縦割り縦割り縦割り！！行政機関とうまく付き合おう！

行政機関に行くと、職員さん自ら、『縦割りなもんで』などと言った返答を頂きます。縦割り行政に多くの国民は勿論不満もあるのですが、淡々と与えられた業務を遂行する行政機関にはあながちマッチしている仕組みかもしれません。
 
しかしながら、国民の不満もあるのは無視できません。結構不便な事ありす。役所の中を回るくらいならば、良いのですが、建物や場所が違う事も少なくありません。
 
どうすれば、来庁者が快適に手続きや相談出来るでしょうか。

 
1.せめて繫げてもらう

 冒頭で、申し上げた通り行政機関は縦割りです。それは、○○課ですで終わりです。気持ち良いくらいに感じなくもないです。
 
ただ、物事によっては、あらゆる事が関連している事もあります。例えば、出産した事により、引っ越しをして、中古物リフォーム件の補助金申請、子供の転校手続きと。
 
勿論他にも沢山あります。
 
それを社内イントラのように、情報共有出来ていないのが今の行政機関です。個人的にはマイナンバーよりもまずそちらを先にどうにかして欲しいと思う所です。
 
そして、百歩譲ってそれは良しとしましょう。他の部署、機関に要件を申し送りをしない事がほとんどです。情報共有出来てないから当たり前ですが、最低限の情報などは回すべきではないでしょうか。
 
一から同じ説明です。役所であれば、今からこういった人がそちらに行きますよといった共有をもっときめ細かくして欲しいものです。まあ、その辺は職員さんによってもばらつきがあると思いますが。
 
他の部署に投げるのと、繫げるとでは違います。

2.民間ならば

民間企業と行政機関を比べる事事態がナンセンスなのは承知です。行政機関は顧客満足度を向上させる必要などないのですから。
 
しかし、ながら来庁者、職員どちらにとっても負担なくする為には比較しても良いと思います。
 
上でお伝えしたように、管轄が変わっても情報共有が出来ていない事が問題であり、出来ていれば、どちらもスムーズに相談、手続きが出来る訳です。
 
民間企業であれば、予めこういったお客様が来訪されるといった情報共有はされます。お店などであれば、朝礼でするでしょう。
 
オフィス等であれば、メールで共有されるでしょう。
 
行政機関は来庁者、職員どちらにとっても不都合で効率の悪い事をなぜ改善しないのか不思議でなりません。
 
又、行政の事業として業務委託する事が多く見受けられますが、委託先も大元が縦割りな為それに準じて、その法人も横の繋がりをあまりしません。

3.工夫できる事

縦割り行政を壊していく事も良いのですが、まだ時間が掛かると思います。従って、自身である程度、フォーマットを作る事を私はお勧めします。
 
上でお伝えしたように、極力、別部署へ繋いでもらえるようにしてもらえれば良いのですが、中々サービス業という意識はないのでそういった職員さんばかりではありません。

そこで、少し工夫をする事ができます。手続き、相談のメモをもっていくのです。

免許証に記載がある事プラスアルファ、５Ｗ１Ｈです。誰が、何を（が）、どこで、いつ、どうして、どのようにしたいのか、すべきなのか、しなければいけないのかをメモした紙を持参しておくべきです。
 
そうする事で、たらい回しにされる事もなく、同じ事を何度も何度も説明する事もなくなります。
 
皆さまも快適な行政との付き合いをして行こうではありませんか。