れました。ポテンシャライトの寳田です。ポテンシャライトでは設立4年間で約200社の採用支援に携わってまいりました。たくさんの採用事例を見ております。
本noteのテーマである「採用オペレーション」。ポテンシャライトでは煩雑化されやすいオペレーションの分野の「体験」をより感動的な、リッチ化された仕組みにしたいとOX（Operation Experience）という概念について過去ノウハウをアウトプットさせていただきました。
もちろんExperienceを高め続けることは重要です。ですがそもそも、オペレーションを行う基盤が整っている前提の話です。そこで今回は最小のオペレーション工数で最大の価値を提供できるための採用活動におけるオペレーション設計についてお伝えさせていただきます。
0. 「オペレーション」とは
まずは、「採用オペレーション」の「オペレーション」の定義についてです。
上記の表で緑の枠で囲っている内容を「オペレーション」と定義しています。具体的には、
書類選考合否連絡
面接日時調整連絡
面接日時確定連絡/面接詳細情報連絡
面接前日リマインド連絡
面接後のお礼メッセージ
面接合否連絡
最終面接調整連絡
最終面接確定連絡/最終面接詳細連絡
内定連絡
日々の求職者様とのメッセージやり取り
などを指します。
これらのやり取りはルーティンで回すことができる業務のため、アシスタントの方が担当したり、最近だと外注したりすることがありますね。
ただ、この「オペレーション」業務がものすごく重要なのです。まずは「穴」が一つもないオペレーション設計をしましょう。どんな企業にもオペレーション運用上、必ず「穴」があります。そしてほとんどの企業が下記画像のような状況です。
水がこぼれ落ちていますね。本当にもったいないです。
求人広告企業からの取材対応に要したお時間。
「採用広報」と急かされWantedlyの募集記事を頑張って更新したお時間。
人材紹介会社と毎月のようにミーティングをして、やっとご紹介をされたエース級人材。
ご応募を頂いた後のオペレーションが崩壊していると、これらがすべて無駄になってしまうのです。採用活動の上流部分をいくら頑張っても、オペレーションがうまくいっていない企業は必ず機会損失をしてしまっています。
なぜオペレーション改善をしないのか？
それは他社がどういった採用オペレーションで仕事をしているかを知らないので
危機感が煽られないからだと思っています。
上記画像にある「穴」とは・・・
・書類選考結果 滞留
・面談/面接日時調整 滞留
・面談/面接結果 滞留
・カジュアル面談後 滞留
もっとコンパクトにすると・・・
選考結果の滞留
日程調整の滞留
これらの2つの滞留さえ限りなくゼロに近づけることができれば採用活動は格段に進みます。少し考えてみてください。
選考結果待ち、面接日時調整待ち この2つの「状態(滞留)」は限りなく「無駄」に等しい状態です。もし仮に、
社内選考を通過した直後に面接日時調整ができた
面接終了後の1分後に面接結果が出た
このいずれのパターンは「無駄」な状態(滞留)が一切なく、ものすごくスムーズに進捗が進んでいることを意味します。
では、この「滞留」をゼロにするためにはどうすれば良いのでしょうか？
答えは「オペレーション設計」です。滞留をゼロにするようなオペレーションを組めば良いのです。
1. 「オペレーション設計」で抑えることは「3つ」だけ。
前述した通りオペレーションの滞留は【選考結果の滞留】【日程調整の滞留】この2つです。実はこの滞留を無くすためにできることとして大きく3つの設計を踏まえておくことでよりスピーディーに・的確にオペレーションができるのではと考えています。滞留が発生するタイミングをまとめてみました。
整理していくとオペレーション業務で滞留を無くすために必要な設計は
①「催促」の設計
②「リマインド」の設計
③「連絡の漏れ」の設計
それぞれ見ていきましょう。
1-1. 「催促」の設計
日程調整の滞留/選考結果の滞留。この2つに沿って「催促」は存在します。
より「滞留」について詳しくみていきましょう。
a) 日程調整の滞留
- 社内にボールがある場合
- 求職者にボールがある場合
b)選考結果の滞留
- 社内で結果回収ができていない
- 求職者に結果共有ができていない
つまり催促の設計を行う際は大きく2つの催促の設計をすることが重要です。また、催促という業務は軸になるケースがほとんどです。
選考のフェーズに合わせて催促のルールを設計しましょう。あくまで弊社のお勧めではありますが、
【日程調整の催促ルール】
- 「社内」にボールがある場合
- 面接対応時間を全社で設定する（●●:●●~●●:●●）
- 複数名で日程調整が可能な日程調整ツールを利用する
- 「求職者」にボールがある場合
- 案内の連絡後3日以内に催促
ex)「書類選考合格連絡」から3日経過は催促
「1次面接合格連絡」 から3日経過は催促
【選考結果の催促ルール】
- 社内で結果回収できていない場合
- 面談・面接実施日を起点に 2日経過後催促実施
- それでもいただけない場合、【通過】と見なす など
- 求職者に結果共有できていない場合
- 面談・面談実施した候補者さんには番号を振っておく
ex)① 面談確定（実施待ち）
② 面談実施済み（結果待ち）
など
1-2. 「リマインド」の設計
リマインドは必須というわけではありません。必須ではないものの、リマインドを実施したほうが丁寧だよね、そのような考えのもの実施している企業様も多くあります。リマインドは面談・面接確定後に発生します。ここで言うリマインドとは面談・面接日の前に
・社内担当者
・候補者さん
へ行うリマインドです。
『社内の担当者』へのリマインドも『候補者さん』へのリマインドを行うのであればルール化してしまいましょう。
1-3. 「連絡漏れ」を無くす設計
続いて「連絡漏れ」を無くす設計です。連絡漏れは候補者さんからいただくイレギュラーな質問への回答が該当します。
候補者さんからの質問への回答が漏れてしまうと候補者体験は必然的に下がるでしょう。対策としてはよくいただく質問を取りまとめて展開するのが良いでしょう。あくまで事例の一つですが、弊社の場合、音声でよくある質問をまとめ、面接のご案内の際に送るようにしております。
思いの外、事前に聞いてきてくださる方が多く面談や面接の場でもより有意義な時間にもなっている気がします。
2. 具体的にどのように設計したルールを運用化するか？
オペレーションの落とし穴の一つとして、採用管理ツール（ATS）の上から順番に候補者さんを確認しにいくことです。これでは凄まじい時間と体力が必要です（笑）前述した抑えるべきポイントを整理すると・・・
ここまで何を抑えるべきか、どのようなルールにするか整理できたと思うのですが、具体的にどのように運用していくのかをみていきましょう。
まずはこのように選考別で分けてみました。
上記3つの抑えるべき項目に番号を振り、候補者さんごとにどのような動きを取るべきかが瞬時に分かるような体制を作りましょう。
【採用管理ツール（ATS）を利用している場合】
ATSを利用している場合、検索で拾えるような仕組みにしましょう。
a) HERPの場合 ：「メモ」機能の活用度
この場合は
1-1.[社内]日程調整中
1-2.[求職者]日程調整中
2-1.[社内]結果回収
2-2.[求職者]結果共有
などと番号を振っておくのが良さそうです。
b)HRMOSの場合：ステータスを更新の上、チェック
c)Talentioの場合：タグにて番号で管理
d)Opelaの場合 ：候補者ステータスで管理
【採用管理ツール（ATS）を利用していない場合】
ATSを利用していない場合は恐らくスプレッドシート（最近ではnotion）で管理する企業様が多いのではないでしょうか？この場合はスプレッドシートの関数を利用して滞留を集計できるような設計にしておくのをおすすめします！
ツール未導入の方なら Opela で始めてみませんか？
Opelaは、採用支援の実績を数多く持つ、株式会社ポテンシャライトが開発・提供する採用ツールです。「採用担当者の業務効率化」だけでなく、「候補者の選考体験を向上させる」のが大きな特徴です。
採用コンサルタントによるカスタマーサクセスも提供しているので、初めてのツールで運用できるか不安な方にぴったりのツールです。
3. 最後に
皆さんいかがでしたでしょうか。今回は採用活動におけるオペレーション業務設計についてお伝えしました。オペレーション系の業務は軽視されており、且つ比較的コスパが悪い企業も多数存在しているかと思います。しかし、設計をしてしまえば、「水」がこぼれ落ちているバケツのような状態を回避することが可能です。弊社では採用オペレーション改善に終わりはないと考えており、今後もオペレーションで発見したノウハウ含めてアウトプットしていく予定です！これを機にオペレーション設計について見つめ直してみませんか？
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