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SaaS の導入のコツ #2 検証編

株式会社zooba

こんにちは！zoobaです！

前回はSaaS導入における最初の検討プロセスについてお伝えしました。
今回は次のステップとなる検証プロセスについてご紹介していきます。

対象のSaaS製品を導入することで、期待した効果が得られるか、運用プロセスがイメージできるかを念頭に検証を進めていきます。

具体的な検証プロセスは以下の流れとなります。

  • 検証環境の準備

  • 検証項目の作成

  • 検証

  • 導入の判定

  • 運用フローの整理

  • スモールスタート

  • フィードバックからの修正

では、ひとつずつ説明していきます。

1.検証環境の準備

可能であれば、検証用のドメインを新規で用意します。
ドメインとはホームページのアドレスでいうと「https://xxxxx.com/」のこちら「xxxxx.com」の部分です。

ドメインは、お名前.com等のドメイン管理会社やレンタルサーバー会社で取得することが出来ます。

なお、ドメイン名は既に使われているものは利用出来ません。
使いたいドメイン名は、事前に「Who is（https://whois.jprs.jp/）」等で空きドメインであることを確認してから手続きを進めましょう。
また、SaaS製品や会社のシステム環境によって設定要否は異なりますが、SaaS製品にログインする為、アカウント登録が必要な場合は設定を行います。

その他、必要な設定があれば、システム担当者に確認の上、設定を行いましょう。


2.検証項目の作成

検証する内容を洗い出していきます。
検証対象者はSaaSを直接利用する人だけでなく、管理・運用を行う人等、複数人で行うことが想定されます。

闇雲に使ってみるのではなく、対象のSaaS製品を導入することで現在抱えている課題が会社全体として解決できるのかをチェックできる様、検証する項目をきちんと用意することが重要です。
また、検証項目は検証結果も記入できるように作成すると、後続対応が楽になります。

下記は検証項目の一例です。自社の状況に合わせて項目を検討します。

  • 社内の基幹システムとのデータ連携は可能か

  • ワークフローの承認はスマホ対応か　など

各社によって抱える課題は異なるので検証項目は変わってきますが、以下にサンプルの検証項目を用意しました。検証するポイントを掴んでいただければ幸いです。適宜読み替えの上、是非ご活用ください。

ページ下部からダウンロードできます。

3.検証

検証項目に従って、検証作業を進めます。
セキュリティ周りに関しては、あえて通常では想定しない動作を検証項目を用意するなどをし、セキュリティ対策や運用に抜け漏れがないか、システム部門を中心に多角的なテストの実施をお勧めします。

対象となる方には、以下のポイントを事前に説明すると協力してもらいやすいです。

  • 目的

  • 作業の進め方

  • 予定工数

  • 期日

通常業務と平行した作業となるので大変ですが、とても大事なプロセスです。
検証結果も忘れず記入してもらいましょう！


4.導入の判定

検証結果を集約したら、SaaSを導入することで今ある課題が解決され、実現したいことが本当に行えるのか、導入要否を判定していきます。

以下のポイントで精査していきます。

  • 期待した効果が得られるか

  • 運用プロセスがイメージできるか

検証結果によっては導入効果が得られないと判断し、該当のSaaSを導入しない選択も出てきます。

5.運用フロー整理

運用フローとは、一連の業務の流れのことです。
SaaSを導入することで、どの様に運用フローが変わるのかを整理していきます。

もちろん、メリットだけでなくデメリットもきちんと洗い出しましょう。
新たにSaaSを導入しても、全ての課題が解決されるものではありませんので、残った課題は運用フローの変更を検討する等、継続的な課題として関係者間で共有し、対応を進めていきましょう。

ちなみに。SaaSはオンプレとは異なり、基本的にはシステムの修正はできません。その為、現在行っている業務をSaaSのやり方に合わせ、変えていく場合もあります。業務の流れが変わると、今までの仕事のやり方がガラッと変わるケースもあります。

会社のルールやSaaS製品によって異なりますが、たとえば以下の様な業務変化が起こる可能性があります。

  • 会計処理の費用按分が変わる

  • グループやユーザの管理方法が変わる

  • ワークフローの管理方法や承認フローが変わる　など

運用フローが変わることで発生する影響や人員工数についても、多角的に考慮の上、対応を進めていく必要があります。

他部門との協業作業につき大変なことも多いですが、本当に重要なプロセスですので、関係者間で目指すゴールを共有の上、しっかりと取り組みましょう。

6.スモールスタート

段々とSaaS導入の準備が整ってきましたね。
続いては、スモールスタートでSaaSを使っていきましょう！

準備ができたのに、なぜ一斉に導入しないの？と思うかもしれません。
対象者を狭めて使い始めることで、運用フローの修正や本稼働前の注意点などに気付けることが多くあります。

なお、スモールスタートに協力してもらう先行導入者には早めに協力を要請しましょう。会社によっては、事前に上司の方に話を通すなど根回しが必要な場合もありますので、予定を立てて進めましょう。


7. フィードバックからの修正

スモールスタートが進んだら、先行導入者からフィードバックをもらいます。
以下のポイントは必ず確認しましょう。

  • 課題は解決できたか？

  • 新しい運用フローで業務を進められるか？

  • 画面を触った感じの使用感や応答時間

  • 業務フローが変わる場合には、それに伴う課題など

フィードバックを集約後、運用フローなど修正が発生した際には、対象者に再度確認してもらいましょう。

以上が検証プロセスとなります。
しっかりと検証を終えたあとは、いよいよ導入プロセスに入ります。

さて次回は導入プロセスのご紹介です！！

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