スライドで解説「LINEWORKS運用のためのガイドラインの勧め」
わたしは介護施設でチャットツール
LINEWORKSの導入・運用をしている介護スタッフです。
え？介護でチャットツール？そんなのできないでしょ？
ITとか全然ダメだよ〜だってそういうのに疎い人が多い職場だもん
やったってどうせうまく活用できないでしょ？
みなさんの声、聞こえてきます。
わたしも最初はそう思っていました。
なのでチャットツールを導入・運用する時に作戦を立て
1度に変えずに少しずつ実施することにしました。
現在では3事業所50人、20代〜60代が活用する
施設になくてはならないチャットツールにすることができました。
今回は「LINEWORKS運用のためのガイドラインの勧め」と題して
パワポを作り解説をしていきます。
解説
ルールがなく、ごちゃごちゃ
わたしの仕事は介護施設の介護スタッフです。
24時間365日を交代制で仕事をするので
いついかなるときでも連絡がきます。
定休日がない仕事です。
「この時間に連絡？」「休みなのに」ということも…
自分は休みだが職場は営業(稼働)している
これって介護施設ではあるあるだと思います。
定休日がない(介護施設の)仕事こそ
ビジネスチャットのルールが必要！
と、わたしは声を大にして言いたいです。
会社独自のガイドラインを作りましょう
・基本の活用時間を決める(8時〜20時)
・仕事中以外は確認、返信しなくても良い
・緊急時の連絡は管理者に
施設のスタッフ数、会社の方針がそれぞれあるので
それにあったガイドラインを自分たちで作っていく
大事なことは
ガイドラインは不変的ではなく流動的であること
1度作ったからあとこの通りに！ではなく、
定期的に改訂、改善をすること
時代は常に変わっています。
また働き方、スタッフ、仕事内容も変わっていきます。
担当のみなさんは定期的にガイドラインを改訂してきましょう！
※弊社は半年に1回、目安に改訂してます
どうガイドラインをつくればいいの？
1.アンケートをとる
2.改善
3.共有
1.アンケートをとる
LINEWORKSをメインで使うのは誰でしょう？
経営者？管理者？・・・おそらく現場スタッフです。
現場スタッフが使いやすい環境を整えることが
LINEWORKSを好循環に運用することの秘訣
経営層から「これでやるから」とトップダウンが多いと
現場としては「え？全然わかってないじゃん」と不満の声が
なんてこともあるでしょう。
ガイドラインを作る際はぜひ、アンケートをとることをオススメします。
いろんな意見が来ると思いますがその意見と向き合うことで
良いガイドラインができます。
2.改善
と言いましたが担当1人で全ての意見と向き合わなくてもいいんです。
経営層・管理層を巻き込んで「ガイドラインチーム」を作り、
グループ内でトークをしていきましょう。
弊社の場合「社長、事業総括、管理者、担当(わたし)」の4者で
ガイドライン作りをしています。
アンケートの共有、ガイドラインの改訂項目、修正、決定などを
グループ内で行います。
※資料はパワーポイントで作成・共有
「できない」ではなく「どうしたらできるか」を考える。
スタッフ、施設、法人のバランスを取りながら
1つの素晴らしい意見があったとしても
それが法人として割れるような意見であれば、
そのまま採択せずに形を変える工夫をします。
この職種に融通しすぎていると言う場合は
※この時はこうするように
※相談は管理者までと補足をつけるようにしています。
全ての職種、世代に対しての完璧なガイドラインは「ない」と思います。
ですが常に完璧になるように、働きかけることはできます。
改善は大変な作業ですが、ここを向き合うと
施設にとって良いガイドラインが作れます。
3.共有
「確認してください」だけで終わりしない。
可能であれば各事業所に行き各管理者に説明、
各スタッフに説明の時間を設ける。
ガイドラインという言葉はひとり歩きしやすく
間違った解釈で理解してしまうスタッフ出る可能性もある
「こうでしょ」「こうやって使えばいいんでしょ」
間違ったやり方が歩き始め、雪だるま式に大きくなる。
そうなったらガイドラインの意味が半減してしまいます。
作って終わりではなく、作ってから丁寧に説明・周知していく
この意識・積み重ねがLINEWORKS運用を円滑にします。
ガイドラインはビジネスチャットの根幹
使っていると必ず、ごちゃごちゃしてきます。
自分たちのルール、ガイドラインを作りましょう。
そうすればもっとLINEWORKSが使いやすくなります。
今後もLINEWORKS導入に向けて作ったパワポを
noteに投稿していきます。
LINEWORKSという観点だけでなく
施設内のICT導入という観点でもヒントになればと思ってます。
介護施設だからチャットツールは導入できない。
そんなことはありません。やり方は絶対にあります。
わたしがいる秋田県は高齢化率日本一の県で、
職場は人口8,000人の小さな町です。
そんな施設でもLINEWORKS、チャットツールは使えます。
ぜひ、あきらめずに活用していきましょう！
介護施設の情報共有をLINEWOLINEWORKSの導入に関するコメントお気軽に
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今後も日常的なことを題材にパワポ作りに勤しみます。
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