タスクシュートクラウド✖️Notion✖️Googleカレンダー
こんにちは！
確定申告期限まであと1週間。
忙しい時ほど片付けがしたくなるのは人間の性でしょうか。。笑
効率的に仕事がしたい！！ということで、今日は2024年3月現在、私が使っているタスク管理ツール仕事verをご紹介します。
時間管理には、タスクシュートクラウド
タスクシュートとは何か。私の言葉で言うならば
いつ、何を、どれだけの時間かけてやるのか→将来時間管理
いつ、何を、どれだの時間かけてやったか→ログ管理 の一本化です。
これが以下の観点からとても良い。
1、習慣化しようと思ったことを取りこぼさない
毎日目の前にルーチンタスクとして表示されるので、決意を新たにしたものの三日坊主ということが防げます
2、 ログを活用できる
私が採用しているログの活用方法は、
① 振り返り
どれだけ時間を費やしたかプロジェクトごとに把握し、月次レビューで活用
② 予測
過去の所要時間の平均から、ルーチンタスクの所要時間を見積。今日のタスクを決める際の参考にする
プロジェクト管理には、Notion
上記のとおりタスクシュートは、時間管理にとても優れています。
しかし、例えば毎日少しずつ進めるプロジェクトの進捗管理にはあまり向きません。例えば、顧問先の確定申告。
事業収入集計決定、事業経費集計決定、青色申告作成、確定申告書へ反映、給与合算、年金合算、還付加算金有無確認、そのほか収入の有無チェック、社保控除、小規模控除、寄付金控除、医療費控除、そのほか所得控除有無チェック、税額控除有無チェック、予定納税確認、還付なら還付口座の記入確認、住民税納税方法確認、電子申告、紙の郵送資料有無確認と郵送、振替納税または納付書納付確認
多くのステップがあって、また気になることなども都度出てくるのでこれをタスクシュートで管理するのは難しいなとずっと悩んでいました。
この点、以下の記述がとても参考になりました
すでに何度か説明したとおり、タスクシュートは１日にフォーカスする縦軸です。一方、プロジェクトは横軸です。縦軸に集中しながら、横軸もスムーズに進行させるにはどうするとよいでしょうか？
そうそうまさにその悩み！！と言った感じだったのですが、この本では横軸を管理するためのプロジェクトノートをnotionで作成することが提案されています。
確定申告のプロジェクトノートを顧問先別に作成
→ タスクシュートクラウドに「Aさんの確定申告」というタスクを作成、着手から完成までの期間はルーチンタスクとしておく
→ 上記にAさんの分のプロジェクトノートのURLをリンクつけしておき、タスクを開始したら自動でNotionが立ち上がる仕組みにしておく
→ プロジェクトの進捗や前回までの気づきがサッと目の前に現れる
実践してみて・・・素晴らしい✨の一言でした！！
タスクの俯瞰には、Googleカレンダー
タスクシュートクラウドは今日にフォーカスするツールのため、今週、今月のタスクを俯瞰してみるには向かないと思っています
なので、明日のタスク、来週のタスクはGoogleカレンダーに登録しています。
こうすることで、例えば来週の予定とタスクを一覧で確認することができ、自分の予測可能性（来週は忙しいかどうかなど）に役立てるようにしています
来週の私、来月の私は暇でしょと思いきや、意外にルーチンタスクで埋まっていたりするんですよね。。こうしておくことで、来週の私にタスクを振り向すぎるのを防止します。
以上、私の2024年3月時点でのタスク管理についてざっくりご紹介しました✨
最後までお読みいただき、ありがとうございました！