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Notionカレンダーを使って課題とタスクを管理する

浅倉 正芳 / asache

こんにちは！計画を立てるのが好きなのですが、その通りに進んだためしがないあさっちです。今回は先日リリースされたNotionカレンダーとその使い方についてご紹介したいと思います。


Notionカレンダーとは

Notionカレンダーは、1月18日に突然リリースされたNotionの最新機能です。Notionが2022年に買収した「Cron」というアプリケーションの技術が組み込まれています。主に以下の2つの便利な機能を提供します。

  1. Googleカレンダーと同期

    • Googleカレンダーに登録された予定をNotionカレンダー上で直接確認できます。

  2. Notionデータベースとの統合

    • Notionデータベースに登録されたデータを、日付プロパティをもとにカレンダー上に表示できます。

これまでは、NotionのデータはNotionのカレンダービューで、Googleカレンダーの予定はGoogleカレンダーでと、2つのカレンダーを別々に確認する必要がありました。しかしこの新機能によって、両方の予定をNotionカレンダーひとつで統合できるようになり、より効率的でシームレスなスケジュール管理が可能になります。

Notionカレンダーの使い方

Notionカレンダーを始めるには、まずWebページから「Get Notion Calendar free」のボタンを押して、Googleアカウントと連携します。GoogleのIDとパスワードを入力して連携が完了すると、Notionカレンダーの画面とその中にGoogleカレンダーの予定が表示されます。

NotionカレンダーのWebページ

NotionにアクセスしてNotionデータベースのカレンダービュー、あるいは、マイルストーンビューを表示すると、右上に「Open in Calendar」ボタンが表示されています。こちらを押すと、Notionカレンダーに移動して、ビューの中で日付用に設定されているプロパティと同じ日付にデータが表示されます。

Notionカレンダーはブラウザで利用できるだけでなく、Mac（IntelとApple Silicon）、Windows、iPhone/iPod touch用のクライアントアプリも提供されています。Androidアプリはまだのようなので、早くリリースされることを期待しています。

真っ先に活用できそうなのは、カレンダーの予定の中でNotionページの名前を検索することで、リンクを直接添付できるところだと思います。これまでミーティングのアジェンダなどを添付するとき、NotionページのURLをコピーしてGoogleカレンダーの予定を開いてから説明欄にペーストしていた作業が、Notionカレンダーの中だけで簡単に完結できるようになりました。

Notionカレンダーの予定にNotionページを添付

課題とタスクの管理方法

私が所属しているインフラ/SREグループではNotionプロジェクトを活用して、以下の2つに分けて実行していく施策を管理しています。

  1. 課題

    • 目標達成のために解決すべきこと。何が問題となっているか、どのような解決策があるのかを明確にします。

  2. タスク

    • 課題を解決するために行う具体的な作業。それぞれのタスクを通して、対象となる課題の解決に向けて進めていきます。

「課題」と「タスク」は、それぞれのデータに「期限」を設定しています。これまでは「期限」を別々のカレンダービューで可視化することで、全体のスケジュール管理を行っていました。

Notionカレンダーへの統合により、タスクの進捗と課題解決までの全体像が一目で分かるようになりました。また、グループメンバーや自分自身の他の予定との関連性も把握しやすくなり、より効率的なプロジェクト管理が可能になりそうです。

注意点

まだリリースされたばかりということもあると思いますが、Notionカレンダーには使うときの注意点がいくつかあります。

  • カレンダービューかマイルストーンビューが必要

    • カレンダービューやマイルストーンビューがない場合、Notionカレンダーと連携するボタンが表示されません。連携するにはデータベースにこれらのビューを設定する必要があります。

  • 同期の方向性

    • NotionカレンダーとGoogleカレンダーは双方向で同期できます。Notionのデータとの同期は片方向（NotionのデータからNotionカレンダーのみ）です。

  • カレンダー名が重複する

    • 同じデータベースの異なるビューから読み込まれたカレンダーは、Notionカレンダー上で同じ名前で表示されます。ただし、Linked Viewを別に作ることで異なる名前で表示させることもできるようです。

  • プロパティが表示されない

    • Notionデータベースから読み込んだ予定には、プロパティが表示されません。現在はNotionに戻って確認する必要があるので、今後の改善に期待です。

まとめ

今回リリースされたNotionカレンダーの魅力は、Googleカレンダーに登録されていたミーティングなどの予定と、Notionの複数のデータベースに登録されている課題やタスクをひとつの場所で確認できることです。これにより、自分だけでなくグループのスケジュールやプロジェクトのマイルストーンを管理するのが効率化できそうです。

今後もどんどん機能がアップデートされると思いますので、新しい便利な使い方があればご紹介したいと思います。それでは、また！

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