【ちょっとしたライフハック】パワーポイント資料作成を先送りしない為に
先日の記事で、ライフハックをもって困り事に立ち向かっている発達障害当事者のお話をしました。
ちょうど、3月31日に発達障害ライフハックのイベントがありますので、私なりのライフハックをご紹介しようと思います。
パワーポイントの資料作成を期限内に終わらせる為にやっている事
これは先日ツイッターでつぶやいたところ、私のアカウントにしては多くの方にいいねを押して頂いた話ですので、ここでもご紹介しようと思います。
発達特性の一つとして、大事な仕事でも先送りにしてしまうという点があります。
これは脳の特徴として、中・長期にフォーカスを当てる事が難しく、目の前の仕事がやって楽しいかどうかという点に主眼がいくという点が、原因の一つとしてあります。
子供の頃も、夏休みの宿題を最後3日で終わらせようとするような子っていませんでしたか？
それに近いイメージで考えて頂けたら分かりやすいかと思います。
やる気を出そうとするよりも、手を付ける際のハードルを下げる工夫をする
上記のような理由で、仕事に対して直前になるまで手を付ける事が難しい人は一定数います。
それでも間に合えば良いのですが、なにせ直前に手を付け始めるので、外的なアクシデントが発生した場合この計算は簡単に狂ってしまいます。
最悪なのは、それでも帳尻を合わせようと無理にギアを上げて、他の仕事のクオリティが著しく下がったりミスをしたりするケースです。
こういった事に陥らない為にも、早めに手を付ける工夫が必要になります。
まずは中身が真っ白で良いので、〔名前を付けてファイルを保存〕する
これがかなり効果があると思います。
仕事に手を付けていると認識する事ができますし、その認識が出ると、実際に作業をしていない時でも作成すべき資料の中身について脳がバックグラウンドで考えてくれている事が多いです。
また、そうしている内に、新しいアイディアを閃く事もあります。
とにかく、何もない状態から〔いずれ完成品になる予定のファイル〕を作成する事が非常に重要です。
中身が真っ白で良いので複数のスライドをつくる
パワーポイント1枚で完成させる資料であれば別ですが、複数枚のスライドを使う資料の場合、想定する枚数だけ、真っ白なスライドを作っておく事も有効です。
これをやっておく事により、何となくでも構成を想像しやすくする事ができます。
資料で伝えたい事を、1スライドに一言ずつ書き出す
ここまでできたらもう完成は近いです。
大体の場合、１スライドで伝えられる事は一言程度です。グラフや挿絵などはあくまでその一言を伝えやすくする為のものと考えると分かりやすいと思います。
伝えたい事を予め各スライドに入れておく。そして、全体の整合性が成り立っているかを確認する。
こういった作業をしておくと、資料の骨組みが大分できてきます。
挿絵やグラフなどの表現方法については資料を目の前にするより、他の時間で脳に勝手に考えてもらうのもアリ
私達の脳は常に複数の思考がバックグラウンドで走っています。
その為、考えるべき事を規定してあげれば、他の事をしていても脳は勝手に考えてくれます。
ある時、全く関係無い事をしていても急に何かアイディアを閃く時って無いでしょうか？
あれは、元々バックグラウンドで考えていた構想に、今の情報が加わって化学反応が起きたり、既存の知識との組み合わせで新しいアイディアが閃いたりしているのだと思います。
資料を目の前にして表現方法をすぐに思いつくのであれば問題無いですが、もしそういった所で時間がかかりそうであれば、他の作業に切り替えて、脳に勝手に考えてもらうというのも一つの方法です。
発達障害ライフハックについて
私は以前より、誰にでもある程度の発達特性があるとお話しました。
発達障害と定義される人との違いは、日常生活においてその困り事が致命的かどうかだと思っています。
その為、こういった発達特性に対するライフハックは、発達障害の人じゃなくても活用する事ができるナレッジだと思っています。
発達障害かどうかに限らず、こういったライフハックがもっと広まっていけば、皆が働きやすくなるのではないかと思っています。
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