GTD (Get Things Done)でタスク管理を効率化
近年の先進的企業の「ビジネススキルセット」の文脈では、
「マインドフルネス」の重要性がよく語られます。
かといって必ずしも「マインドレス」が悪だ、ということではありません。
ようは、TPOによる使い分けであり、バランスなのだろうと思います。
そこで今回は、マインドレスを利用していかに仕事を効率化するか、
そのポイントを紹介したいと思います。
マインドレスがなぜ仕事を効率化するか、ということですが、それは以下のポイントに尽きます。
いかにして
・ムダな感情を排し
・タスクをスピーディーに処理し
・精神的余裕を生み出すか
ということです。
このような手法は” GTD (Get Things Done)”として色々な人がそれぞれのやり方を説明しているので参考にされたら良いと思います。ここでは私が重要と思うポイントについて説明します。
ムダな感情を排し精神的余裕を生み出す
「ムダな感情を排し精神的余裕を生み出す」とはどういうことなのか、
一例を説明します。
組織内における仕事はほとんどが下記のような構図で説明できると思います。このうち「返事待ち」はビジネスパーソンの意識を煩わすことのひとつです。アウトプットの期限が決まっているタスクにおいて、ボトルネックが他人に委ねられ先行きが見えないのは、心地よくありません。
そこで、この構図をタスクに分解したときに「リマインド・催促」もスケジュール化してしまいます。
アウトプット期限が一週間後で、今日何らかの依頼を掛けた時に、スケジューラーの3日後に「催促」と記入してしまいます。
真面目でお人好しな人がハマる負のサイクルがあって、周りのメンバーが忙しいことを慮ってしまって、「余り催促を掛けるのも迷惑だろうか」と声をかけるタイミングを逡巡してしまいます。
その結果、提出物は期限までに集まらず、あるいは直前になって追い込みの依頼をし、余計に負荷と迷惑をかけてしまいます。
催促をスケジュール化することでそれはただの「タスク」となり、「迷惑だろうか、準備できているだろうか」といった余計な心配を自分の肩から荷下ろしします。
スピードと品質を上げる
仕事をひとつひとつのタスクに分解することで、その時に手にしているタスクをいかに速く、高品質で処理するか、ということに集中します。
私は「速く、高品質」という2つを両立することをこだわります。
もちろん、急ぎの時には妥協して、80点の成果を期限までに提出するのが
重要です。
私がスピードと品質を両立したいと思う背景には以下の2つがあります。
1)スピード⇔品質
スピードと品質は論理的に一致するものだと思っています。
「AならばB」、「BならばA」の両方が成り立つときに数学では
「A⇔B (AとBは同値)」と言います。
スピード＝品質
∵早く仕上げれば2回ではなく3回チェック・見直しが出来るから
品質＝スピード
∵品質高く仕上げれば手戻りが発生しない、時間の無駄が発生しないから
ゆえにスピード⇔品質です。
2)忙しい人こそが良いアウトプットを出す
これは経験的法則ではあるのですが、ビジネスにおいて緩慢なタスク遂行は百害あって一利ありません。
忙しい人こそが良いアウトプットを出し、変に余裕がある人は余計な仕事を創り出します。これは大企業病の組織に見られることです。
優先順位付けをする
これら、「スピードと品質を上げる」、「精神的余裕を獲得する」の全てのベースとなるのが優先順位付けです。
私の場合はタスクの優先度を6象限ほどに分けて捉えています。
この中で私が工夫しているユニークな点を2つほど紹介します。
1)中長期のタスクは「やりたいことから順番に」
緊急の案件が無いときは自分の「やりたいこと」、「興味を引くもの」
を優先します。
そのときの自分の興味で取り組むことで、ドライブがかかります。
また、興味を引くタスクは、その時に「良いアイデアが降りてきている」場合が多いです。
興味はその時の体調や流れによっても変わります。
興味を引かないものは「筋の悪いタスク」だったりして、いつの間にか立ち消えになっていることがあり、そうなると「ラッキー」です。
2)長期アイデアを「熟成」させる
「熟成」とは、言ってしまえば放置する、ということです。
コンセプチュアルですぐの結論を求めないもの。
キーワードや、もし出来たら関連画像等、イマジネーションを喚起するものをタスクリストに載せておき、しばらく置いておく。
不思議なもので、1～2週置いた後にふと注目すると具体アイデアが突然頭の中に浮かびあがったりします。
この現象を私は、「一回注目したものを、脳内バックグラウンド処理で無意識のうちに熟成している」と解釈しています。本当にそうなのか定かではないですが。
実際には一度キーワードに注目すると、日々溢れる情報の中から関連するものを無意識に選び取っている、ということでないかと思います。
色々な人が色々な方法を「GTD」の名前で紹介していますので、ご自分に合った方法をぜひ工夫してみましょう。
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