【新卒・就活生向け】資料作成で手戻りを防ぐたった1つの方法

私がIT職を第二新卒で入社したころの体験談をお話したいと思います。

今回の教訓はズバリ、図形を多用しながらたたき台の作成・大枠を作成して、いったん方向性をすり合わせることの重要性です。

何年か社会人として生きていると、方向性をすり合わせてから作業をすることについては、これと言って当たり前のことのように思えますが、
民間企業でお仕事を始めてすぐの頃は、具体的なすり合わせ方や、作業の進め方が難しかったことを覚えています。

①　最初から完璧を目指していませんか？

クオリティの高い資料を提出して一目置かれたい、または、怒られたくない、、といった様々な気持ちから、100％完成した状態で提出しようと考えていませんか？

もちろん、最終的には100％完成したものを提出できなければタスクは終わりませんが、そこに至るステップとして、0の状態からいきなり100を目指すのは、かえって効率が悪いです。

とりわけ、初めて作成する資料などは、間違える前提・修正が要る前提で作業を進めていく必要があります。

また、『とりあえず作ってみて』、とざっくりとタスクを振られることも案外多いと思います。

そういったときに、次のステップが手戻りを防ぐために大いに役立ちます。

②　とりあえず方向性確認から始めよう

では、具体的にどうすればよいかというと、
まずは、資料の枠組みを作成することです。

パワーポイントであれば、見出しや会社名など、確定している事項や、間違えようのない箇所を先に埋め、
詳細部分はざっくりと、ここに何を貼る、どんな感じの内容を記載しようと思っている、といった大枠まで記載します。

その際に、直に書き込んで清書せずに、四角や吹き出しなどの図形を多用していくことをおすすめします。

パワポ作成例

ポイントは、目立つ色で吹き出しなどを記載していき、前ページの大枠を完成させます。（あまり時間をかけすぎないように）

考え方は、ExcelやWordの資料であっても、全く同じです。

例えば、Excelで業務フロー図を作成する指示があったとして、いったん始めから終わりまでの流れを記載したものを用いて上長へ確認して、
分岐やループのミスなどがあれば、上長から指摘があるかと思うので、
それを図形に落としていきます。

図形はメモなので、正しい日本語を使う必要もありません。

分からなかった箇所なども、吹き出しで「ここの記載方法が不明」など簡単にメモしておくと、資料作成しながら複数の疑問点があった場合に、質問漏れを防げます。

③　修正を恐れない！

大枠ができたら、②のパワポ作成例のような状態で資料を見せながら、
「このようなことをこんな感じでまとめようと思っているのですが、方向性は合っていますか？」
というような問いかけを行い、上長や先輩に確認を取っていきましょう。

ここで、もっとこうすると良い、これは不要などの意見がもらえると思うので、
その際に、話を聞きながらさっとメモ代わりに図形を追加したり、
既存の図形内で追記したりして、後の作業で指摘事項を取りこぼさないようにしていきます。

仮に自分の仕事ノートなどを作っていて、次に生かすためにそれに書いてまとめておきたいというような人であっても、
一旦図形に指摘事項をメモしておき、一連の指摘を頂いた後に、
図形にメモした内容を仕事ノートに落としていくと良いと思います。

最終的には清書し終えた箇所の図形はどんどん削除して、きれいにしていきます。
また、図形が残っている＝まだ完成していないページととらえることができますので、
すべて清書し終えたかどうかのチェックも簡単で、記入漏れや修正漏れも防ぐことができます。

④　完成した後も指摘はなるべく図形で

清書を終え、レビューを頂いた後も、
追加で指摘事項や誤字などが出てくることがあります。

都度、吹き出しなどでそれらを記載し、
自分の作業に戻った時に、図形に記載された内容をもとに修正を繰り返してブラッシュアップします。

こうして、手戻りを少なく、資料の作成を行うことができます。

まとめ

いかがだったでしょうか？

資料作成は職種関係なく、ほとんどの業界で通る道だと思うので、
よろしければぜひご参照ください！

#仕事について話そう