「アシスタント」とはもう言わない！言葉を変えるとこんなにうまくいく

こんにちは、リブセンス採用広報をやっているやがわんです。

世の中に多くの職種が存在するように、人事にも沢山の職種があります。
大きく分けると人事企画、労務、採用になりますが、そこから細かく役割が発生します。

どんな役割もとても大切なお仕事だと感じているのですが、今回は採用の中に存在する採用アシスタントというポジションにフォーカスをあててお話をさせてください。 

実際に私も人事としてのキャリアは採用アシスタントからスタートしたので実体験を含め、そこから感じたこと、変えたことをお伝えします。

採用アシスタントという仕事における課題

求人サイトに掲載されている求人票で、採用アシスタントというワードをよく見ます。
新卒・中途採用における、候補者とメールや電話等によるやりとり、日程調整、エージェントさんとのリレーション構築、契約書・請求書管理など、採用活動の裏側を支える必要な一部業務を担当してもらうポジションです。

企業によって業務内容は変わってきますが、このようなオペレーションを担当する人にとって以下のようなものがよく感じる課題だと思います。

1、ただ目の前の決まった業務を決まった通りにやるだけなのでつまらないと感じる。
2、なのでオペレーション担当をする人のモチベーションが低くなってしまっている。
3、候補者との連絡も機械的になってしまい、業務連絡のようになっている。
4、その他にも選考案内スピードが落ちてしまい、辞退が増えてしまった。
5、結果、（一部観点から）採用活動が上手くいかない。

オペレーティブに業務を行うことは、業務効率に繋がるので無駄を省くという社内的メリットは出てきます。

一方で、愛のある（候補者としっかり向き合う）採用活動が出来ているようには見えないのが感じたことです。一緒にやっている仲間のモチベーションが落ちてしまっては採用を成功させることが難しくなってしまうのは確かだと思います。

特に採用を行うにあたりスピードはとても大切です。
なんらかの理由で選考連絡が1週間遅れると、約20%の候補者が他社への入社を決めてしまう、もしくは面接で良い印象を持ってもらえたとしても時間が経過するにあたり、その記憶が薄れてしまったり何かでアップデートされてしまう傾向があることも採用担当者としてやっている中で感じていることです。

名前の呪縛から解き放つための再定義

どんなに選考中に良い体験をしてもらうための採用CX設計をしたとしても、担当者のモチベーションが欠けてしまっては採用を成功させるためのバランスが崩れてしまいます。

採用はチームで行う仕事だからこそ、何か1つでも欠けてはいけません。

オペレーションは採用活動におけるほんの一部ですが、そんな一部の業務からこそイノベーションを起こすことが出来るのではないでしょうか。

なぜなら、オペレーションを担当する人も面接を担当する人以上に、候補者やそれに関係する人とのやりとりを長期的に行うからです。
更にいうと、オペレーションを担当する人が送るメッセージはメール等で残るので、受け取った人はいつでも読み返すことが出来ます。
だからこそ、1つ1つの行動がより大切になってくるのです。

それに気づくようになってから「アシスタントという名前が業務範囲を固定させてしまっているのではないか」と自分の中で思うようになりました。

そもそも、アシスタントを直訳すると「助手」になります。

しかし、私たちが本当にこのポジションの方に期待することは「採用担当者として候補者へ良い印象を持ってもらい、採用に繋げてもらうこと」です。

採用を行うにあたり、フロントもアシスタントという言葉も関係ないと思ったその日から、採用アシスタントという名前をやめることにしました。
採用担当の1人として、本質的な採用活動に向き合ってもらうことを目的に、インサイドリクルーターへ変更しました。

インサイドリクルーターとは本質な採用活動をするための名前

インサイドリクルーターというポジションを取り入れるにあたり、株式会社ビットキーがwantedlyに掲載している記事を参考にしました。
この記事を3行で要約すると、

・採用アシスタントというポジション名は、名前負けするくらい重要なポジション
・お客様一人一人にあった営業活動をしたり、お客様にあった情報提供をすることで温度感をあげる「インサイドセールス」は採用領域でも必要な役割
・このポジションは、無限にプロフェッショナル性を磨き続けることが出来る。

インサイドリクルーターに言い換えることで無意識に業務範囲に制限をかけることなく、候補者と向き合うことが出来るという学びです。

実は私自身、人事としてのキャリアは採用アシスタントからスタートしたのですがインサイドリクルーターとして名乗り始めてから、よりアクティブに行動が出来るようになったのは事実です。

インサイドリクルーターと名乗ることで、より本質的な採用活動へマインドセットが向くようになり、より良い採用活動をするための行動を行うようになりました。

マインドセットによって行動は変わる

私自身、今までは採用アシスタントとしてメールや、電話対応、アテンドなど等を行う毎日でした。

しかし、インサイドリクルーターを約1年前から名乗るようになってから、採用広報をするようになり、社員の皆さんにご協力き記事を書いてもらったり、イベントに参加したり、自社イベントを企画したりとアクティブに活動してきたのです。

採用アシスタントとして活動している時はメイン業務がオペレーション対応をすることでしたが、メイン業務をやっている最中に異なる業務をすることになってもメインはオペレーション対応となるので、それ以外の業務は最悪完了しなくても良いと判断してしまっていたのです。（馬鹿正直に書きましたが本当はやってはだめですよ？笑）

そういう業務が増えるとメイン業務もおろそかになってしまうため、あまり良い状態ではありませんよね。なので、名前を変えることでマインドセットを変えようと考えたのです。

より本質的な採用活動に携われるようになることでマインドセットや行動は変わってくると思います。
実際に、リブセンスへ採用アシスタントとしてご入社いただいた方もインサイドリクルーターとして名乗るようになってから具体的に以下の通り行動が変わったので紹介させてください。

そうして私たちは候補者と向き合った

インサイドリクルーターとしてポジション名を変えることにより、やり始めた具体的な行動の1つとして候補者へのメール文面があります。
今まではよりオペレーティブな文面を使っていたところを、候補者1人1人に合った内容を送るようになりました。

リブセンスでは、選考に関わるような合格連絡やその他事務的な連絡に限らず、残念ながら今回はお見送りになってしまった候補者への連絡もしっかり向き合うようにしています。

よく見る定型文は、
・お見送りであること
・選考に結果に関する問い合わせは答えかねること
・何故か最後に祈られる

だと思います。

ですが、リブセンスのメールは
・選考結果を出すにあたり、誰が検討したのか(バイネームで出す)
・選考を通じて候補者に語っていただいたことで、どこが良いと思ったのか伝える
・選考を通じて感じたその人に乗り越えてほしい課題や改善点を伝える
・その候補者に転職・就活期間がより充実したものになってほしいこと、そしてリブセンスを選考する企業として選んでもらったことに対するお礼を伝える。

これに変更しました。

選考へ参加してもらえるということは、すべてをさらけ出して来てもらえているということなので、私たちもそれにこたえる必要があります。
そこから出来上がった文章が上記構成となりました。

その他の事例として、積極的に面接・面談に同席したり、採用イベントに参加するようになりました。

広い視野を持つことが愛のある採用活動に繋がる

良い採用活動を行うためには広い視点をもつことが大切です。
自社に限らず、他社や候補者がいる大きな市場を知ることは、自席に閉じこもって働くよりも良い採用に繋げるための角度の高いアイディアを出すことが出来ます。

候補者を選ぶ時代から候補者から選ばれる時代になったからこそ、採用CX設計を考えることが必要と同時に、インサイドリクルーターが経験して得たノウハウを採用の場でどう活かすのかが、愛のある活動につながるのではないでしょうか。