ノンプログラマーかざまの業務自動化事例を公開！（Part2）～リマインドBotってなあに？～
こんにちは、組織運営 Dept. の かざま です。
前回は GASとの出会い と称して、定型業務を楽にするために、GASのプログラミングで業務自動化に挑戦することにした、というお話をしました。
今回は、リマインド業務の自動化でどんな事ができるのか、どんなメリットがあったのかをご紹介します！
※執筆者について知りたい方は、まず Part1の記事 をご覧くださいね。
リマインドBotを作りました！なにがすごい？
かざまが作ったリマインド業務の自動化のしくみを、リマインドBotといいます。リマインドBotの大まかな機能は、対象の人に、好きな文面を、好きなタイミングで通知できるというものです。
リマインドBotを作る前は、リマインドの対象者が何百人もいたらその数だけメッセージを手動で送らなくてはなりませんでした。対象者の精査や文面の送信をするには、1会議あたり約1時間程度かかっていました。宛先を間違ってしまわないよう、かなり気を使って対象者の精査を行っていたため、精神的な負担も大きかったです。
この業務をリマインドBotで自動化したことで、業務がシンプルになりました！リマインドする側の作業は大きく分けて3つです。
まず、Googleスプレッドシート（表計算ソフト）にリマインド対象者のメールアドレスを貼りつけます。
次に、リマインドの文面を記載します。
GoogleスプレッドシートからGASのツールを立ち上げ、自動化のスクリプトを実行します。任意の時間に動くようにタイマー（GASではトリガーといいます）の設定もできます。
これで、リマインドする側の作業は終わり、これだけなんです！
スクリプトが実行されると、対象者のSlack（チャットツール）のメッセージにリマインドが届きます。
リマインドBotのおかげで今までやっていた煩わしい作業がなくなり、リマインド業務にかかる時間は1/10まで削減されました！月に2回会議を運営しているので、その削減工数は年間換算すると22時間！
また、どうしても集めたいアンケートがあった際に、複数回リマインドを繰り返すのも簡単になり、結果的に回答率も上がったのです！
ほかにもいいことがたくさん！
工数削減の他にも、リマインド業務をする側としていいことありました。
まず、リマインドを忘れないということ。
リマインドBotは、実行ボタンを押したタイミングだけでなく、目覚まし時計のように時間を指定して発動させることができるので、うっかり忘れてリマインドが遅れることがなくなりました。
そして、リマインドの心理的な障壁が下がったこと。
ダイレクトメッセージで直接アンケート回答のお願いやリマインドをするとなると、相手の負担を考えてしまい申し訳ない気持ちになってしまうことも多くありました。その一方でアンケート結果は会議の安定な運営をするために必要な情報なので、疎かにするわけにもいきません。しかしリマインドBotを使えば、機械的にリマインドの送付ができるため、心の負担を軽くすることができます。
自動化ではたらくを楽しく
リマインドBotの使い方を同僚にも教えたところ、業務の削減や改善ができたと、とても喜んでもらえました。自分が作ったツールを喜んで使ってくれる人がいるのは、とてもワクワクします。
また、かざま自身も、これまであまり時間を割くことができなかった資料デザインなど、クリエイティブな業務に使える時間が増えました。定型業務をコツコツこなしていた頃よりも、心に余裕が生まれ、仕事をより楽しむことができるようになりました。
次回予告
次回はついに、未経験であり初心者のノンプログラマーかざまが自動化をするために取り組んだことを紹介！どうぞお楽しみに。
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