新社会人へのガイド：効率的なルーティンワークの作り方①～文書作成はコピペを多用
45才公務員クエスト失敗おじさんの「ありのこ」です。
2023年に潰瘍性大腸炎という病気（＝難病）のため国家公務員を当てもなく退職。
〇〇省勤務ではなく出先機関に20年以上勤務していた事務系公務員でした。
曲がりなりにも20年以上公務員をやっていました。
そんな私にも新人時代はありました。
2002年の4月でした。
今は3月末です。
時期としてちょうど良いので「おじさんから新社会人のみなさんに伝えたいこと」を書いていきたいと思います。
新社会人の皆様にとって「ちょっとした仕事のコツになれば」と思っています。
今回はシリーズ２回目のnote記事になります。
前回は👇こんなこと👇を書きました。
より多くの仕事をルーティンワークにしておいて、余った時間・労力を「どうしてもルーティンワークにできない仕事」に振り分ける
もっと詳しい内容に興味があれば👇このnote記事👇をお読みください。
今回は「より多くの仕事をルーティンワークにする」の実例を挙げます。
私は事務系国家公務員でした。
だから自分の事務系国家公務員の経験から１つの実例を挙げます。
新人の皆さんは「自分の職種・仕事で似たようなことができないか？」を４月以降に考えてみてください。
考えるのはちょっと余裕が出てきたときで良いので。
・コピペ大好き！
少し前だと若者の方がおじさんの私よりも圧倒的にパソコンに強かったです。
だから若者の皆さんに「コピペ」なんて言わなくても知っていたわけです。
しかし今は時代が進みすぎてかなりのことがスマホでできる時代です。
すると学校の授業でしかパソコンを触ったことがない・・・なんていうこともありえるらしいです。
ですので若い方に向けて「私はコピペ大好き！」と念のために書いておきます。
事務系公務員だとパソコンで文書をたくさん作らないといけません。
コピペとは「コピー&ペースト」のことです。
PCで文書などのデータを複製し貼り付けることを言います。
すべての文書を１から作っていたらものすごく時間がかかります。
ですので他の文書からコピペできる部分があれば、どんどんコピペします。
最終的には「どこの部分からコピペすればいいのか？」はかなり頭に入っています。
この状態でコピペを駆使して文書を作成していると、その文書作成はルーティンワークです。
頭で考えているのですが、体感としては頭を使ってない感じです。
第１回目のnote記事でルーティンワークについて以下のように書きました。
「体で覚える」とは古い言い方ですが「いちいち考えないでもできるようにする」と意味です。
「いちいち考えないでできる仕事」とは「ルーティンワーク」のことです。
実際には考えているのですが、その人にとっては考えてない感覚です。
ただしすべての文書作成でコピペを活用できるわけではありません。
１から全文章を作らないといけない文書もあります。
１から全文章を作らないといけない場合はルーティンワークにはできません。
ルーティンワークにできない仕事はてこずります。
だからこういった時間や労力をたくさん投入しないといけません。
１回目のnote記事はルーティンワークについて次のように書きました。
より多くの仕事をルーティンワークにしておいて、余った時間・労力を「どうしてもルーティンワークにできない仕事」に振り分ける
２回目である今回のnote記事は「コピペを使ったルーティンワークの最大化」を取り上げました。
次回はルーティンワークについて他の例を書きます。
他の例は「定型フォーマット」。
つまり「つづく」です。
note記事は以上です。
最後までお読みいただきありがとうございました。
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