採用委員会の立ち上げ【業務改善へ向けた動き】
こんにちは、焼津冷凍の永田です。
お久しぶりにございます。
さて、最近は一日の寒暖差が激しいですね。
朝寒い、昼暑い、夕方肌寒いのコンボはいただけない。
もうすぐ梅雨入りとなると、所謂”梅雨だる”といった、体調を崩したり、自律神経も乱れやすい時期に突入します。
ということで、みなさんには花の写真を見て少しでも癒されてください。
我ながらいい写真が撮れた(自画自賛)
さてさて、雑談はこの辺で・・・。
本題に入りましょう。
今回は、弊社で立ち上げされた新たな委員会、採用委員会についてお話します。
採用委員会とは
構成は各部署から1名ないし2名が所属し、主にイベントへの参加や企画立案、そして採用活動等の見直し改善を行う委員会のこと。
弊社の委員会には、他にも安全委員会、4S委員会、コミュニケーション委員会、ガーデニング委員会があり、それぞれに社員が所属しています。
(他委員会を兼務されている方もいます。)
過去委員会に関しては ↓ ↓ ↓
採用委員会では何をやるのか。
採用委員会に参加している社員は、採用担当者だけではありません。
現場で実際に業務にあたっている社員であり、普段はリフトを運転していたり、お客様と直接お話しする営業担当であったり、経理を担当する事務職であったり・・・。
そんなさまざまな社員が所属し、毎月会議を開いて意見を交換し合っています。
そんな採用委員会所属社員の活動のひとつが、各イベントの参加です。
そこで実際に学生さんと交流してもらっています。
これはかねてより、私永田が社員にやって欲しいと思ったことです。
何故か。
それは現在の学生の価値観を知ってもらいたいからです。
”現在の”、というのがポイントです。
学生の就職において重要視している点が、年々変わってきています。
採用担当は学生と多く関わる機会があり、それについて敏感に感じ取り情報を集めますが、現場の社員はそうはいきません。
リアルタイムな情報は、まず手に入れる機会がありません。
社員がイベントに参加すること、以下の利点がまず挙げられます。
・社員の実際の業務のリアルを伝えられ、ミスマッチを減らすことができる。
・社員側には現在の学生の価値観を知ってもらい、学生の就職に関する考え方を知ってもらう機会にする。
入社後に実際に多く関わるのは現場の社員になるので、採用委員会の社員には実際に学生に関わってもらうことで、”今”を知るきっかけにしています。
採用委員会の会議では何を話すのか。
採用委員会で毎月会議を開いて意見を出し合うという話がありましたが、具体的にはどんな話をしているのか？
・現在の採用状況の共有
・ナビサイトの検討
・参加予定イベントの詳細と参加メンバーの選定
・新入社員のフォロー制度の検討・導入
・クラブ活動の導入
・新規イベントの参加、その後の検証
・採用関連のシステム導入の検討
・インターンシップ他、内容提案
このように、採用に関わることをその時期に沿った話し合いを行っています。
直近で言えば、6月から25卒の方のインターンシップ関連イベントの参加予約がはじまってくるので、そのイベントの内容の検討を話し合いしました。
企業の採用活動という観点から、24卒と25卒の活動が同時進行しなければいけない現状があります。
会議で情報の共有を行い、またフォロー制度等社員の働きやすい環境についても話し合うのが、採用委員会の会議の主な議題となります。
会議を通して導入されたもの
この中で実際導入が決定されたのが、「新入社員のフォロー制度」と「クラブ活動」です。
「新入社員のフォロー制度」
これは新入社員を対象とした制度を今回新たに導入しましたが、今回は主軸となる、ブラザーシスター制度（以下BS制度）についてお話します。
この制度のはじまりは、新入社員1名につき、先輩社員を任命し、新入社員にとって“頼れる先輩”を明確にすることから。
”なんでも聞くことができる先輩社員”を明確にすることで、「誰に聞けばいいかわからない」「忙しそうだから聞きづらい」などといった入りたての新入社員ならではの悩みを解消することができます。
また、先輩社員は”なんでも聞くことができる”頼れる先輩として、実務の教育だけでなく、新入社員の悩みを聞いたりするポジションを担います。
この制度は先輩社員にもメリットがあり、“教える”ことで先輩社員自身が成長します。誰かに教えるためには、自分自身がその内容を深く理解しどのように教えるのかを考えて行かなければなりません。
BS制度を行うことで、新入社員をフォローしつつ、先輩社員の教育スキルを上げることに繋がります。
また、この制度では新入社員は日報提出を行ってもらいます。
日報提出は、一日業務を行う中でのやったことや気づきを書きます。
この日報は、先輩社員が必ずコメントをし、さらに部署内で共有されていきます。
新入社員の新しい視点を取り入れるきっかけづくりとなります。
後日この日報を基に、プレゼンテーション発表を行う予定です。
「クラブ活動」
クラブ活動は、他の企業さんも取り入れているものになりますが・・・弊社でも正式に導入が決定しました。
詳細はまだ決まっていない部分が多いのですが、インドア・アウトドア問わず、活動していく予定です。
本格稼働はもう少し先になりますが、社員の絆づくりのきっかけになればと思っています。
採用という仕事
採用活動には、様々なことが必要になります。
採用委員会での会議内容はその内の一部で、他にもパンフレットの発注・発行、また内容の見直し、イベント参加時に使用する説明資料の作成、新卒や中途市場の把握等も必要です。
採用の仕事は、その時々で柔軟な対応が求められる仕事だと思っています。
また、学生さんとのコミュニケーションも重要です。
採用活動が早期化されたことや卒論等の大学生活に注力したいという思いから、6月までに採用活動を終える学生が増えています。
翌年の4月に入社となると、約10ヶ月という期間があります。
それまでの期間、内定者を放置したままではいけません。
学生側からすれば企業からの連絡がないと、「本当にこの企業に内定が出たのか」「連絡がないけれどこの企業に入社して大丈夫だろうか」と不安になってしまいます。所謂、内定ブルーです。
そうならない為に、定期的な学生との連絡、また時期によっては内定者懇親会等のイベント開催を行い、コミュニケーションを行うことが大切です。
さいごに
採用委員会はまだ始動したばかりで、手探りなことも多いです。
採用活動も次々と変化するので、委員会メンバーと柔軟に対応しながら進めていきたいと思います。