イベント主催者をサイコパスにしない方法②

はいどーもユーマです。

前回の記事がすごく反響あって、過去一番のライク数を記録した記事でした。

今回も全身全霊をかけて書いたから是非読んでくれ！

前までの２章は下の記事をチェック↓↓↓

今回の記事も結構長くて、5000文字くらいあるから頑張って読んでくれ！

目次

１；やってみたいイベントの最高の成功はどんなのかイメージする。
２；逆にどこからが成功なのか？というボーダーラインの設定をする。
３；STP戦略（セグメンテーション・ターゲティング・ポジショニング）
４；イベント日時の設定と当日の運営プランを計画
５；予算（収支計画書）の作成
６；SWOT戦略（自分のイベントとやりたいことの現状について）
７；プロモーション方法を決定
８；協賛メニューの設定
９；協賛周り
10; イベント当日
11; イベント終了後

という事で、３章・４章をどうぞ！

その３

STP戦略（セグメンテーション・ターゲティング・ポジショニング）

これはコトラー先生の提唱したマーケティング戦略の一つですね。
きっと一番有名。

まずそれぞれの単語の意味を理解

セグメンテーション（Segmentation）

これは市場細分化と言って、自分たちのイベントのトピックに関連する（興味を持つ）人はどんな市場にいるのか？を知るために必要なことです。

ターゲティング（Targeting）

これは標的市場の決定ですね。つまりターゲットとなる参加者を決める。

ポジショニング（Positioning）

これは決定したターゲットの中にある競合他者と自分の立ち位置を差別化することです。

イベントをする上で重要度が低い順に並べてみると、
セグメンテーション＜ターゲティング＜ポジショニング
だと思っていて、

詳しくいうと、

セグメンテーション

これは置いといても構わない

ってゆうのも、これは世の中にどれだけの需要があるのかを調べる作業であって、

利益を追求する会社においては必要なことなんだけど、ビジョンを追求することを前提としているイベントではあまり重要ではないかもしれないね。

そして、ターゲティング

ターゲット、つまりイベントに来てくれそうな潜在的参加者がどれだけいるのかによって、場所が変わってくるよね、

まぁ先に場所を決めちゃって、プロモーションをめちゃくちゃ頑張ることによって、無理やり確保することもできなくはないねんけど、笑

でも麻雀のイベントをやろうってなっても１００人も集まる可能性があるかと言われればなかなか難しいものがあるかもしれないね。

だからある程度の人数予想は考えたほうがいいと思う。

ポジショニング

これは差別化を図るってことだけど、

ありきたりなイベントだったら、魅力的に見えないし、
東京や大阪だったら、他にもいっぱいイベントはやってるし、
自分たちのイベントに来る理由が見当たらないよね。笑

だからこそ、僕たちのイベントはOOがこんなにすごいんです！ってゆう強みを持つことが必要だよね。

つまり、STP戦略を考えることで、イベントに来てくれるであろう客層と、どれくらいの人がきてくれるのか？ってゆう見込み。

そして、もっと増やすためにどう言う風にイベントに強みを持たせるのかってゆうことをイメージできるから、プロモーション方法もなんとなくイメージできるようになってくるんだよね。

３章は結構軽い内容やったね、

という事で、今回長い理由である４章に行ってみよう！

その４

イベント日時の設定と当日の運営プランを計画

ここまでできてくると、自ずと決まってくるのがイベントの日時と場所やね。

まず日程についてから！

いつの時期がベストなのか？

→まず時期的なイベントはここが必然的に決まってくる。

そしてもう一個必然的に決まってくるパターンは

講演会で誰か有名人を呼ぶパターン。

これは人にもよるんだけど、
人によっては、日程にはばを利かすことが難しい時もあるんよね。

例えば来月出口学長（現APUの学長で元ライフネット生命の社長）のイベントをユーマゼミで主催するねんけど、

出口さんに日程伺った時、僕が提示したのは

＜火曜日・金曜日・土曜日の18時以降＞

なんだけど、出口さんのスケジュール確認したら、このセメスターは全部埋まってる。

その代わり18時以降で２２時頃まで空いてる日の提示をしてもらったんよね。

そしたら、このセメスターでは2個しか空いてないって言われてん。

それが７月19日（月）！！

今週から募集するから是非みんな来てくれ！！

この日しかダメって言われてしまったんよね。

だから、しかないけど、ここですることに。。。

こういう風に講演会でも日程が必然的に決まってしまうパターンもあるんだけど、

これって結構稀なパターンなんだよね。

めちゃくちゃ忙しい人だけで、

でも多くのパターンは主催者側で指定して合わせてもらうことができる。

どういう時かって言うと、

最低でも３ヶ月以上前に公演候補者に連絡した場合だね。

一年前から連絡できればいいに越したことはないねんけど、

経験則では３ヶ月前ぐらいだと、調整可能かなー

だから、誰か招いて講演会形式のイベントがしたい人は最低でも３ヶ月前には連絡をするべきだね。

逆説的に言えば、７月にイベントがしたい場合は４月には一回連絡を取るべきだって事。

APU関わらず、学生を対象にイベントを企画する場合日程を決める場合で気をつけてほしいところなんだけど

１；学年暦をしっかり見ろ！
２；天気を気にしろ

どう言うことかと言うと、

学年暦を見ることで、いつ補講日なのか？
祝日はいつなのか？

ってゆうのが見れるねん。

もっと踏み込むと、テスト期間の１週間前はやめろ。

だいたいその時期はどんなにテスト勉強しなくても、テスト勉強しなあかんなー
って心の中でみんな考えてて、

イベントまで行く足が重くなるんだよね。

だから、学年暦を見ることによって、

いつぐらいの時期がイベントに適しているのかわかるよね。

２；天気を気にしろ。

これはどう言うことかってゆうと。

雨だと、ドタキャン率がかなり上がる。

だから、今みたいな梅雨の時期にはあまりイベントをすることをお勧めしないかな。

そして、台風とかも気をつけたいね。

やっぱり、晴れた日だと気持ちも前向きだからね。

次に場所について！

どこでやるのがベストなのか？

一概にここでするべきだ！ってゆう答えは提示できないんだよね。

だけど、考えるべきことは２つくらいあって、

１；ギャップで満足度を獲得しろ（お客さん目線）
２；見た目で満足度を獲得しろ（後援者目線）

まずここで大事なのは目線（視点）を変えて考えるってこと。

一つずつ説明するね。

１つ目のギャップについて。

これはお客さんがどここれ？って思ってるようなところがいいなと思ってるんだよね。

ってゆうのも、真っ白の蛍光灯がギンギンに照らされてて、貸し会議室のようなイスと机が横並びに置いてあると、お客さん的には、はいはい、いつもの感じね。

こっちの動きまで全部見られるから気ー使うなーとか思ったりする笑

これは極端に言ったけど、

例えば、この前やった箕輪さんのイベントでは、別府のソープ街にあるお洒落なライブハウスでやったんだよね。

お客さんは飲みながら話聞けるし、

会議室みたいにどんどん後ろに行って見えなくなるわけじゃなくて、

１００人規模の会場なのに、２回もあって、だいたいどの席からでも顔が見れるんだよね。

だから、お客さん目線でイベントのこと考えると、

え、めっちゃソープ街にあるやん。
あぶなー

道狭いし、今日のイベント大丈夫かなー

んで、中に入って見たら、

え、めっちゃかっこいいやん。
お酒も飲めるし、顔も見れるし、

えーいいところ見つけたっ！

これがいわゆるギャップ萌えやね。

これを期待値マネジメントってゆうねんけど、
最初の期待値を低くしておくと、結果がいいと、
もっと良く感じるってやつやね。

そして2個目

見た目の満足度について、

例えば、結構大きいところを借りてイベントを企画したとするやん？
仮に最大収容人数２００人としておこうか。

でも実際に来てくれた人が１００人だったら？

１００人呼んだだけでもかなり立派なイベントなのに、
２００人規模の会場借りて１００人だと、なんか寂しい気持ちになるんだよね。

だから、STP戦略でだいたいの呼べる人数が決まるので、適切な収容人数の会場を選びましょう。

混んでくれてると、１００人でも見た感じめっちゃ満足度高いんよね。

ゆうならば、

うまそうな匂いのするたこ焼きを買ったら、タコが吸盤一個分しか入ってなかったみたいな感じやね。

割と、場所なんかどこでもいいって軽視されがちなんだけど、場所もれっきとしたイベントを構成する一つの要素だからしっかり考えて、満足度の高いイベントにしよう！（４Pの概念ね！）

これは補足。

イベント開催の時間について！

朝・昼・夜と開催可能時間はあるんだけど、

朝・昼のイベントはしたことないから、

ここでは夜の開催時間について書くね。

時間はお客さんの層によって変えるべきだと思ってて、

＜社会人の場合＞

仕事が17時に終わる。

とは言いつつも最低１時間くらいは残業をしてるから、18時くらいにしか退社できへん。

そしたら、開場まで３０分の余裕があれば社会人は、まぁ間に合うし行ってみよう。

ってなるわけや。

だから最低でも１８時半スタートにしておくと社会人相手のイベントは集客率いいと思う！

＜学生の場合＞

授業が終わる時間＋学校から会場までの移動時間＋２０分くらいがちょうどいいと思う！

ここで注意してほしい点として、日程の話に少し戻るけど、

例えば、APUでは火曜日の６限には一年生必修の授業が入ってる。

木曜日の６限には異文化コミュみたいな人気講義が入ってたりする。←今はどうかわからんけど！笑

そうゆう情報は頭の片隅にあって欲しくって、

対象の学年によってどの授業をとってるか？みたいなことは気にしてもいいと思う！

まとめると、別府駅周辺でAPU生と社会人混じったイベントするなら、

１８時半開場の１９時スタートくらいがベストかな？

そしてここまで決まると、当日の流れが結構決まってくるで！

どう言う風に決まってくるかってゆうと、

逆算的に当日の流れを考えろ！

ここまでのステップで何が決まってるのかというと、

イベントの大枠のイメージ（その１）

最低限の目標（その２）

何を強みにプロモーションするのか（その３）

場所・日程・時間・希望動員人数（その４）

結構決まったね〜

そしたら、イベント当日の流れなんだけど、

つまりは運営の話だね
例えば、夜イベントするなら、

ドリンクは用意するのか？

軽食は？

懇親会は？

参加費は？

会場までのガイド係はどこに何時まで立たせるのか？

商品ブースは？

休憩は？

質問会は何分？

遅れてくる人の対処は？

運営メンバーをどこで何人、何のために必要なのか？

こんな具合に色々考えるべきことがあるね

みんなのイメージの中にあるイベントに近づけるために色々考えるべきだね

これは同時に何をやってるのかというと、リスク管理だね。

例えば、運営メンバーの配置では、

トイレを探してる参加者がいたとしよう。

そこには運営メンバー誰もいなくて、さまよい続けてしまったら？笑

もしかしたら漏らしてしまうかもしれんし、膀胱炎なってまうかもしれへん笑

その参加者の満足度はかなり低いものになってしまうし、

他の人にまで迷惑がかかってしまうかもしれへんし、

もっというと、会場側から賠償金の請求がくるかもしれへん。

そういう感じで、ちょっとしたミスが、大きなことに発展する可能性もあって、ゼロではないってことや。

最近後輩がやったイベントでは、夕方にケータリング（ご飯）を出したんだけど、

ご飯を置く場所を考えれてなかったね。
ってゆうのも、

ご飯を後ろ側においてしまったせいで、
参加者の目線や注目を前から後ろにしてしまったんだよね。

参加者の集中力は一気になくなって、誰も話を真剣に聞かなくなった。

結果的に参加者の満足度はよくても、講演者の満足度はかなり下がってしまったよね。

こういうことはどんな些細なことからでも起こるのよ、

後輩たちはイベント主催するためにかなりの時間をさいて、彼らなりに真剣に考えてた。

それでも起こってしまうことなの

できる限りたくさんのリスク管理をするために何をしないといけないかというと、

さっきも書いた通り、

色々な人の目線（ユーザー目線）を考えることだね。

妄想したらいいんだよ。

例えば、狙ってる可愛い子がいるとき、ラインの返信は相手の気持ちになって色々考えて、自分なりの最善の返信を毎回してると思うけど、

それを複数人の立場を考えてイベント当日の流れをイメージしたら、色々リスク（不確実性）が見えてくるから！

こればっかりは練習が必要ですね〜

まとめ

今回も盛りだくさんで、

出てきた経営学の概念としては、

STP戦略・期待値マネジメント・４P分析・リスク管理

があるけど、もっとも伝えたいのは

ユーザー目線で考えろ！

って事。

自分よがりなイベントでは結果いいものになんてならないから、

いろんな立場の目線に立って見て、考える事で満足感の高いイベントになると思います。

ユーザー目線を得るために是非アニメを見てください。

オススメはコードギアスです！

ホントに激アツだから！

叫びたくなるから！

俺泣いたから！！

だから見て！！

次回お楽しみに！