相手に伝わる文章の書き方

皆さんこんにちは、Akihiライティングのお時間です。

昨今、新型コロナの影響もあってか、リモートワークが増えて参りました。

私のようなそもそもリモートで行える仕事はもちろん、商談の打ち合わせといった本来オンサイトで行っていたものも、Zoomを活用して行われることが多くなったことでしょう。

こんななか、相手に伝わる文書力というものが重要なウェイトを占めるようになって参りました。

業務のすり合わせを逐一Zoomを通して行うのではなく、メールやSlackといった非同期的な形で話し合いを進めるメリットが際立ってきた結果、このような風潮が生まれてきたと言えるでしょう。

そのため、今回は「相手に伝わる文章の書き方」について自身の考えを述べてみようと思います。

私自身、ライターを初めてから7日で100万PVを誇るサイトの記事を委託いただいたことがございます。これは打ち合わせ段階で私が取引先の担当者に刺さる文章を書けたおかげだと自負しております。

先に正直な気持ちを申しておきますと、文章力というものは、これまでその人が培ってきたインプットの量や脳内で構築した文章の反芻回数・アウトプットした成果物の見直しなどの絡み合いの中で上手くなっていくものだと思います。

実際、堀江貴文さんも「文章力は才能」「圧倒的なインプットをしている」と松田誉史さんとの対談のなかでおっしゃられています。

その意見を全肯定してはもとも子もないので、どんな意識改革を行えば文章力がつくのかについて以下で話していこうと思います。

さてそれではどんな意識改革で文章が上手くなるのかについて考えてみましょう。

私の中で「相手に伝わる文章を書ける」ことは「相手に対する分析と気遣いができている」ことと同義です。

文章は受け取り手の違いによって伝わりやすさが大きく変化していきます。

具体的な例としてはゴリゴリの理系人間と、文系人間を比べていただければ結構かと思います。(便宜的に分けているだけです。悪しからず。)

理系人間は文章を、単語一つ一つの厳密な定義の想起のもと、論理を整理していきます。

一方で文系人間は文章をひとつの塊ととらえて、その塊と周りの文章とのニュアンスの相互作用から理解を進めて行きます。

「太郎くんは足が速い。だから今度の大会で入賞できるだろう」という文章を文系はさらっと「そんなもんか」と読む一方で理系は「(いい意味で)ケチをつけ」てきます。

太郎とは、どの太郎だろうか？
足が速いとは何を基準にしているのだろうか？
今度の大会とはいつどこで開催されるものだろうか？
入賞とは何位からを示すのだろうか？

つまり理系的な人間と交流を行う際には、文章を簡潔化する代わりに単語一つ一つの役割を際立たせて作成する必要があります。

先ほどの文章例であれば、
「佐藤太郎くんは50mを10秒で走る。明日の校内大会で8位以内入賞するには12秒より速く走る必要がある。よって太郎くんは明日の大会で入賞するだろう。」
こんな形になります。

具体的な数値を出して、なおかつ結論にたどり着くまでの道筋を明確化することが重要です。数字のソースが推測ではなく、文献によるものであれば、なお良いです。

これを仕事で応用するとどのような文章の作り方になるでしょうか…

例えば、文系部下が理系上司に対して以下のような意見を述べても受け入れられないでしょう。

「来週の打ち合わせ資料の作成についてですが、追加項目を作成することは難しいです。お願いします。」

極端な例かもしれませんが、これでは相手に自身の意図を全て伝え切れていません。

これが文系上司であれば、単語間・文章間の空白を読んで「なるほど、彼には別の仕事も投げている。その仕事と今回の仕事との時間の兼ね合いを考えると、追加項目作成は難しいということか。」などといったフォローを自己構築してくれるでしょう。

しかし、これが理系上司だった場合はその結論に至るまでのプロセスをある程度明確化しなければなりません。

プロセスがない場合、理系上司は混乱をきたし、最悪の場合やる気がないやつめ！と怒るでしょう。

このような小さなトラブルの積み重ねは大きな確執やハラスメントにつながることすらあり得るため回避することが大切です。

今回の例で相手が理系上司だと見抜いた際には、次ような文章が考えられます。
「追加項目の作成は難しいです。現在、○○に関する業務を同時並行しており、完成まで5日以上かかる見込みです。また、追加項目の作成には3日かかります。よって今回の項目追加の作成を7日以内で行うのは困難なため見送らせていただきます。」

上のような文章であれば、一週間以内に追加項目の作成を行うのは時間制約的に現実的ではないことが相手に伝わるでしょう。

このように相手に対して、どのような論理展開であれば納得するのか、また、どんな感覚(視覚、聴覚、感情、権威、データ、厳格な論理)を刺激すればより効果的に伝わるのか分かれば、自身のエネルギーを無駄に消費することなく、かつ、相手との関係性を悪くせずに交渉を有利に進めることができます。

以上のような柔軟性を持つことが相手との関係性をスムーズにする上で効果的となります。

この柔軟性を的確に適用していくためには相手の分析が大変重要になってまいります。

今後の記事では、私が最も得意とする、人に対する分析について上手いこと説明していけたらと思います。

母の怒りを背中を見て判断し、初恋の人との別れを目で察し、観察能力が高いと多くの友人から評価、見透かされているようで怖いと現恋人に言わせるメゾットです。悪用頂くのは哲学に反するので全有料化の予定です。

相手に意見を合わせる必要はありません。自分の意見を貫きたいときは、相手に合わせて自身の伝え方を変化させればいいだけです。

お互いが気づいたら納得しているような文章作りを目指して見てはいかがでしょうか？

本日のまとめ

・自分の意見を曲げる必要はない。
・相手に合わせた伝え方を文章に織り込もう。
・そのためにはまずは分析。
・相手に刺さる思考経路を見つけたらその型に合わせて文章を作ろう。