書類の保存ルール
今年も残り2ヶ月。時には書類の断捨離も必要ですね。
年末は何かと忙しいので、今のうちに少し早めの「書類の大掃除」をするのはいかがでしょう･･･。
書類の保存と処分
書類の種類によって、具体的な「保存期間」や「処分の開始時期」は異なります。以下のようなケースでは、保存や処分の判断に迷うことがあります。
法令で保存期間が定められていない内部書類
定期購読している新聞・雑誌類
資料用に購入した備品・書籍類
法令で保存期間が定められていないPC保存のデータ
これらをスムーズに整理するために、事前に「いつまで保存するか」、自分に合ったマイルールを決めておくのも良いですね。
整理整頓することで、物を探す手間が省け、業務の効率化につながります。
法人が保存すべき帳簿書類の保存期間
法人税法では、法人は取引を記録した「帳簿」と、その取引に関連して作成または受領した「書類」を、確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません。これは電子データの場合も同様です。また、会社法では、帳簿と決算関係書類を10年間保存する義務があります。
帳簿の例：総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳、など
書類の例：棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書、など
断捨離しすぎないよう、気をつけましょう。