全員キャリアチェンジ組！業務オペレーションの司令塔を担う業務執行ユニットメンバーの紹介
みなさんこんにちは！昨日公開された 業務執行ユニットの『これまで』と『これから』 はご覧いただけましたでしょうか？
SmartHR 事業推進本部 Advent Calendar 2024 7日目の今回は、そんな業務執行ユニットに所属する3人のメンバーが取り組んでいる業務についてご紹介します！
まずは自己紹介
SmartHRではSlack名でお互いを呼び合っているため、今回もSlack名の表記でお送りしますね☺️
Hiraga）SmartHRは3社目で、前職は製造業向けSaaS事業を行っている会社でバックオフィス全般の業務やSalesforce・Kintoneの管理業務を行っていました。
システムを利用した業務の設計・運用・改修に本格的に携わりたいと思い、2024年1月にSmartHRに入社しました！
ayamu）私はSmartHRに入社して4年とちょっとが経ちました（早い、、！）
前職が営業職だったこともありインサイドセールスとして入社し、SMB・EB規模のお客さまを担当。その後インサイドセールス専門のオペレーション部隊（ISOps）での業務を経て、Hiragaさんと同じタイミングで業務執行ユニットに異動してきました。
aochi）前職は医療ITの営業職兼自社のSalesforceの導入から管理までの業務を行っていました！SmartHRは2023年7月にインサイドセールスとして入社し、業務推進の役割を本格的にやりたいなと思い異動希望を出して、2024年7月より業務執行ユニットに来ました。
お笑いが好きなのでM-1決勝がある12月を毎年心待ちにしています！（令和ロマンの連覇なるか？！）
現在取り組んでいることは？
Hiraga）お客様との契約が締結したあとの機能の開放・請求に関する設定をZuoraというツールを用いて行っています。Zuoraは請求処理を自動で行うことのできるサービスなのですが、Zuoraへお客様の契約内容（商品や単価）を設定すると、連動してSmartHRの機能が開放される仕組みにもなっています。
一部の業務は外部に委託しているため、委託先の管理やエスカレーションの対応も業務に含まれます。一方、複雑な設定やイレギュラーの対応など未だ属人化してしまっている業務内容もあり、今後はすべての業務が人員にかかわらず常に回せるような体制を構築していきたいと考えています。
aochi）Zuora関連の設定や、設定内容に不備がないかをチェックするクエリの作成を行っています。最近は業務の幅も少しずつ増え、他部署が行う業務の中で自動化・効率化できるものがないかを確認し、型化できないか試行錯誤しています。
ayamu）おふたりが行っているZuora関連の業務に加え、ビジネスオペレーション上で発生する業務に対しシステムを利用した自動化・効率化の実施も行っています。
どうしても人の手が必要な業務については業務の簡素化と型化を行い、障害者雇用メンバーを中心として構成されているダイバースOpsユニットや外部への委託・管理を行っています。
いつもお世話になっているダイバースOpsユニットもnoteで発信をしていますのでぜひご覧ください！👀
入社・異動前後のギャップは？
Hiraga）入社前に想像していた以上にものすごいスピード感で新規商品や業務システムの改善・改修が行われていることに驚きました。
上記に連動して業務理解やオペレーションの型化のスピード感も求められますが、一方でオペレーション改善の機会も多く、今後はシステムを利用した業務の自動化やデータを用いた不備検知などの改善にも携わっていきたいと思っています。
aochi）異動希望を出す前は、主な業務内容としてはSalesforceの保守を想定していました。実際は人がやるには煩雑だったりミスが起きやすい業務をオペレーション改善や自動化を通じて改善する、といったようにSalesforceのみならずツールや関係者の幅を広げて業務を行っています！
またインサイドセールスとの違いは、ビジネスサイドからプロダクトサイドまで多岐にわたって社内関係者がいるので、より全体最適を意識した意思決定を行う必要があることです。
ただ、その分日々スキルを積み重ねていけるのも良い点だと思います。
ayamu）実は業務執行ユニットに異動するにあたり2つの不安がありました。
Zuoraを導入して数年経っているため、すでに運用は固まっており業務改善などに関わる機会がないのではないか
メイン業務がSalesforceからZuoraに変わることで、これまで知見を増やしてきたSalesforceに触れる機会が減ってしまうのではないか
実態はどちらとも異なっていました。これまで行ってきた運用であっても疑問点や改善の余地があれば提案が可能であり、改善にあたりZuoraのみならずSalesforceなど関連するシステムを使って自動化を進めたりデータを活用することが可能です。
今年取り組んだ業務改善も複数あり、自動化やデータを利用した可視化などを行ってきました。
それぞれが今後取り組みたいこと
Hiraga）SmartHRではすごいスピード感で新しい商品や施策が生まれ、それに連動して既存の業務の運用フローに関しても大きく変動することも少なくありません。そのような場合でも適切に業務を型化＆ナレッジ化し、運用が円滑に＆正確に行えるフローを構築し、運用していく必要があります。
現状の運用フローでも言えることですが、業務が多様化するにつれ業務の正確性の担保を人力ではなくシステムで行うことが重要になってくるかと思います。今後はそのようなシステム面での正確性の担保に寄与できるようクエリやその他ツールに関する知見を深め、より正確な業務フロー構築運用に携わりたいと思っています。
aochi）SmartHRは毎年たくさんの新機能が出るので、いつどのような設定依頼が来て・誰がどういう設定をしたから・今の状態になっている、という状況をより簡潔かつ正確に把握するニーズが強まっています。使える機能が増えるということはその分確認や管理は難しくなり、いかに技術で品質を担保するかが求められます。
異動して半年が経って各ツールの仕様やツール間の連動が見えてきたので、来期以降は情報の正確性担保を強化できるような取り組みを進め、人が介在する運用の中でも異変の検知精度を上げたり、そもそも人の介在を減らせるような仕組みを整えていきたいなと思っています。
ayamu）2025年1月の組織変更で業務執行ユニットはより大きな体制になる予定です。現メンバーとは異なる経歴や知見を持つメンバーもいるため、今よりも広い範囲のビジネスオペレーションに関わっていけるようになると思います。
SmartHRの新しい機能誕生とともに発生する業務ももちろんですが、既存の業務でもまだまだ改善の余地があることがわかっています。ダイバースOpsや外部委託に加え、AIの活用も進めていきたいと考えています！
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