1440を読んで決めた3つのルール
私、時間管理の本は山ほど読んでいて、この時間管理というものに関する結論としては「時間管理は体力と集中力次第」に落ち着いた。つまり、時間に対して奥行きを作ればいいんじゃない？ということ。でもまた新しい本を読んでしまった…。結局この手の本が好きみたい(笑)
成功者っていう響きはあまり好まないし、たいていの話は知っている話だったけれど、次の三つに関しては、実践してみて面白かったのでシェア。要は行動のデザインだ。以前から言われているけど、根性では時間はできないんだな。
1 TO DO LISTをやめる！
2 一度しか触らない！
3 不可侵の60分を作る！
1 TO DO LISTをやめる！
これが一番即効性があった。TO DO LISTにすると、いつもいつも繰り越しになるものがある。それは大抵『7つの習慣』でいうところの「重要だけれど緊急ではないもの」ばかり。実は私、TO DO LIST 用に Mnemosyne のメモ帳を持っていた。朝、その日することをリストアップ、順番を決め、上からサクサクこなしていくのだけど、大抵「緊急のもの」が上に来ているので、どうしても「緊急ではないもの」が次の日へ次の日へと先送りされる。
そこで、この本に言われるまま、TO DO LISTをやめてみた。もったいないけど、Mnemosyneのメモ帳は捨てた(笑)
その代わり、すると決めたことを手帳にブッキングしていく。その時間になったら、やりかけていたことを、たとえ途中でもやめて、最初にその時間にすると決めていたことをする。そうすると、たとえ80％であっても20％であっても、とにかく取り組めるのだ。0にはならない。やったかどうか、つまり1か0かと言ったら1だ。また、20％しかできなかったことというのは、時間の見積もりが甘かったということで、反省して、次回の見積もり時に活かす。まだ慣れないところもあるが、できそうな気がしてきた。何しろTO DO LISTはないのだから、手帳に頼るしかない。
2 一度しか触らない！
これもショッキングなデザインだ。郵便物、マグカップ、そしてメールなどの無形のものも。手にしたものを一度触ったら、片付けるまで離さないというルール。
郵便物は、郵便受けから取り出して、仕訳して、対応する日時を決めるまたは処分するまで一気にしてしまう。一度でもテーブルの上に置いたりしないということ。マグカップも同じ。食後手に持ったら、しまうまで一気だ。メールもそう。開封から、仕訳、対応する日時を決めるまたは処分するまで一気にしてしまう。しかも、開封は時間を決めて集中してする。
まとめてすると時間がかかるという罠
作業はまとめてすると時間がかかる。衝撃の事実だ。このことについては、去年、市役所に務めるある女性に話をして、尋常ではないほど驚かせてしまったので記憶している。私たちはある委員会に所属。年に何度か数人で集まり、配布物を作る。その配布物を(1)セットして、(2)三つ折りにして、(3)封筒に入れるという事務作業を最後にする。その時(1)「セットする作業」(2)「折る作業」(3)「封入する作業」を別々にしている。おそらく皆さんも同じではないかと思う。2枚ずつ100通の封書発送があれば、まずは、2枚一組に100セット作り、それを折って、それを封入し……。それぞれの作業を別々にするだろう。でも実は「セット、折る、封入」まで1通ずつやった方が早いという。信じられないがっっ！
この本に書いてある。
動画にもなっている。
全部の作業を分割してやると、3分42秒で、ひとつずつ完成させると、2分56秒。10通で1分近い差に。
そういえば私たちは、分担、分割した作業の中で、何度も10ずつの束を作っていた。恐ろしい確認回数になる(笑)
また、この方法では、ミスに気がつきやすいのだそう。
30年くらい前の話になるけれど、封入作業中に、三つ折りにしても封筒に入らないことに気づいた経験がある。封筒を買った人が間違えて、サイズが違ったのだ。1通ずつ作業していれば、もっと早い段階、いや、1通目で気づいたはずだ。下手に分担したので、確認すら取っていなかった。
郵便物だって、マグカップだって、メールだって、実は分割して作業しないで、一気にやった方がいいのだ。
3 不可侵の60分を作る
誰にも侵されない60分を作る。しかも朝に。これは母親にとってなかなか難しい課題。
確かに私は自由な方だけど、完全に心は自由にならない。朝だって「そろそろ息子が起きるかもな」とか「あ、旦那のヨーグルト買うの忘れた」とか、「あそこの洗濯物畳まなくちゃ」とか「今日は何のゴミの日だっけ？」とか常に考えてしまう。できることなら一人暮らしをして死ぬほど集中したい(笑)
それは無理なので、では、どうしたらいいかと考えた。今、結構いいなーと思っているのは、外音遮断性の高いイヤホンを付けること。人間、音を遮断するだけで、ずいぶん環境が変わる。確かに、息子が起きるのも、旦那のヨーグルトを買い忘れたのも、畳んでいない洗濯物があるのも、ゴミの日を確かめなくちゃいけないのもあるんだけど、それは「緊急ではない」。音が消えるだけで、雑念からも解放されるから不思議だ。
この本を読んで、1ヶ月ほど経った。この3つは今でも続けている。2はなかなか手強く「かえって散らかるじゃないかーっ！」という気分だが、とりあえず他のものはさておき、郵便物とマグカップとメールだけはそうしている(笑)
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